基層醫院檔案開發與利用初探

文/云南省交通中心醫院 楊蓓

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。醫院檔案是醫院在從事醫療及其他活動中形成的具有保存價值的各種圖表、文字、聲像等不同形式的歷史記錄。只有將“死檔案”變為“活檔案”，對現存檔案開發利用，才能真正體現其價值。目前檔案室在醫院的整個管理體系中已被邊緣化，管理上存在著諸多問題，要改變其現狀，除客觀因素外，主觀努力也是必不可少的。

一、基層醫院檔案管理存在的問題

（一）領導不重視，檔案發展嚴重滯后。在我國從計劃經濟走向市場經濟的過程中，醫院被推入市場，國家雖然將非營利性醫療機構定位于公益性質，但由于各級政府投入不足，為保證其運轉，追求利益最大化自然成為各醫療機構的基本原則，醫院的工作重點是如何解決其生存問題、如何發展醫療技術，領導無暇顧及檔案室的建設，不產生直接經濟效益的檔案室被邊緣化已成必然，檔案工作發展嚴重滯后。

（二）檔案管理人員更換頻繁，影響了檔案工作的順利開展。處于市場經濟大環境中的醫院，對職工價值的肯定是通過效益考核來體現的，收進醫院的多，個人得到的就多，虧損科室基本工資都難以保證。對于收入低的檔案室愿意來的人并不多，即便來了也不長久，檔案管理人員更換頻繁，甚至出現空缺的現象。檔案工作人員在接手檔案工作之前，未經過檔案專業知識的培訓，即不清楚檔案工作的重要性，也不明白該干些什么，工作未作長久打算，學習專業知識積極性不高，嚴重影響了檔案工作的順利開展。

（三）檔案管理粗放，開發利用缺失。由于檔案工作發展滯后，人員更換頻繁，造成管理粗放，將每年的文檔收集、不遺失、不損壞認定為最高標準，一旦卷宗建立，永遠束之高閣，成為名副其實的“死檔案”，開發利用的缺失，讓醫院看不到檔案的存在價值，認為可有可無，造成“工作得不到支持難以開展，不開展工作更得不到支持”的惡性循環。

二、檔案開發與利用的必要性

檔案的價值具有隱蔽性，只有開發利用，才能使檔案的潛在價值變為現實價值。加強檔案信息資源的開發，使檔案信息資源得到利用，最終促使檔案信息資源轉化為社會生產力，實現其經濟效益和社會效益，是檔案室的職責所在，也是開發利用檔案的最終目的。

（一）檔案的開發利用，是實現檔案價值的重要手段。醫院檔案是醫院從事醫療服務活動的真實記錄，是醫院工作的經驗總結，檔案再現了醫院發展進程，人們可以通過檔案來認識醫院的發展史，借鑒過去的經驗和教訓來指導現在工作，開發利用檔案為今人服務。開發利用檔案最本質的必要性，來自于檔案本身，檔案的憑證作用和參考作用，對當今工作的影響是多方位、多層次的。

（二）進一步能滿足人們對檔案信息資源的需要。檔案的開發利用，實則是對檔案信息資源的開發利用。檔案信息資源的開發是指檔案信息資源開發主體對檔案信息資源的搜尋、發現、研究、確認、然后進行組織、著錄、標引、加工、匯編等的學術行為。檔案信息資源的利用是檔案信息資源的開發的延續，二者是相輔相成的，檔案信息資源的利用能力和水平受到檔案信息資源的開發水平的制約，開發是利用的前提，利用為開發提供動力和方向。

三、檔案信息資料開發的意義

（一）檔案信息資料開發是實現檔案自身價值的根本途徑。檔案具有分散性、歷史性、原始性等特性，因此，檔案信息資源的開發不是簡單地把庫房作為閱覽室，而是要對各種檔案信息進行分析、整理、歸納、加工，提取對現實有用的信息。

（二）檔案信息資料開發是發展檔案工作的必備條件。只有開發檔案信息資料，使“死檔案”變成“活信息”，被醫院其他部門廣泛地、反復地、多角度、全方位、連續不斷地利用，才能充分發揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用，才能增強醫院的檔案意識，取得領導和全院的支持，使檔案工作得以順利開展并穩步發展。

（三）通過檔案的開發與利用，檢驗檔案管理存在的不足。檔案的開發利用是以室藏檔案為基礎的，通過對室藏檔案的深入研究，查尋資料，發現檔案在收集、整理、保管中出現的問題，對下一步調整工作方法，彌補工作中的不足，具有現實的意義。

（四）檔案信息資料開發能使檔案工作更好地為醫院現代化建設服務。充分發揮檔案室保存大量檔案資料的優勢，將這些資料根據現實需要，系統、有序地開發出來，將固定的、沉睡的檔案轉化為動態的、增值的，才能更好地為醫院現代化建設服務。

四、檔案開發利用的原則

（一）統籌原則。檔案的開發利用是一項系統工程，需要統籌規劃，一是要了解檔案室所藏資料，二是要對檔案進行鑒別工作，從大量的檔案中挑選出合適的部分進行開發，三是進行人、財、物的統籌規劃，需要什么人、多少資金、什么設備，都要有一個清晰的考慮。

（二）優勢原則。在進行檔案開發利用過程中，充分發揮檔案室室藏特點和優勢，是檔案開發利用的基礎和前提。

（三）慎重原則。選題要慎重，編研材料要慎重，采用何種載體要慎重。

（四）服務原則。檔案開發的出發點，是按服務對象的需求來進行的，為現實服務，為用戶服務。

五、檔案的開發與利用，是體現檔案價值的重要途徑

檔案的開發利用，需通過一定的途徑并運用恰當的方法來實現。基層醫院檔案室館藏雖不豐富，但可以利用有限的資源，做好檔案的開發利用。

（一）檔案復制服務。檔案復制服務，是指檔案室根據其他部門的需求，通過復制、摘錄等方式，向其提供檔案復制品的服務。在提供檔案復制服務時，應對復制范圍、審批權限做出明確規定，同時在復制品上加蓋檔案室的印章。

（二）檔案外借服務。檔案外借服務，是指為滿足某些特殊需要將檔案原件暫時借出檔案室外使用的服務。外借檔案不可控因素太多，因此要嚴格控制外借的數量，要健全外借制度，實行外借責任制，認真履行交接手續，做好登記和記錄，登記記錄應包括：借閱部門、借閱人（責任人）、案卷題名、檔號、件數、頁數、借閱日期、歸還日期、歸還簽收人等。檔案外借時間不宜太長，對到期不歸還者，檔案管理人員要及時催交。歸還檔案時，檔案人員應認真清點，如發現損毀、遺失、抽換等，應及時向相關部門和領導匯報，對其進行處理。

（三）檔案閱覽服務。檔案閱覽服務，是指檔案室在特定的場所，設置專供查尋、使用檔案的閱覽室，為其他部門提供檔案信息的服務。將日常的被動服務變為主動服務，體現檔案的存在價值。作為基層醫院，檔案管理人員一般都是兼職，不可能也無條件長期設專人在檔案閱覽室提供服務。可以借助醫院開展的大型活動，配合活動主題，提供與主題相關的檔案查尋、使用服務。借助醫院OA辦公系統，建立電子閱覽室，將紙質檔案掃描為電子形式，供全院職工查閱。

（四）檔案陳列服務。檔案陳列服務，是指檔案室按照一定的主題，以展出檔案原件的方式，系統地介紹室藏中有關檔案的內容的服務。醫院數量龐大的實物檔案是各種獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等，以此設立榮譽陳列室，彰顯醫院光榮的發展歷史，對弘揚正氣，鼓舞人心具有重大的作用。

（五）制作現行文件匯編。現行文件匯編也稱為檔案文獻編纂，按照一定的專題、時間或文種等特征，把檔案文獻選編成冊，在一定范圍內公開。根據《三級綜合醫院評審標準實施細則》中的要求，將工作制度、職責及應急預案匯編成冊。檔案管理人員應積極投身到等級醫院創建活動中，運用室藏資料豐富的優勢，主動配合相關部門承擔任務，制作《規章制度匯編》、和《職責匯編》《應急預案匯編》，不做旁觀者，讓領導和其他部門看到檔案室在醫院重大活動中的價值。

（六）編輯檔案簡報。檔案簡報是以室藏檔案為基礎，通過檔案管理人員對檔案內容的研究，對檔案文獻進行的開發利用，可以將原件復印件、文摘、研究作品、口述史料、甚至回憶錄等編入簡報中。為增加可讀性，簡報內容可以靈活多樣。醫院檔案室在目前醫療環境下，人員變動頻繁，檔案管理不規范是普遍存在的現象，檔案在收集過程中，漏收時有發生，通過編輯檔案簡報的形式，征集檔案資料，補充室藏。定期編輯檔案簡報，不但能促進檔案室自身的發展，也是向領導和職工匯報工作成績的較好方式，為爭取領導支持檔案打下良好的基礎。

六、檔案開發利用時注意的其他問題

（一）檔案開發利用的選題。要依據室藏情況，結合醫院的中心工作，深思熟慮、權衡利弊，選出既切合實際，又對醫院整體工作有幫助的題目。

（二）努力查找大量的檔案文獻。除查找檔案室的卷宗外，還可以在全院范圍內征集與主題相關的文獻資料，既充實了材料，又擴大了影響力，可謂一舉兩得。

（三）選材是關鍵。有高質量的選材，才有高效能的運用。在選材時，要注意把握政策尺度，注意保密要求，盡可能地選擇原件。

醫院檔案管理存在諸多問題，究其原因，有領導不支持，人、財、物得不到保障的原因，但檔案管理工作的不到位是更直接的原因，領導看不到檔案與當前工作有何幫助，感覺不到檔案的存在價值，要將大量的人、財、物投入到看不到經濟效益和社會效益的地方，是不現實的，只有通過檔案的開發利用，將檔案的價值顯現出來，基層醫院檔案工作的發展才能付諸實踐。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論(第二版)[M].中國人民大學出版社,2006.

[2]劉耿生.檔案開發與利用(第二版)[M].中國人民大學出版社,2010.

[3]陳智為,鄧紹興,劉越男.檔案管理學(第三版)[M].中國人民大學出版社,2008.