建立固定資產投資項目檔案管理制度的必要性及實施策略分析

文/杭州文化廣播電視集團　錢惠萍

建立固定資產投資項目檔案管理制度的必要性及實施策略分析

文/杭州文化廣播電視集團錢惠萍

固定資產投資項目檔案管理工作在企業項目的運轉過程中發揮著不可忽視的功能，然而，當前許多企業并未充分意識到這一點，因而建立固定資產投資項目檔案管理制度迫在眉睫，這篇文章首先分析了我們建立檔案管理制度的必要性，然后給出了相應制度的實施對策。

固定資產；檔案管理；必要性；策略

隨著這些年來的不斷發展，國家不斷進行撥款、投資，企業隨著規模的增大，不斷進行擴建、改造，在這個過程中產生了許多固定資產投資項目檔案，這些檔案具有不可忽視的作用，是項目建設的前期重要準備，因此我們要想做好項目建設，建立檔案管理制度是當務之急，檔案管理主要由檔案管理工作者負責，他們的目標是使檔案能夠系統化的、規范化的進行管理，發揮出檔案管理制度在項目建設過程中的價值。

一、建立檔案管理制度的必要性分析

（一）實施固定資產投資項目檔案管理難度比較大、操作比較困難。在公司項目運轉過程中，伴隨著項目的不斷推進、增多，固定資產的投資也不斷加大，相應的，需要建立的項目檔案數量也在不斷增加，相關檔案的內容包括項目的申請、審批通過、施工、生產前的準備以及竣工和投入生產等，固定資產項目投資檔案管理的目的是為項目建設管理、科研生產、竣工驗收等工作服務，這樣看來，固定資產檔案管理制度建立是一項艱巨的任務，它在投資項目建設過程中占有重要地位；其次，企業在項目投產、建設時伴隨著大量的文件資料產生，這些文件資料復雜凌亂，包括專業技術類和管理類等，同時對于檔案的信息載體形式也是多種多樣、種類繁雜、數量大，我們在進行檔案管理時就會產生許多困難；再次，在整個項目建設過程中，涉及不同部門，文件的收集也存在一定困難。一般情況下，我們在進行項目建設時，要涉及不同的部門和機構，各個部門之間項目協作，相互監督，關系特別復雜，處理特別困難，這就會導致我們在處理檔案時難度加大。再加上由于項目文件資料始終貫穿在項目建設的過程中，會導致檔案收集的時間比較長，耗費精力比較大，對收集工作帶來巨大挑戰。

（二）固定資產投資項目檔案管理要求高、涉及面廣。投資項目檔案是能夠完整，全面的揭示項目建設全過程的原始文件資料，它是一筆無形的價值財產，也是進行審計、監督、驗收的重要依據。因此，檔案管理工作者在做檔案管理工作時要注意把檔案完整進行歸檔。我們在進行檔案管理時，就是為了使檔案能夠完整表現出來，發揮其應有的作用。因此，我們必須要進行投資項目檔案管理。

二、建立檔案管理制度的實施對策

（一）建設工程項目的檔案內容要全面、細致、完整的反映建設過程中的真實情況。文件的內容一定要按照國家規定進行設計、施工和監理等，文件在書寫過程中不得采用容易褪色的書寫材料書寫，文件在書寫過程中筆記一定要清晰、所繪制的圖表要表達完整，簽字手續要齊全；項目檔案在組卷過程中要按照規定好的組卷原則進行組卷，項目施工文件的組卷方式包括有按結構階段、專業方式組卷，而項目竣工圖組卷方式更加多樣化，包括采用水電、環保、建筑等的形式進行組卷，在進行檔案管理的時候，注意防盜、防潮、防塵工作。

（二）改變檔案管理的傳統模式。采用計算機進行管理，對項目建設過程中的文件資料必須要及時按照類別實時輸入到電腦中去，進行計算機監控和管理，利用計算機技術分門別類的把膠片、紙質、錄音、錄像等進行數字化歸檔，然后對資料進行整理，歸檔發布到網上，然后跟各子公司進行共享，提高檔案資源利用率，讓檔案信息循環利用。

（三）改善項目建設檔案管理工作者的管理檔案水平。檔案工作者缺乏一定管理知識，因此要進行全面的培訓，從底層到高端，從軟件到硬件等技術知識都要進行詳細全面的學習。不光檔案工作者，我們對于參加的單位也要進行適當的培訓學習，讓他們能夠了解基本的檔案管理的意義；檔案管理人員必須要具有極強的適應能力，因為一般檔案管理工作者的工作環境比較封閉，要不斷的重復做類似的工作，一般情況下會產生厭煩感，同時又因為檔案管理工作者在檔案管理中是不可或缺的，我們在檔案管理時必須要發揮好工作人員的主觀能動性；檔案管理工作者要能夠善于總結與歸類，善于將這些毫無頭緒的文獻資料整理的井井有條，這就必須要求具備強烈的責任心、使命感以及善于運用語言文字，只有這樣，檔案管理人員的價值才能被社會認同，檔案管理人員才能引起足夠重視，才能使檔案管理工作高效進行。

（四）將項目檔案管理工作納入到合同管理中去。隨著社會不斷發展，經濟體制的不斷進步，合同管理必然對檔案管理產生一定影響。我們必須要明確，在簽訂合同時，參與建設的部門跟建設單位必須要把檔案管理納入進去，并且要詳細注明具體條款，這樣能夠明確責任，利用合同來約束參建單位，讓他們及時有效得把資料收集起來。

（五）項目檔案管理的驗收工作是檔案管理的最后一步，它是為項目驗收做好鋪墊。檔案驗收是為了保證項目檔案的完整性，同時它還能提高建設項目竣工驗收的水平，因此，項目所有文件已經歸檔并通過項目單位自查符合項目檔案管理要求后，應該積極向上級機關申請專項驗收。項目不同、單位不同，它的項目檔案管理方式也各不相同，我們必須要根據特定項目的檔案特點，不斷開展管理制度的創新。

三、結束語

我們在檔案管理實施過程中常常遇到一些新的困難，面對這些問題，我們要替企業著想，把眼光放長遠，本著認真負責的態度，做好固定資產項目投資檔案管理的工作。

［1］余湘，藏國宇.淺談企業固定資產投資項目檔案管理［J］.機電兵船檔案，2014（3）：48-51.

［2］石麗.論固定資產投資項目檔案的管理［J］.機電兵船檔案，2010（3）：54-56.

［3］侯偉霞.淺析固定資產投資項目檔案的管理［J］.中國管理信息化，2012 （15）：79-81.