論《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的應用

文/無錫市城市建設檔案館 許冬青

《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328－2001）是我國建設工程文件歸檔整理的第一部國標規(guī)范，它對建設工程文件的歸檔范圍、質量要求、文件材料的立卷原則、歸檔要求、檔案的驗收與移交等都作出了明確規(guī)定。對做好建設工程文件歸檔整理工作，提高工程檔案歸檔質量，具有十分重要的指導意義。但是，隨著時代的發(fā)展和建設技術水平的不斷提高，城市建設科技化和數(shù)字化不斷地發(fā)展推進。在這一背景下，《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》已經(jīng)不能滿足我省對當前社會建設發(fā)展的要求，在實際工作中遇到很多問題。

一、建設工程文件歸檔整理范圍所遇到的問題

（一）歸檔范圍大，難以到位。一方面《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》將建設工程竣工資料共分為5個大類，144個小類，范圍寬泛、數(shù)量繁多，有相當一部分內容在實際工作中很難到位。譬如決算文件，在工程竣工以后相當長一段時間都難以產(chǎn)生，要求急需領房產(chǎn)證的建設單位提供、移交歸檔，不切實際，這就為城建檔案機構完整、系統(tǒng)地收集城建檔案工作帶來困難。另一方面，在建設工程中產(chǎn)生的一些重要文件在范圍中沒有體現(xiàn)，如前期的發(fā)改委立項批復，還有規(guī)劃局產(chǎn)生的規(guī)劃定點圖等，容易造成報建單位的疏漏，這都需要業(yè)務人員另附說明，詳解理由，增加工作量。

（二）內容繁多，分類較粗。歸檔范圍的內容寬泛，但不細致，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.《歸檔范圍》將房屋工程和市政工程建設竣工檔案資料全部揉捏在一起，給第一次移交建設工程檔案資料的建設單位造成困擾，感覺資料繁多，難以收集，導致一些單位直接跳過城建檔案館辦理房產(chǎn)手續(xù)，造成資料的流失。2.隨著建造工藝的不斷提高，政府對工程驗收要求更加嚴格，很多竣工驗收的重要資料如節(jié)能、保溫資料等都沒有包括進去，與質監(jiān)站新出的質量驗收標準存在一定的差距。3.將長期與短期的資料全部放在一起，導致有些單位將不需要移交的竣工資料移交城建檔案館，加重了工作人員的工作量，影響了工作人員的審核速度，給原本人手就比較緊張的審核部門增加了負擔。4.分類資料重復，如監(jiān)理單位、施工單位負責人名單，工程概況表、工程竣工總結，在監(jiān)理資料與施工資料中都有所體現(xiàn)，造成資料的重復移交，浪費資源。

（三）與當代發(fā)展相脫節(jié)。隨著社會的發(fā)展、科學技術的進步，《整理規(guī)范》與我省城建檔案實際工作發(fā)展的需要有點脫節(jié)。城建檔案法規(guī)與建設行業(yè)以及文書檔案相關法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的矛盾。隨著城市發(fā)展的加快，江蘇省多個城市開始了軌道交通建設，但是《整理規(guī)范》對這方面的竣工資料要求還是一片空白，這將對以后城建檔案館接收資料造成很大的困擾。雖然《整理規(guī)范》對推進城建檔案規(guī)范化、科學化起到一定作用，但已不能適應我省改革開放和現(xiàn)代化城市建設的需要，仍需進一步完善和規(guī)范。

二、解決《整理規(guī)范》與實際工作產(chǎn)生矛盾的對策

（一）領導重視，修訂地方性法規(guī)。法律法規(guī)是保證城建檔案工作穩(wěn)步可持續(xù)發(fā)展的有利保障，加強制度建設，依法治檔是工作順利開展的先決條件。在貫徹《整理規(guī)范》的原則下，根據(jù)我省情況，制定符合我省發(fā)展實際的城建檔案地方性法規(guī)，保證工程文件歸檔內容系統(tǒng)、完整、合理有序、操作熟悉方便，規(guī)范全省建設工程文件歸檔整理標準，提高全省建設工程檔案質量，督促工程基礎管理工作，促進建設工程質量，使城建檔案的業(yè)務工作正常化、制度化、程序化；并通過宣傳，從而為依法治檔創(chuàng)造良好的輿論氛圍，確保城建檔案工作健康、有序發(fā)展。使江蘇省城建檔案事業(yè)的發(fā)展步入一個全新的快速發(fā)展階段。

（二）取其精華，使其更適應現(xiàn)代化城建檔案的發(fā)展需要。《整理規(guī)范》作為城建檔案法規(guī)標桿，兼容了各地的情況。但是從另一方面說，又忽略了各地發(fā)展的特殊性，對實際操作存在一定的矛盾。所以，我們需要根據(jù)實際，1.將《整理規(guī)范》中符合實際工作要求的項目保留下來，如5大分類。2.將短期不需要移交的項目從中剔除，使建設單位報建資料時更加清楚、明白哪些需要移交哪些不需要移交。3.將前期需要的發(fā)改委批復、規(guī)劃定點圖等之前沒有明確加入進去，施工資料結合質檢站的新要求標準，將節(jié)能、保溫等施工、竣工資料添加進去。4.將不符合實際操作的如決算文件、重復收集的如監(jiān)理、施工單位負責人名單、工程概況表等刪除。

（三）細化類別，增加特殊城建檔案歸檔內容。時代的進步和社會需求的變化都要求城建檔案不斷走向現(xiàn)代化，為了符合城市建設發(fā)展的需要，逐步實現(xiàn)我市城建檔案的科學化、規(guī)范化管理，在法律法規(guī)方面也應該與時俱進。

總之，為適應城市建設發(fā)展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規(guī)范，為城市的規(guī)劃、建設和管理及和諧社會建設發(fā)揮更大的作用。城建檔案現(xiàn)代化管理建設是一項長期的工程，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展，從而為現(xiàn)代化城建檔案管理奠定堅實的基礎。