如何把高校辦公室管理科學化

文/北京林業大學 王丹丹

如何把高校辦公室管理科學化

文/北京林業大學 王丹丹

隨著高等教育的不斷發展，高校辦公室作為各級行政機關的辦事機構，具有工作內容多、事件繁瑣的特點，在管理系統中擔任著學校與社會的連接樞紐作用，一個辦公室的管理方式會直接影響學校的工作開展和對外形象，所以高校辦公室要進行科學化管理，本文將重點從組織和個人兩方面討論如何把高校辦公室管理科學化。

高校；辦公室管理；科學化

一、概述

高校辦公室處于高校內部管理的中心地位，是領導決策的錦囊，很多高校的領導不僅負責教學研究，還負責整個校園的管理工作，在這種特殊的情況下，就要充分發揮辦公室的作用，做好領導的輔助工作，為領導的決策提供現實性的依據。高校辦公室還是學校的信息中心，收集文件、數據等各種信息，是信息的聚集地，國家曾經在相關教育政策中明確指出，在一段時期內高校的總體規劃、領導決策、目標管理以及重大活動等資料都由高校辦公室進行管理。

高校辦公室在高校管理中具有重要的作用。第一，服務作為辦公室的主要職責，不僅要為領導服務，幫助領導收集做出正確決策的依據，還要協調機關各部門之間、機關與領導之間的關系。而且必須服務廣大師生，幫助他們解決工作和學習中遇到的難題。第二，高校辦公室具有協調作用，是學校意見的收發室，承擔著協調整個學校綜合管理的職能，協調學校各部門在工作中出現的矛盾，幫助學校全身心地進行人才培養和科學研究。第三，在學校管理中起著督查作用，時刻監督學校是否按時完成預期任務，檢查教學任務的完成質量，同時通過實踐考察及時發現問題并解決問題。所以，辦公室在高校組織中有著重要地位，辦公室的工作質量與學校的工作能力和對外形象直接掛鉤，高校必須積極貫徹落實國家的教育方針，充分完善辦公室的建設，幫助辦公室更好的為學校服務，幫助學校培育更多優秀的人才。

二、高校辦公室管理存在的問題

（一）重視程度不夠。上文已經提出，高校辦公室管理對整個學校管理有著不言而喻的作用，但是目前我國的高校辦公室管理仍出現重視程度不夠的問題，這就使得辦公室不能充分發揮協調、監督和服務作用，而恰恰是因為高校辦公室繁多的工作內容，需要全方位管理各個部門，這就使得有些工作與其它部門出現重復，導致學校領導不能清晰看到學校辦公室的工作，大大降低對辦公室的重視，這無疑會給高校辦公室帶來消極的影響，嚴重打擊了辦公室管理人員的積極性，使辦公室的管理職能大打折扣。

（二）辦公人員素質不高。高校辦公室工作人員忙于繁瑣的工作，忽略對理論的系統性學習，無法提高工作人員的政治素質。而且他們本身科班出身的就很少，又缺乏專業的培訓，致使應變能力、溝通能力和公關能力得不到專業的訓練，達不到時代發展要求的辦公室管理隊伍勢必會影響辦公室的工作能力。此外辦公室人員的素質也受陳舊的管理設備和落后的管理方法制約，面對日新月異的現代高校，低素質的辦公室管理隊伍顯然不能滿足新時代的要求。

（三）管理制度不完善。目前的辦公室管理在制度上存在許多問題，教育要面向現代化，面向世界，面向未來，然而在自主辦學的新形勢下，我國大部分高校的管理制度仍然不完善，一套健全可行的規章制度，可以將辦公室的工作流程和行為準則以文字的形式確定下來，使辦公室的工作有據可依。只有完善管理制度，才能夠充分發揮辦公室的管理職能，保證高校工作的高速運轉。

（四）考核機制不健全。績效考核是辦公室人員聘用、升遷、確定勞動報酬的依據，是人員激勵的必要手段，健全的考核機制能夠激發員工的積極性，進而提高辦公人員的辦公效率。當前不健全的考核機制主要體現在以下幾方面：一是績效分配體系不健全，造成工作人員的工作量與獲得的報酬不成正比，嚴重影響工作熱情。二是考核方式存在問題，缺乏完整性、科學性和連續性，在考核的專業性上還有很大的提升空間。所以，要健全考核機制，就要最大限度激發高校辦公室管理人員的工作熱情，提高辦公室整體工作效率。

三、實現辦公室管理科學化的方法

只有實現科學化的高校辦公室管理，才能夠滿足社會日益增長的教育需求，面對目前高校辦公室存在的各種問題，必須從組織和個人兩方面實現高校辦公室管理科學化。

（一）組織方面。1.提高辦公室人員素質。高校必須在重視辦公室管理的同時注重對辦公室人員隊伍的培養，隨著國家對高校教育的重視程度的提高，各個高校確實加大師資隊伍的建設，卻忽略對辦公室人員的培養，必須像重視師資力量一樣注重辦公室管理隊伍的建設，用長遠的眼光科學合理地為高校辦公室配備管理和工作人員，提高這些工作人員的綜合素質，抬高人才準入門檻，選拔出一批有思想、有素質的專業性人才加入到辦公室管理隊伍中，來適應規范化管理、科學決策的時代高校需求。2.堅持人本理念。“以人為本”是一種以人為尊、以人為先的價值取向，是一種尊重職工個性化發展的管理模式。要想遵從人本式管理，必須強化民主觀念，為辦公室工作人員創造平等、民主的工作環境，做到尊重理解他們，使每個人都能在學校決策面前發揮作用。要有法制觀念，對新發布的教育政策方針具有高度的關注。要有全局觀念，從學校的角度出發對問題全面系統分析，實現對學校的全面管理。做到人本的工作，必須關注并滿足工作人員的正常需求，關注他們的自身職業發展規劃。同時幫助工作人員在復雜繁瑣的辦公室工作中，抽出時間進行專業系統的培訓，結合每個職工的個性需求最大限度開發每個人的潛能。還要建立公平合理的考核機制，結合每個人的擅長工作類型分配工作，取消虛設的崗位，個性化設崗，實現工作人員個性化發展。3.完善管理制度。結合學校的自身情況，在原有管理制度的基礎上進行完善，形成一套令辦公室管理人員有法可依、有跡可循的完整規章制度，規范辦公流程，明確先后次序和每一個步驟的基本要求，細化每個人的工作內容，明確每個人的責任，不得推諉。4.健全考核機制。在進行考核機制改革時，對考核標準、考評類型等方面的修改要多多征求工作人員的意見，因為考核機制關乎每一個辦公室的工作人員，民主考核機制改革，比管理層生硬的宣布新考核標準更具有說服力和約束力。在健全考核機制的同時一定制定與之配套的薪酬福利制度，這樣才能充分調動辦公室人員的工作熱情。

（二）個人方面。進行高校管理工作，就必須依托相關專業理論的支撐，瑣碎的工作背后都是每一個工作人員加強實踐、完善理論知識的重要機會，必須把工作看成是一個學習的過程，珍惜每一個工作機會，認真對待每一項工作，在完成工作中完善自己，在失誤中總結教訓，在成功中積累經驗。同時多與業內人士交流，虛心向周圍的同事求教，在工作中磨煉自己，提高自己。

高校的辦公室管理人員需要提升自己的文字寫作能力，公文的起草傳達是學校辦公室最常見的工作，所以必須提高自己的文字駕馭能力。培養自己的協調能力，綜合協調領導與部門之間、部門與部門之間的工作聯系。只有擁有創新的工作思維才能實現高校辦公室管理科學化，所以辦公室工作人員必須加強對自身素質的管理，用自己的高素質為辦公室科學化管理貢獻自己的力量。

四、總結

總之，高校辦公室管理科學化是當代高校管理的必然選擇，學校組織要從辦公人員隊伍、考核機制、管理制度方面實現辦公室管理科學化，個人也要積極提高自己的綜合能力來滿足當代發展的需要，共同實現高校辦公室科學化管理。

[1]白云.有關提升高校辦公室管理水平的若干對策思考[J].辦公室業務,2014(17)：19.

[2]張磊.對高校辦公室科學化管理的建議 [J].文教資料,2013(18)：110-111.

[3]郭志軍.淺議高校辦公室管理的科學化[J].漳州師范學院學報（哲學社會科學版),2008,22(2)：169-171.

[4]王新明.高校辦公室管理科學化的模式探索[J].勝利油田師范專科學校學報,2003,17(2)：82-83.

[5]劉潔.淺議新時期高校辦公室管理的科學化[J].武漢船舶職業技術學院學報,2012(4)：62-63.