試論商務文書的規范性

文/安徽省皖北煤電集團上海同粲國際貿易有限公司 尹家維

文書往來是社會主體之間的信息溝通、傳遞的重要形式。作為國家黨政機關，有《黨政機關公文處理工作條例》以資遵循（2012年7月之前，分別有中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》）。而作為非國家黨政機關的企事業單位等社會組織，在文書往來處理上沒有可供遵照的規范和標準，一定程度上影響了文書處理工作的效率和效果。筆者作為一名企業辦公室工作者，謹結合多年來工作實踐中的體會，試論商務文書的規范性問題。

一、商務文書的概念與特點

古往今來，人們通過書寫、制作、傳遞文書來記錄和交流發布信息，文書是人們用來記錄信息、交流信息和發布信息的重要工具。如今，雖然信息存儲、傳遞的形式多種多樣，但書面文字材料仍然是最重要、最正式的一種形式。

通俗地說，一切書面文字材料，都可以稱之為文書。“文書”一詞，在《辭?！分械牡谝涣x項是“各種文件的統稱”。《現代漢語詞典》的解釋是“指公文、書信、契約等”。根據制發者和對象的不同，文書“有公務文書和私人文書之分”。公務文書簡稱“公文”，但現實生活中“公文”常常被理解為“國家黨政機關公文”，這一狹義的理解沒有把企事業單位、群眾團體等社會組織制發的公文涵蓋進去。“商務文書”作為企業之間及企業與其他社會組織之間傳遞信息的文件，一般不代表個人，也理應歸為“公務文書”一類。

規范性是公務文書的應有之意和重要特點。主要體現在以下幾個方面：

（一）作者的法定性。公務文書是由法定的作者制成和發布的。黨政機關的文秘人員、企業和公司的辦公室文員等，盡管經常負責公文的草擬、印制，但僅僅是作為特定機構的特定崗位而承擔的工作職責，不能作為公文的作者。其他未經授權許可的個人假托機構和組織名義制作公文均屬于偽造公文。公文的作者是法定的，即公文代表的主體一定是指依法成立并能以自己的名義行使權力和擔當義務的組織，包括行政機關、群眾團體、企事業單位等等。即使是國家領導人或機關首長的名義發布的公文，也是領導人基于其法定職務而行使職權的一種表現，他們也是法定的作者，并不是以個人身份發布公文。

（二）效用的正式性。國家黨政機關公文，或是傳達黨的路線、方針和政策，作為各條戰線工作的依據和準繩，或是代表各級人民政府的職權和意圖，一般都是通過一定的立法程序產生的，其效用的正式性不言而喻。除國家黨政機關之外，企事業單位、群眾團體等社會組織制發的公文，同樣明確代表特定組織的意圖，例如公司印發的規章制度、簽訂的合同、發出的標書，其效用的正式性也同樣明顯。

（三）體式的程式性。相對于私人文書、文學作品等來說，公文體式的程式性和規范性十分鮮明。公文因公眾性、法定性和正式性的特點，同時也為提高公文辦理效率和公文實際效果，決定其體式不能過于隨意，在長期使用、約定俗成的基礎上，有些體式已上升到法定的高度。《國家黨政機關公文處理條例》就是由權威機關制定的，對黨政機關公文的種類、格式、行文規則、辦理流程等進行嚴格規范。其他公文雖然沒有嚴格和明確的程式要求，但實際工作中一般均參照《國家黨政機關公文處理條例》辦理。

（四）辦理的程序性。公文從撰寫到制發、流轉、管理等一般都有約定俗成的程序。這一點與其體式的程式性類似，不同類別的公文對程序性的要求嚴謹度不同，或法定，或約定俗成。

二、商務文書規范性的重要意義

企業在社會經濟發展中發揮著重要的支柱作用。商務文書作為企業單位日常頻繁使用的書面材料，對企業在商業活動中協調各種關系、處理各類事務有著重要意義。商務文書與黨政機關公文一樣屬于“公務文書”，在作者的法定性、效用的正式性、體式的程式性、處理的程序性等方面具有相同的特點。因此，重視商務文書的規范性問題也具有重要意義。

（一）有利于提高商務文書的處理效率?！秶尹h政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）對黨政機關公文的種類、格式、行文規則、辦理流程等進行了規范。按照條例規定，公文在制發、流轉和管理上都能有章可循，大大提高了公文處理的效率。例如在公文格式方面，由國家質檢局、國家標準委發布了《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）國家標準，使得公文制發人員在公文用紙、排版和印制上都可以做到模式化，提高公文印制效率的同時，也提升了公文的視覺效果，利于公文的閱讀和傳遞。就商業企業來說，發展越是成熟的行業，其商務文書的規范性也越高，例如銀行、中介等均已形成了程式化合同。

（二）有利于提升商務溝通的實際效果。規范商務文書的種類、格式、行文規則和辦理流程，既能突出商務文書的正式性，也能促進企業間商務文書往來有章可循、按照辦理。例如：一份是政府機關發出的正式文件，有鮮明的發文機關標識（俗成“紅頭”），主送機關標注明確，排版印制規范嚴謹；而另一份是某單位發來的傳真，發文機關標識不突出，主送單位不明確，字體大小不一（小字體近乎看不清）。兩者的實際效果高下立現，前者讓接收者油然而生莊重感，后者給人感覺非常隨意（可能會被誤當做廣告傳單而隨手拋棄）。

（三）有利于解決商務活動中各類糾紛。隨著企業的發展壯大和對規范管理要求的提升，也都會越來越重視商務文書的規范性，一般會制定內部的公文處理辦法。遵照規范化的公文處理要求，能保證商務公文在格式上各要素齊全，在文本上減少歧義，在處理上流程清晰，在管理上減少疏漏，使得公文傳達的意圖更加明確，客觀地減少商務糾紛。

三、關于商務文書規范性的幾點建議

制定商務文書處理的規范對企業發展有重要意義。既要制定規范，讓企業公文辦理有章可循、日趨規范，提升效率和效果；又要考慮企業的種類繁雜、大小不同，給予足夠的自由度。

（一）關于商務文書的種類，要借鑒經驗，有取舍和增添。根據2012年4月6日中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），黨政機關公文種類主要有15種，其中除命令（令）、議案兩種為黨政機關所特有之外，其他13種在企業的公務活動中均可使用，應借鑒吸收進商務文書種類。這13種公文分別是：決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。

在《條例》規定的公文種類之外，“合同”“標書”這兩種公文為一般企業所常用。從概念上看，二者屬于“契約”，符合公文的定義。同時二者使用頻率高，正式性突出（有法律效應），納入商務文書的常用種類并制定規范，既有必要性，也具可行性。

（二）關于商務文書的格式，要堅持一般標準和行業標準相結合。《條例》中指出，“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”，這些要素在商務文書中也都十分必要。商務文書應該按照這一規范來執行，保證要素的完整性。同時，公文版式參照《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）國家標準，公文用紙幅面采用國際標準A4型，公文中使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等按照有關國家標準執行，這些《條例》中的規范也應成為商務文書的規范要求。

對于合同、標書等商業性較強的文中，在制定統一標準的基礎上，發展較為成熟的行業可另行制定行業標準，例如的銀行金融、中介服務、建筑工程行業等。

（三）關于行文規則和公文管理，應結合法律規定制定規范。當前，企業之間的行文較為隨意。即有該行文而不行文、該回復不回復的情況，不利于業務溝通；也有亂行文、濫行文的現象，嚴重者甚至構成“騷擾”而影響到收文單位的日常工作。部分企業公文管理也十分粗放，不利于自身工作的同時，也有造成相關企業和組織泄漏商業機密等情形。凡此種種，除極其嚴重的訴諸法律之外，其他并無適用的規范制度。為此，建議政府部門進一步發揮服務市場主體、協調經濟發展的職能，在充分調研和征求意見的基礎上，逐步推進商務公文規范性制度的形成。