公立醫院檔案管理存在問題分析及對策

文/蚌埠醫學院第一附屬醫院　　胡蘊　周煥

公立醫院檔案管理存在問題分析及對策

文/蚌埠醫學院第一附屬醫院胡蘊周煥

【摘要】本文結合工作實際，從公立醫院檔案管理現狀出發，分析目前公立醫院檔案管理中存在的問題，并結合公立醫院改革實際，提出了加強公立醫院檔案管理的相關對策。

【關鍵詞】公立醫院；檔案管理；信息化建設

一、公立醫院檔案管理存在的問題

（一）組織管理體系不健全。醫院檔案種類繁多，沒有一個強有力的領導和專門的部門來進行管理，工作很難推進。筆者在工作中發現好多醫院檔案管理工作雖然有院領導進行分管，但是重視程度明顯不夠，有的醫院沒有獨立的綜合檔案管理部門，綜合檔案室歸辦公室或者組織人事部門管理，而這些部門往往業務繁忙，影響了檔案管理效率。對于設立綜合檔案室的醫院，存在其負責人由別的部門兼任情況，如筆者熟悉的一家兄弟單位雖然成立了綜合檔案室且由院長直接分管，但是綜合檔案室主任一直空著，由其組織人事處處長和院辦主任兼任綜合檔案室副主任。領導重視不夠，也使得綜合檔案室在醫院的地位較低，往往認為綜合檔案室是可有可無的部門，這不利于醫院檔案管理工作的開展。隨著綜合醫院等級評審工作的開展，各家醫院都紛紛完善了各種規章制度，但是在檔案管理這方面還有所欠缺，好多醫院檔案管理制度不健全，缺乏從醫院整體層面的醫院檔案管理的制度、分工、職責、考核指標。不同醫院檔案管理模式各不相同，尚未建立統一規范的管理模式。在醫院綜合目標考核中，檔案管理也未納入考核。

（二）檔案管理人員、設施投入不足。由于綜合檔案室在醫院受重視程度不高，其工作人員隨意性強，筆者了解部分醫院綜合檔案室人員往往不是檔案專業出身，好多都是引進人才的配偶和不想從事臨床工作的護理人員及退伍人員組成，其檔案管理專業素養比較缺乏，而且醫院對其也沒有指定專門的繼續醫學教育和崗位培訓，進修學習機會更是很少，導致其管理理念和水平，還停留在傳統的經驗管理上，工作主動性和積極性不夠，工作效率也偏低。

醫院檔案管理離不開場地的支持，當前公立醫院正處于快速擴張期，病房尚不能滿足患者就醫需求，行政辦公用房就更加緊張，筆者調查發現，許多醫院檔案室面積不足100平方米，而醫院歷年來需要保存的檔案很多，現有面積遠遠不能滿足醫院檔案管理工作需要，而且有的醫院檔案室缺乏專業檔案柜，檔案存放無序，很難進行查找。按照管理規定，檔案室必須要配備防火、防盜、防蟲、防潮等設施，而且綜合醫院等級評審標準要去，檔案室需要配備電子監控系統。筆者調查醫院中，大部分配備了滅火器、樟腦丸等，而防盜穿，除濕機，電子監控系統等僅極少數醫院配備。

（三）檔案利用率低。由于醫院檔案內容眾多，且分散在各個部門，檔案的收集、分類、歸檔需要在各個不同部門之間進行協調，而醫院檔案管理制度不健全和檔案管理流程不清晰，使得綜合檔案室保管的資料覆蓋面不夠。筆者調查發現部門醫院綜合檔案室保存最多的是醫院文書檔案，包括上級來文和自己內部運行文件。而應該保存的醫院人事檔案、財務檔案、病歷、醫德醫風檔案、設備檔案、基建檔案、科技檔案、教學檔案、圖片、音頻、視頻等檔案管理混亂。大部分分散在各個職能主管部門進行管理，但是這些部門大多缺乏專業的符合檔案管理要求的檔案室保管條件，檔案內容不全，資料流失嚴重。此外檔案管理離不開信息化手段的支撐，種類繁多的各類檔案僅靠傳統上的手工word、excle等進行分類管理和紙質登記，工作量大，效率也偏低，不利于檔案的查閱和利用。醫院在檔案管理經費投入的不足和重視程度的不夠使得好多醫院并未配備相應的信息化管理系統，少數配備信息化管理系統的，由于人員素養等因素，系統的作用并為得到完全發揮。以上不利因素的存在，導致檔案的利用效率偏低。

二、加強醫院檔案管理相關對策

（一）加強對檔案管理的組織領導。醫院任何工作的開展都離不開的領導的重視，做好醫院檔案管理工作，必須要注重對檔案管理的組織領導。院領導班子需要明細專人分管檔案管理，綜合檔案室明確為醫院獨立行政部門，并配備相應的專業人員，以保證人員素養能夠滿足工作開展需要。同時需要制定醫院檔案管理相關的規章制度，明確檔案管理人員的職責，保管檔案的內容和類別，檔案歸檔時間和流程，檔案保管條件和措施，檔案查閱和利用的條件等來確保檔案管理工作的規范化開展。好的制度制定后，關鍵是執行，必須要和醫院各科室及時進行宣傳和動員，讓其了解并熟悉醫院檔案管理的要求和流程，并認真貫徹執行，在工作中就存在的問題，及時進行調整和改進，以促進工作開展。

（二）注重對檔案管理人員的培養。檔案管理人員具體從事相應工作，其素養的高低直接影響工作的開展效率。為做好檔案管理工作，加強對管理人員的培養就顯得尤為重要。醫院人事部門需要將檔案管理人員納入到醫院的人才培養整體規劃中，注重對其職業技能的培訓和工作中新知識、新方法、新手段的培養，通過繼續教育來提高其利用現代信息化手段來管理檔案的技能和意識，不斷增加醫院檔案管理的科學化和信息化水平。

（三）保障經費投入和硬件建設。檔案管理對場地和相關設施的要求很高，這需要醫院加強對醫院檔案管理的經費支持力度，配備必需的防火、防盜、防蟲、防潮設備和相關的溫濕度自動監控報警系統，同時檔案管理相關的檔案柜、文件盒、書立、裝訂器、移動硬盤、掃描儀等，更為關鍵是隨著信息化時代的到來，檔案管理工作離不開信息管理系統的支撐，這些都離不開經費的支持。通過加強經費投入，可以改進醫院檔案管理的硬件設施，必將有利于各項工作的開展和提高。

（四）提高醫院檔案的開發和利用效率。目前信息技術的發展和在檔案管理領域的廣泛應用，使得檔案管理工作更加便捷。如可以利用檔案管理信息系統檢索便捷的優點，通過案卷目錄、索引、文號、關鍵詞等進行檢索，極大提高檔案查詢效率，對檔案的開發和利用起到積極促進作用。通過檔案信息網絡系統，把醫院的各類檔案、圖書、情報、資料榮威一體，有利于檔案的編纂，可以把原本分散在各個科室的檔案資源，進行統一的收集、整理、分析、研究、利用。如可以編撰醫院介紹、文件匯編、組織沿革、大事記、醫院各類統計報表匯編、干部人事資料匯編、專業技術人員職稱資料匯編、科研項目、論文、專利、科技進步獎等成果匯編，醫院發展過程中重要事件視頻、音頻、照片匯編等，為檔案信息的開發利用奠定良好基礎。尤其需要提高的是，在工作中要注重提高檔案為醫院建設服務的效益，積極進行網絡檢索查閱、檔案復制等工作，并做好登記、統計工作，及時跟蹤進展，了解檔案在利用中所產生的各種效益，提高檔案利用效率。

總之，檔案管理，不是簡單的各類檔案集中保管，而是一項系統工程，需要進行標準化管理，特別是要注重對檔案信息資源的開發與利用，要使醫院管理者認識到檔案管理的重要意義，不斷健全檔案管理制度，加強人員配備和培養，增加經費投入和設備購置，采用多種途徑進行檔案信息資源的整理、開發和利用，推動醫院檔案資源的網絡共享，從而提升醫院檔案利用效率，更好地為醫院建設和發展服務。

參考文獻：

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