高校人事檔案管理模式創(chuàng)新研究

文/山東警察學院組織人事處 盧青

高校人事檔案管理模式創(chuàng)新研究

文/山東警察學院組織人事處 盧青

本文從高校人事檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，以探索符合高校體制改革的人事檔案管理新模式為目標，針對人事檔案管理有關內容展開研究。

高校；人事檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

近年來，我國高等教育改革逐步深入，人事檔案管理改革不斷深化和加強。但是，伴隨高校體制改革工作的推進，也出現(xiàn)了一系列問題，給高校人事檔案的管理工作增加了難度。如何在新形勢下做好人事檔案管理工作，加快人事檔案管理的改革與創(chuàng)新，更好地為高校改革與發(fā)展服務，是當前人事檔案管理工作者面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和重要課題。

一．高校人事檔案管理模式及現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案管理模式。普遍意義上的管理模式是由眾多管理知識集合而成的一個系統(tǒng)，不同的管理模式具有不同的管理功能, 有效認識和運用管理模式是實現(xiàn)科學管理的一個基礎。根據(jù)不同的標準, 對管理模式可以產生不同的分類形式。按照人事檔案是否與高校十大類檔案一同納入綜合管理范圍來分, 那么高校人事檔案管理模式就有納入管理模式與非納入管理模式之分；如果按照人事檔案與高校十大類檔案以及人事檔案各類別集中管理程度來分, 那么高校人事檔案管理模式就有集中管理模式和分散管理模式之分。當前階段，我國高校所采用的人事檔案管理基本方式主要有檔案館模式和組織人事模式。1．檔案館模式。檔案館模式分為緊密型和松散型兩種。緊密型模式是指將高校所有人力資源相關的人事檔案匯集到檔案館中進行統(tǒng)一管理，相應的檔案館工作即人事檔案管理工作，從業(yè)人員即檔案管理人員的模式；所謂松散型則是指匯總到檔案館中的人事檔案由高校相關部門（諸如人事部門、組織部門等）進行管理的一種模式。2．組織人事模式。類似于檔案館模式，組織人事模式亦可以分兩種：一種是將人事檔案管理業(yè)務與職權收歸高校人事相關部門統(tǒng)一管理的一種模式。另一種則相對較為寬松，人事檔案管理業(yè)務由高校組織下屬科室或部門進行承擔，工作人員分屬不同單位。相對于前者，后者有利于高校各部門快速便捷地使用人事信息，但由于人事檔案管理橫跨高校組織與人事兩個層面，不利于人事檔案的規(guī)范性建設，難以進行科學化管理。

（二）人事檔案管理現(xiàn)狀及問題。1.就高校人事檔案材料來說，主要存在以下幾個問題：（1）檔案材料易失真。高校人事檔案作為指導高校組織人力資源配置工作的必要參考，其真實性具有重要意義，也是高校人事檔案的價值所在。人事檔案一旦失真，易導致高校在組織正常工作、推進體制改革方面出現(xiàn)較大偏差，影響高校的穩(wěn)定、進步與發(fā)展。由于歷史原因及傳統(tǒng)習慣的影響與限制，現(xiàn)階段檔案材料在內容上存在偏重于政治面貌、個人履歷、工資待遇、評聘職稱等狹窄的幾方面，資歷材料空缺，同時包含科研成果、教學研究、行政業(yè)務等實績材料亦有所欠缺。人事檔案材料內容缺乏真實性、全面性，千篇一律，簡單雷同，無法體現(xiàn)區(qū)別于他人的個性化特征，這是當前高校人事檔案材料失真的一大因素。人事檔案錄入程序不嚴格，要求不規(guī)范，致使部分人員填寫虛假信息，無法準確對其人事檔案進行認證，也是致使高校在識人用人方面由于材料失真出現(xiàn)失誤的原因之一。（2）檔案材料規(guī)范性程度低。人事檔案的規(guī)范性對于整合人員信息、更新補充人事檔案具有重要意義。中組部《干部檔案條例》中明確規(guī)定：“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。現(xiàn)階段高校的人事檔案材料中，缺公章、少簽字、字跡不符合規(guī)定的材料比比皆是，尤以新調進的教職工問題最為突出。（3）檔案材料轉接更新不及時。面臨人才流動性日益加劇的新形勢，如何及時準確地轉交、接收高校有關人員的人事檔案顯得尤為重要。人事檔案如若不能及時更新與補充，就會出現(xiàn)人員資料信息長期不變的問題，進而影響干部、教職工等的切身利益，不能及時準確地捕捉相關人員的現(xiàn)實績效、發(fā)現(xiàn)其能力水平的提高，不能充分發(fā)揮高校人才價值。 2.針對高校人事檔案的管理，當前還存在一些不足，主要表現(xiàn)在：（1）管理體制不健全。當前高校的人事檔案管理體制存在許多不足。諸如，作為教職工干部及學生重要的個人資料信息儲備庫，人事檔案的開放性與安全保密性一直為高校人才所擔心。怎樣實現(xiàn)人事檔案的轉接手續(xù)、轉接程序的正規(guī)化，也是當前面臨的體制問題之一。人事工作缺乏創(chuàng)新,沒有制約機制,對從事檔案工作人員業(yè)績缺乏一套系統(tǒng)、長效、動態(tài)監(jiān)督考核、驗收和獎懲制度,導致人事檔案管理水平較低,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性。（2）管理意識不清晰。檔案管理工作作為一項具有很強的專業(yè)性、政策性、機密性、服務性和連續(xù)性的工作，對高校的正常運作發(fā)揮著不可忽視的重要作用。但目前來看，從事檔案管理的工作人員仍不能清醒地意識到自己本職工作的重要性，表現(xiàn)有兩方面。第一，工作態(tài)度不端正。受傳統(tǒng)思維的影響，部分人事檔案管理者將人事檔案管理工作簡單地視為保管一堆文件材料，疲于應付。第二，服務意識欠佳。作為高校配置有效資源的依據(jù)，人事檔案具有至關重要的價值與地位，人事檔

案管理者主動服務意識不強，積極性不夠。（3）管理手段偏老舊。人事檔案管理由于受歷史舊觀點的影響與人、財、物力投入的限制，無法適應經濟高速發(fā)展新形勢下的高校體制改革的需要，管理方法與手段的相對落后。當前，部分高校由于受傳統(tǒng)人事檔案管理思想的束縛，人事檔案的錄入仍以機械式的口述手寫為主，導致同一人員不同材料很難整合。譬如，影像資料、錄音資料等多媒體資料與文字資料的不兼容問題。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的無紙化、電子化，推進人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展顯得至關重要。（4）管理人員任用亂。人事檔案管理中，最繁瑣枯燥的便是檔案收集整理工作，這就要求檔案管理者具備超強的奉獻精神與責任意識，同時應具備一定的計算機操作水平，能夠達到檔案錄入無紙化、檔案管理系統(tǒng)化、檔案材料數(shù)字化等方面的新形勢下的工作需要。現(xiàn)階段，高校檔案管理中卻存在著諸多問題，比如工作人員年齡普遍偏大、學歷層次偏低、知識結構老化等情況, 難以接受當前學管理檔案的方法和模式。特別是對現(xiàn)代信息技術的不了解與不適應, 計算機操作水平低,嚴重限制人事檔案管理的革新。

二、高校人事檔案管理的探索與創(chuàng)新

（一）推進高校人事檔案管理系統(tǒng)科學化進程。1.加大宣傳力度，增強高校各部門對人事檔案管理的正確認識。每一份人事檔案都是與其相對應人力資源的客觀反映，是一個人生平經歷的濃縮與再現(xiàn)，對人才的發(fā)展具有不可替代的效用。高校應加大對人事檔案及人事檔案管理重要性與必要性的宣傳。一方面，有助于人事檔案管理者本身形成一種外在環(huán)境所導致的工作壓力，有利于激發(fā)其工作動力，更好地組織人事檔案管理工作。另一方面，有助于加強人事檔案信息使用者對其的重視與認可，有利于高校深化人事制度改革，不斷完善人事檔案管理體系，形成良性的信息收集、整理、使用、更新、反饋循環(huán)，促進人力資源合理有效地使用。2.優(yōu)化管理模式，規(guī)范工作程序。高校人事檔案納入管理模式和非納入管理模式都將在一定時期內在不同高校并存下去, 二者都存在一些弊端和不足, 都有進一步優(yōu)化的必要，而做好人事檔案管理模式與所在高校的兼容則需要注意以下幾點：首先，從實際情況出發(fā)，實事求是。就現(xiàn)在而言，高校人事檔案采取納入管理模式還是非納入管理模式的關鍵在于高校自身對于人事檔案管理的認識是否清晰、人事檔案管理發(fā)展前景是否明朗。其次，高校應注重構建合理有序的人事檔案管理網絡。將人事部門作為中心環(huán)節(jié)，各科室部門作為分支，通過建立該體系有助于對人事檔案的系統(tǒng)科學化管理，保證信息流動的及時準確、信息質量的全面真實。最后，好的體系需要好的制度來規(guī)范和保障。建立健全人事檔案管理制約機制，保證高校人力資源信息的相對安全，是高校不可忽視的重要環(huán)節(jié)。3.多渠道多方法提升人事檔案管理人員素質。人事檔案材料信息是高校的寶貴財產，是高校黨組織工作及行政、科研、學術、實踐等活動的重要參考。作為高校人事檔案管理者，務必不斷加強自身學習，努力提升個人素養(yǎng)。一方面，正確認識人事檔案管理這份工作，清醒的把握住工作所賦予的神圣使命和重要職責，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強工作責任。人事檔案管理者應以飽滿的工作熱情、嚴謹細致的工作態(tài)度積極投身工作中去，不斷追求自我超越，形成良好的職業(yè)操守。另一方面，作為組織高校改革的有力實踐者，高校應積極開展人事檔案管理人員的崗位培訓，保證其人事部門人員能系統(tǒng)全面地接受新形勢下的知識技能，彌補部分檔案管理者知識水平低、知識結構單一的現(xiàn)狀，激發(fā)其工作積極性。最后，高校可以針對人事檔案管理者開展學術科研活動，提升個人的認知水平。在活動中，通過競爭與合作激勵人事檔案工作人員主動探索適合高校體制改革的人事檔案管理模式，有利于緩解人事檔案管理工作所導致的枯燥乏味等不良情緒。

（二）促進高校人事檔案管理數(shù)字信息化發(fā)展。1.人事檔案趨于無紙化、電子化管理，注重科技進步，人事檔案管理走向數(shù)字化。當前, 我國社會經濟快速發(fā)展, 各種信息在接收、識別、傳遞等過程中呈現(xiàn)出紛繁復雜和轉瞬即逝的特點。高校作為人才的培養(yǎng)機構, 往來人員復雜, 人事檔案管理信息化是必然的要求。因此，面對新形勢，高校應加強對計算機技術的重視，努力追求實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，充分利用現(xiàn)代計算機技術的方便快捷及時準確地進行人事檔案的數(shù)字化管理。這涉及到人事檔案信息的收集與整理、人事檔案資料的整合與歸檔、人事檔案的審查與批注、人事檔案的借閱與歸還等方面內容，通過計算機多媒體技術的廣泛應用，高校人事檔案管理者可以輕松地將以往難以整合的影像、錄音、文本等資料進行無紙化處理，協(xié)助建立電子版人事檔案，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范性目標。2.推動人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立與發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案管理信息化。高校應積極主動地調整人事檔案管理工作，實現(xiàn)由實體管理向網絡信息管理的過渡。通過開發(fā)適合自己的人事信息管理系統(tǒng)，及時更新現(xiàn)有的人事管理技術，間接地督促人事管理人員自覺提升自己的綜合素養(yǎng)，增強計算機本領。但應注意對人事檔案信息的公開、保密程度的把握，合理使用高校人才人事檔案，避免泄露人才信息，給個人及高校帶來不必要的糾紛與麻煩。

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