大數據背景下檔案信息資源利用服務工作的特點研究

文/遼寧金融職業學院 祝彩鳳；遼寧科技大學 楊曉慧

研究大數據背景下檔案信息資源利用服務工作的特點，不得不先從大數據開始。關于大數據的概念，是一個發展中的概念，仁者見仁，智者見智。筆者通過網絡搜索及研讀論著發現，無論是大數據的先驅——麥肯錫的定義，或是亞馬遜的大數據科學家們給出的定義，再或是國際數據公司的定義，都把“大”作為大數據的基本特征。大數據就是那些大到無法通過現有的軟硬件設備在合理時間內進行獲取和整理、數據種類日益多樣化的數據集就是大數據。怎樣從海量、高增長率、多樣化且蘊藏巨大價值的信息數據中發現規律，預測未來，是大數據時代的核心問題。

一、大數據——挑戰與機遇并存

（一）大數據背景下的檔案信息資源利用服務工作面臨挑戰。就檔案信息資源利用服務工作而言，大數據帶來的首先是服務觀念的挑戰。新形勢下的檔案信息資源利用服務工作已經趨向社會化，檔案利用服務工作不能停留在“你來我查，你需我找”的狀態。在大數據時代，檔案利用服務工作必須從傳統被動的服務觀念中走出來，更新觀念，主動學習，接受挑戰，變被動服務為主動提供利用。其次是對服務人員的技能挑戰。在大數據背景下的檔案信息資源利用服務工作對檔案服務人員的技能提出了更高的要求。檔案服務人員不僅要具備深厚的檔案專業業務功底，還必須跟上時代步伐，學習和掌握信息處理、數據挖掘、數據分析等信息技術，兼通網絡文化、法學等相關知識，更要具備前瞻的眼光，把握時代的脈搏研究大數據時代人們對檔案的需求以及檔案能夠主動提供的社會服務和所創造的價值。第三是對檔案利用服務方式的挑戰。大數據時代的檔案利用服務的工作方式不僅限于面對面的利用服務形式，更多的服務行為需要利用大數據技術，借助電腦、手機、平板等新型載體主動即時的推送給用戶。

（二）大數據給檔案信息資源利用服務工作帶來機遇。一是從檔案信息資源的存儲和服務方式上，大數據能夠實現快捷、高效的優質服務。大數據環境下檔案信息的存儲和服務利用可以有效分離，避免了重要的紙質檔案材料重復利用帶來的磨損，有效保護了檔案資源。另外也使得重要的檔案信息能夠以數據備份形式永久保存下來，保證了檔案的信息安全。二是檔案信息資源利用服務急需建立以用戶需求為導向的主動式服務平臺，檔案利用服務正朝著智慧型、時效性、個性化的方向發展。在此進程中有利于逐漸消除公眾對檔案利用服務工作的片面印象，推進檔案服務的社會化進程。三是大數據使檔案利用服務工作從觀念角度以及時間和空間角度多方面的走向開放，這正是大數據時代的創新性和包容性體現。檔案利用服務工作應抓住大數據技術與檔案服務的最佳契合點，借助大數據環境，最大限度發揮檔案信息資源的先天優勢，推動檔案事業的發展。

二、大數據背景下檔案信息資源利用服務工作的特點

大數據時代給人類社會各個領域都帶來了深刻影響。社會越發展，信息化程度越高，檔案管理越規范，檔案信息資源的利用頻率就越高，作用效果越明顯，檔案價值的發揮也就越好。大數據背景下的檔案信息資源利用服務呈現出了如下特點：

（一）大數據時代檔案信息資源的利用范圍社會化和服務對象大眾化。大數據時代的檔案利用工作最為顯著的特點就是利用范圍的社會化和服務對象的大眾化。檔案利用范圍的社會化是伴隨著社會的不斷發展才逐漸出現的，它并不是檔案產生之初就具備的特征。據史料記載，我國清代內閣大庫貯藏的檔案,“三百年來,除舍人省吏循例編目外,學士大夫罕有窺見其美富者”；即使“九卿翰林部員,有終身不得窺見一字者”?？梢姡诜饨ㄉ鐣?，統治者把檔案作為政治統治的工具和君王權利的象征，對檔案利用實行非常嚴密的控制，不會向普通百姓開放。檔案工作一直處于一種封閉的神秘狀態。

隨著我國改革開放政策的實行，特別是社會信息化建設的飛速發展，檔案利用范圍的社會化和利用對象的大眾化趨勢日益明顯。檔案利用不再限制在機關查考和編史修志為目的，而是逐漸擴大了利用領域，涉及到社會政治、經濟、科學、文化、外交等各個方面。檔案利用除了解決工作問題以外，還被用來維護個人利益，如房產檔案、公證材料、學歷檔案、工齡、獎勵等都是利用率較高的檔案。這既反映出社會需求的多樣性，也反映出檔案利用范圍的社會性和服務對象的大眾性，這一特征正是現代化信息社會快速發展的必然結果。

當然，在大數據時代背景下，檔案信息資源的利用依然存在一定的限制因素。在信息時代，信息的傳播和交流都非常便捷，人們可以通過各種手段獲取所需要的信息。但作為社會信息資源組成部分的檔案信息資源，在利用過程中是要受到一定限制的，其原因來自檔案本身的保密屬性。例如，涉及國家安全和重大機密的檔案，涉及商業機密和公民個人隱私的檔案，這些檔案在一段時間內具有較強的保密性，因此不能隨意利用和傳播。在檔案信息資源利用范圍社會化和服務對象大眾化發展的趨勢下，我們需要清醒地認識到，有些檔案信息資源的利用還需時日。但隨著時間的推移，隨著一些涉密檔案的解密處理，這些檔案信息資源終將為人們所用。

（二）大數據時代檔案信息資源的服務方式多樣化。檔案信息資源是一種最真實、最權威的原生態信息資源，與其他社會信息資源相比，它具有更高的利用價值。傳統的檔案信息資源服務利用方式例如檔案咨詢、檔案展覽等更傾向于大眾性，對檔案用戶的個性化需求考慮不足?，F代社會，檔案用戶除了對檔案信息本身的需求外，更渴望獲取這些信息背后關聯的相關知識。大數據時代通過應用現代信息技術不僅可以改變傳統的低效信息檢索服務方式，形成高效利用服務，還能揭示出海量檔案信息資源數據中蘊藏的知識，并可以對檔案利用者的查閱習慣、興趣喜好形成數據分析，促進檔案信息資源重新整合，形成個性化的檔案資源服務。

（三）大數據時代檔案利用服務的方式多種多樣。2011年9月，在全國檔案宣傳工作會議上，國家檔案局局長楊冬權指出創新檔案宣傳形式要“注重發揮各種新興媒體的宣傳作用，比如動漫的形式、網絡視頻的形式、手機短信的形式、電視滾動字幕的形式、戶外電子屏信息的形式、電子書的形式、微博的形式等等，從而拓展宣傳形式、手段和載體，占領新興媒體陣地，進一步豐富和創新傳播渠道，吸引更多的宣傳受眾?！睆臅h精神中可以看出，動漫、網絡視頻、短信、電子書、微信、微博等是信息時代新媒體形式，它們是信息傳播的有力手段和途徑。對于檔案事業而言，上述新媒體形式也可以作為檔案信息資源利用服務的新途徑和新方法。充分利用這些新媒體形式可以將檔案信息、檔案工作動態、服務內容等直接推送出去，從而提高大眾檔案意識，使廣大用戶更加了解檔案和檔案工作。運用這些新的媒體形式還可以建立起檔案服務人員與用戶之間的直接聯系，形成一對一的個性化智能服務形式。

（四）大數據時代檔案信息資源的利用需求預測性。大數據的真正價值在于有效使用數據進行預測和決策。“目前大數據應用的領域主要集中在互聯網、零售、金融等數據密集型行業，這些應用以服務自身企業數據挖掘需求為出發點”。企業的運營通過數據挖掘和分析來進行成本控制和決策管理；互聯網公司通過在線全數據分析與挖掘為政府預測疾病爆發，改善教育和理解交通模型，例如谷歌通過分析人們在網上的檢索記錄成功預測了2009年冬季流感的傳播；大數據應用于市場營銷領域，提升了企業與消費者之間的關系，例如全球零售業巨頭沃爾瑪在對消費者購物行為進行分析，嘗試將啤酒和尿布擺在一起的促銷手段獲得了成功。這些大數據的預測性成功的案例具備兩個共同特征即：一是計算機自動生成的實時基礎數據量非常龐大，二是大數據對個人行為的干預能力大大提高。

在大數據時代，將大數據的預測性分析應用到檔案信息資源的利用服務中，可以幫助檔案部門預知用戶需求，從而指導檔案工作方向。檔案部門可以利用自己建立起的網絡信息平臺完成檔案信息的實時采集、實時歸檔和實時分析。檔案用戶在檢索信息時，在網絡上留下大量的關于自己興趣愛好和需求的信息。大數據的分析預測就可以通過這些網絡痕跡，分析和預測出檔案用戶即將查閱的檔案內容，甚至即將發生的國際大事等。通過電腦、微信等新媒體的實時推送功能，檔案部門還可以將有可能引起用戶興趣的信息主動提供給用戶利用，提高檔案部門的利用服務能力。

大數據的預測分析將改變檔案利用工作坐等用戶上門的模式，它帶給檔案工作的是有的放矢的利用服務，檔案信息資源將從藏在庫里的狀態主動推送到用戶的電腦、手機、微信界面上，顛覆了傳統的檔案利用服務模式。

檔案信息資源作為社會信息資源的組成部分，已經具備一定的大數據特征，但也略有區別，即檔案信息資源的數據量巨大，但這些海量的檔案信息資源需要統一的元數據標準，這就需要大量的時間、人力和物力將處在不同系統之間的檔案信息資源進行整合，實現對檔案資源的管控。雖然檔案信息資源的流轉速度正在加快，但其產生和更新速度遠不及互聯網上信息的更新流轉速度。這些看似的缺憾，主要是由檔案自身特性決定的，因為檔案本身就是處理完結的、并且是具有查考和利用價值的信息資源，而非實時數據集合。但是，可以肯定的講，檔案信息資源的這一特點并不能影響它在大數據時代的成長，相反的，大數據時代的數據分析和數據挖掘技術，給檔案事業發展帶來嚴峻挑戰的同時，也給檔案事業帶來了光明的發展前景。

大數據時代是智慧的時代，大數據時代的檔案信息資源的利用服務工作，必須依托數據挖掘和數據分析技術，找出檔案中的知識關聯，利用新型載體推送平臺，主動即時地推送給用戶，才能使檔案知識借助大數據的翅膀“飛入尋常百姓家”，實現檔案事業的大發展。

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