高校科研檔案信息資源共享平臺構想
——以廣州市為例

文/廣州工商學院　孫淳

高校科研檔案信息資源共享平臺構想
——以廣州市為例

文/廣州工商學院孫淳

通過分析廣州地區高校科研檔案信息資源共享平臺的必要性、可行性及其建設原則，對共享平臺建設提出成立專門性領導機構、整合科研檔案信息資源、開展多功能全方位個性化信息服務等建議。

科研檔案；檔案信息資源共享；共享平臺

科研管理和檔案管理在整個高校教育管理中處于重要地位，科研檔案本身具有基礎性特點，是高校科研活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，也是一種重要的科研信息資源，具有一定的參考價值。科研檔案信息化能使科研檔案管理變得越來越科學化、規范化，依托高校科研檔案信息資源共享這樣的平臺，能使管理信息系統的功能得以充分發揮，不斷地提高工作效率和效能，更好地為高校教育科研工作者服務，促進高校科研工作的持續發展。

一、共享平臺建設必要性分析

（一）推進廣州教育科研檔案信息化建設，構建和完善科研檔案管理體系的客觀需要。廣州地區高校科研檔案信息資源共享平臺可以提供多項信息服務，如信息資源聯合目錄、數據同步接口、資源定期發送、信息適時更新等，使得高校科研檔案信息資源配置與管理水平不斷提升，科研檔案信息資源數據庫不斷豐富完善。為了實現檔案遠程傳輸與利用，各高校還可以通過檔案在線咨詢服務平臺，為檔案利用者開放檔案目錄或開放檔案全文。廣州高校科研檔案信息資源共享平臺的建立，是在采用現代信息技術和網絡技術的基礎上，通過建立和完善科研檔案信息資源整合應用機制，不斷推進廣州教育科研檔案信息化建設，構建起現代科研檔案管理體系。

（二）轉變檔案服務方式，加強高校信息公開、密切管理部門與師生關系的有效措施。通常，各高校科研管理部門會通過計算機網絡技術，根據《高等學校信息公開辦法》、《高等學校信息公開事項清單》的規定，建立高校信息公開專欄，將涉及科研管理部門基本信息、學風建設信息、科研項目經費信息、科技計劃管理信息（含不涉密的館藏科研檔案文件目錄）、科研誠信管理信息等在網上向社會公眾公開。這樣，師生就可以通過互聯網或移動終端等設備訪問廣州地區建立高校科研檔案信息資源共享平臺查閱所需科研檔案信息。廣州高校科研檔案信息資源共享平臺的建立，整合教育電子政務系統中已有的文件資料檔案信息資源，對涉及科研的電子文件信息進行統一管理和提供利用，能真正實現與教育電子政務系統無縫鏈接，為師生和社會公眾提供統一有序、權威全面、高效快捷的信息服務，為管理部門和師生搭建起有效溝通的信息橋梁。

（三）檔案信息化建設面臨電子文檔一體化管理與保護、開發等方面的嚴峻挑戰。目前，廣州高校信息化建設發展快，數字校園

主要基礎設施基本建立；在公文雙軌制運行的背景下，網上電子公文傳遞辦理產生了大量的電子文檔；檔案工作也在載體管理方式上發生了轉變；《高等學校信息公開辦法》實施以來，各高校深化依法治校、推進校務信息公開，促使檔案管理與開放工作關口前移；各高校在制定檔案信息化標準上存在各自為政、不統一的現象。大量的低水平重復性建設，導致設備硬件的利用率低，也為電子文檔資源遷移和共享、檔案信息資源數據庫的共享與綜合利用、安全保護帶來諸多不便。檔案信息化建設面臨電子文檔一體化管理與保護、開發等方面的嚴峻挑戰，利用信息化手段對電子文檔進行有效地管理利用，因此，建立廣州高校科研檔案信息資源共享平臺必須提上議事日程了。

二、共享平臺建設可行性分析

（一）快速發展的計算機技術和網絡技術，為廣州高校科研檔案信息資源共享提供了技術保障。隨著各式各樣數字信息資源的不斷出現，人們越來越傾向于通過一個統一的服務入口去無縫地訪問所有的信息資源，借助于網絡化、數字化、云計算等高新技術的飛速發展，通過網絡方式訪問獲取信息資源，要求建立共建共享服務平臺。不斷成熟的海量存貯技術為社會公眾集中統一管理電子文件提供了可能；存儲容量不斷增大的硬盤和磁盤陣列為電子文件的生成、歸檔提供了基礎；廣泛使用的數據庫技術、多媒體技術以及數據兼容性強的應用軟件為電子文件在不同平臺上的創建、讀寫與傳遞創造了條件；高增長的網絡互聯及帶寬為電子文件的廣泛利用提供了舞臺。日新月異的計算機與網絡技術，為建設廣州高校科研檔案信息資源共享平臺提供了技術保障。

（二）圖書信息資源共享平臺的成功經驗，為廣州高校科研檔案信息資源共享提供了借鑒示范。1994年在廣東省高教廳和廣東省高校圖書館情報工作指導委員會的組織下，由華南理工大學圖書館牽頭成立了廣州石牌地區6所高校圖書館協作組，探索建立區域性共建共享的文獻保障模式，以保證石牌地區高校教學科研的文獻信息需求，體現聯合辦館的優越性。2008年11月，又有3所圖書館加入協作組，成立“天河地區九校圖書館聯盟”。2010年元月，廣東外語外貿大學圖書館加盟“天河高校圖書館聯盟”，并改名為“廣州地區高校圖書館聯盟”。此后隨著廣州中醫藥大學圖書館、廣東商學院（現廣東財經大學）圖書館的加入，“廣州地區高校圖書館聯盟”成員館總數達到了12所，覆蓋了廣州主要行政區，現已成為廣州甚至華南地區教育教學資源的重要文獻保障基地。廣州地區高校圖書館聯盟資源共享平臺的成功經驗，為廣州高校科研檔案信息資源共享平臺的建設提供了借鑒。

（三）高校教師信息素養有了明顯的提高，為廣州高校科研檔案信息資源共享平臺提供了人力保證。近年來，廣州地區高校一直積極地致力于教師教學科研能力和信息素養的提高，目前開展的“廣州高校信息素質教育在線”項目就是一個很好的例子。這個項目主要是為了培養教師的信息素養和促進教師的專業化發展而建立的一個平臺，它提高了廣州地區教師利用教育科研信息資源的能力，使本區域教師應用信息技術手段切實提高教學科研水平和信息素養，為廣州高校科研檔案信息資源共享平臺的順利運行提供了人力保證。

三、共享平臺建設基本原則

（一）堅持總體規劃與分步實施原則。高校科研檔案信息資源共享平臺建設是一項需要多方合作，協同創新的系統工程。廣州地區教育科研管理部門和檔案管理部門要對科研檔案信息化的現狀進行分析，根據統一的總體規劃，分階段、分步驟實施，逐步完善廣州地區高校科研檔案信息資源共享平臺。對廣州地區高校科研檔案進行全文掃描或復制刻錄，基本實行計算機文件級檢索，實現信息資源共享和電子檔案網上實時歸檔，力爭三到五年通過檔案數字化基本建成檔案基礎數據庫，從而更好地為教育行政部門各項工作服務。

（二）堅持業務驅動與發展導向原則。檔案數據庫建設、數據交換系統建設、網站建設，信息查詢、發布、反饋系統建設等基礎應用系統建設是高校科研檔案信息資源共享平臺建設的重要組成部分。對高校科研檔案信息資源進行集中整合，促使軟硬件資源共享，統籌教育信息網安全保密設施建設，實現高校科研檔案信息資源基礎信息數據庫在各高校檔案部門、科研管理部門之間共享，廣州地區高校師生及社會公眾都可以通過利用科研檔案信息資源共享平臺來實現共享。

（三）堅持經濟實用與長期發展原則。在高校科研檔案信息資源共享平臺建設中，經濟性與實用性是重要的考慮因素之一。在軟硬件設備設施的選購上，采用國內外先進的教育技術裝備，使用業界認可、性價比高、性能穩定的產品，這樣才能在信息資源共享的過程中做到既能滿足于目前的現實需求，又能有利于長期發展和擴展的需要。

四、建立廣州地區高校科研檔案信息資源共享平臺的若干建議

（一）成立專門性機構，加強領導與管理規劃。區域性高校科研檔案信息資源共享平臺建設是一項重要的工作，主管部門領導重視、共享成員全員參與是關鍵，共享各方要積極配合做好制度和人財物等方面的工作。同時，高校科研檔案信息資源共享平臺建設又是一項復雜的系統工程，一方面要從檔案數字化建設到檔案信息資源整合，另一方面要從建立門戶網站到共享檔案信息資源，這兩方面都需要全局性的統籌規劃和指導。為了扭轉共享過程中管理整體性差、條塊分割等不合理局面，全面系統地進行戰略規劃布局，制定、頒布和批準有關資源開發、校際協作、共享目標實現、各共享成員的權利與義務等方面的條例和規范，協調共享組織成員間利益均衡的關系，確保高校科研檔案信息資源共享建設規范、健康、有序的方向發展，在實現資源共享的整個過程中必須建立一個專門性的領導機構來統管全局，充分體現規劃統一、標準統一、資源共享的原則。

（二）整合現有科研檔案信息資源，建立計算機管理科研檔案目錄。建立可信網絡運行系統，確保高校科研檔案信息資源共享平臺與OA系統保持技術體系的一致性，實現系統間的互聯互通，使各業務系統形成的電子文件能夠直接收錄到共享平臺中。對實施雙軌制管理以來產生的電子文件做到在線實時歸檔，及時豐富檔案數據；對于以往的紙質檔案進行全文掃描，并加載到系統數據庫中。通過整合現有科研檔案信息資源，實現科研檔案全宗管理、目錄管理和文件級電子文件的全面管理。

（三）開展多功能全方位的個性化信息服務。個性化信息服務，是指針對不同用戶的興趣和信息需求，采用不同的服務策略和方式，提供不同的信息內容的服務。就現階段的環境條件而言，個性化信息服務至少應包括定制、搜索和推薦等3個方面的服務。在個性化定制服務中，用戶可以根據自己的興趣和需求定制信息資源、界面和服務等信息。個性化信息檢索服務，是充分支持用戶在采用檢索策略、檢索方法和檢索結果處理上的個性化。個性化信息推薦服務，是通過網絡信息的挖掘，利用聚類方法、分類方法和協作推薦的方法實現實時個性化推薦。開展多功能全方位的個性化信息服務將有助于高校科研檔案信息資源共享平臺的個性化服務水平。

總之，通過廣州地區高校科研檔案信息資源建設平臺，跨越教育行政部門、科研管理部門、檔案部門的界限，整合不同層次高校科研檔案信息資源優勢，最大限度面向科學研究一線的專業技術技術人員，提供實用的科研信息，幫助廣州地區高校科研人員獲得學科前沿科研信息，最大程度的實現廣州地區科研檔案信息資源共享，最大限度盤活存量資源，減少資源閑置浪費，提高高校科研檔案信息資源的利用率和使用效益，對廣州地區經濟社會發展起到良好的助推作用。

（本文系廣州市哲學社會科學“十二五”規劃課題（編號：14G79）階段性成果。）

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