電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析

文/新疆克拉瑪依市中心醫(yī)院　何麗

電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析

文/新疆克拉瑪依市中心醫(yī)院何麗

隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟水平、科技水平的不斷提高，電子檔案逐漸應用到人們的工作之中。電子文件作為信息時代的產(chǎn)物無疑對傳統(tǒng)檔案工作造成了不小的影響。文章就電子文件在醫(yī)院檔案管理中的影響進行了比較深層的探析。

電子文件；醫(yī)院檔案管理；影響

電子文件指的就是人們利用電腦來傳輸、處理、操作數(shù)據(jù)，按照一定的格式記錄數(shù)據(jù)，最終把數(shù)據(jù)以代碼的形式進行組合，形成數(shù)字的、文本的、圖文的信息進行傳遞的方式。由于其操作具有一定的技術性，應用于醫(yī)院的檔案管理中有利也有弊，醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理也面臨了挑戰(zhàn)與機遇并存的境地。

一、電子文件的特點

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比有以下幾種特點：第一，電子文件顯示的信息不夠直觀，必須要依靠現(xiàn)代化的辦公手段的輔助才能獲得信息。第二，醫(yī)院可以安裝統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)輔助電子文件進行信息查詢，并對信息進行快速處理。第三，電子文件在信息的存儲上具有一定的優(yōu)勢，它不同于紙質(zhì)文件對環(huán)境的溫度、濕度要求很高，電子文件存儲時間長，沒有特殊的環(huán)境要求，不易損壞。

二、電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響

（一）電子文件給醫(yī)院檔案管理工作帶來了機遇。電子文件的應用，無疑在很大程度的上提高了醫(yī)院的工作效率，也加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，傳統(tǒng)形式的檔案管理以病例本為單位，每個病人有自己的病例記錄，內(nèi)容類型混亂，整理繁瑣，信息應用主要依靠手工操作，速度慢，效率也低。電子文件將醫(yī)院的各類信息進行整合處理，形成一條條信息線索，在醫(yī)院實際的應用中可以方便快捷的對信息進行檢索。對于信息的存儲，電子文件具備內(nèi)容與載體分離的性質(zhì)，文件數(shù)據(jù)以單元的形式進行分類存儲，以便于以后的信息編輯、檢索與傳遞。由于電子文件依靠的載體是計算機，所以其傳播速度也相當快，傳播過程中也不易損壞總體來講電子文件的應用在很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率，同時也促進了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

（二）降低了醫(yī)院檔案管理工作的成本。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件管理很大程度上降低了醫(yī)院檔案管理的支出。電子檔案主要依靠計算機進行操作，傳播，存儲的序列碼，對于信息的管理主要是依靠文檔一體化的框架，通過計算機的信息監(jiān)控系統(tǒng)對信息進行自動化的一系列處理，最終對信息進行磁帶、光盤、磁盤形式的存儲，最后進行統(tǒng)一保管，這樣的檔案管理形式不僅避免了信息的重復整理，還省去了很多人力、物力等方面的資源。

（三）提高了檔案的檢索速度，實現(xiàn)了資源共享。隨著網(wǎng)絡技術在工作中的應用，辦公的自動化進程也逐步實現(xiàn)，傳統(tǒng)醫(yī)院辦公模式中的審核、簽發(fā)等許多過程都可以通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)進行作業(yè)，使得醫(yī)院的檔案管理工作逐步走向無紙化。整個數(shù)字化的辦公系統(tǒng)讓醫(yī)院工作者可以在任何時間任何地點以網(wǎng)絡為依靠進行工作，這不僅方便了醫(yī)院處理一些緊急情況，也使得醫(yī)院的信息資源得到共享。

三、電子文件在醫(yī)院檔案管理工作中的發(fā)展對策

（一）與時俱進，使新手段更好的融入到實踐中。電子文件作為當今社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物，被應用到醫(yī)院的檔案管理中更是必然。在應用傳統(tǒng)技術的同時不斷融入新技術、新手段，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，提高工作效率。

（二）謹慎工作，加強醫(yī)院檔案的安全管理。信息技術在方便大眾的同時，對信息的私密性也造成了一定的影響，程序或者系統(tǒng)的突然故障會造成嚴重的損失，因此，醫(yī)院要加強檔案管理安全憂患意識，規(guī)范管理制度，設立專人管理，形成多方位、多角度的安全保障措施；文件保存也要進行數(shù)據(jù)的加密以及備份，首先要對文件進行事先的備份處理以及鏡像處理防止文件的丟失，其次要對文件進行加密，以防止文件的篡改、非法利用或者蓄意破壞等，最后運用殺毒軟件進行定期殺毒。這些措施都可以大大提高醫(yī)院檔案管理工作的安全性。

（三）提高醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)。針對新時代信息化產(chǎn)物，必須要配備一些具有時代素質(zhì)的技術型管理人才，對于經(jīng)驗值低的年輕工作者，醫(yī)院應進行專業(yè)培訓，形成醫(yī)院電子檔案管理的專項人才。對于年長的檔案管理人員要充分利用業(yè)余時間進行專員專訊，工作手段更新的同時工作人員素質(zhì)也要隨之更新，這樣才能更好的實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化。

四、結論

現(xiàn)如今的社會wifi網(wǎng)絡隨處可見，工作中也離不開計算機，醫(yī)院作為國家重點單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化更是刻不容緩，醫(yī)院在創(chuàng)新形勢下要抓住這個機遇，形成醫(yī)院電子檔案管理的新模式，在此基礎上不斷發(fā)展，不斷更新，使電子檔案隨著時代的發(fā)展而進步。提高醫(yī)院工作效率，更好的服務人民。

［1］王新立.淺析醫(yī)院檔案管理電子文件的應用［J］.中國衛(wèi)生標準管理，2014（6）.

［2］李鑫.淺談檔案管理中電子文件的應用流程——以醫(yī)院為例［J］.中國集體經(jīng)濟，2011（18）.