實施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實完整

文/貴州高速公路集團有限公司 羅評娉

當前我國的信息技術在不斷地發展，同時辦公自動化的水平也有了非常顯著的提升，電子文件的數量也比以往多了很多，在當前的檔案工作中，一個十分重要的內容就是對電子檔案進行妥善的管理，同時還要保證電子檔案的真實性和完整性，但是從實際的工作情況來看，還是存在著非常大的不足，職責的劃分還不是十分清晰，管理制度建設不完善，管理人員自身的素質也不是很高，這都會對檔案工作的質量產生非常不利的影響，所以必須要采取有效的措施對其予以改進。

一、明確電子文件的涵義

在信息時代的社會背景下，傳統的檔案管理方式已經無法適應社會發展的現狀，必須對傳統的檔案管理方式進行改革與優化。很多檔案館引進了先進的信息數字技術，提高了工作人員的工作效率。傳統的紙質保管檔案的方式，會造成檔案的缺失以及丟失問題，采用電子檔案的管理方式，可以有效延長檔案的保存時間，而且可以提高檔案信息檢索的效率，為利用者節省了大量的時間。

相關的文件當中已經對電子文件的定義作出了規定，電子文件就是指在數字化的設備或者是環境當中形成的，以數據形式存儲在磁帶、磁盤或者是光盤當中的同時依靠計算機進行查閱和處理的文件。

由其定義我們就可以了解到，辦公自動化系統處理產生，并且使用數碼相機進行拍攝的圖片或者是視頻以及用錄音設備制作的音頻等等都能夠成為電子文件的重要組成部分，當前電子文件還有對其產生、運轉或者是使用及修改過程中所有的詳細記錄進行記載的相關信息，這主要是由于每一份電子文件在生成之后都會自動產生其元數據和相關的信息內容。

二、明確電子文件的管理職責

想要切實做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實性和完整性，相關的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責部門等有關部門之間要進行良好的協調合作，并將各項職責進行明確的劃分，具體表現在以下幾個方面。

（一）檔案行政管理部門。檔案行政管理部門對電子文件的管理有著重要的責任，檔案行政管理部門的工作人員要與其他部門的工作人員多進行交流與溝通，還要對設定區域內的電子文件進行分類歸檔，并進行合理的監督。電子文件雖然發展時間不長，但是對檔案管理制度有著較大的影響，改變了以往的工作方式。檔案行政管理部門的工作人員要負起責任，提高工作的效率，這樣才能保證電子文件管理的質量。

（二）電了文件形成單位。電子文件形成單位發揮著對電子文件進行全程管理的作用，在電子文件形成時要對其進行全程監督，這些工作都需要有電氣文件形成單位的參與，工作人員一定要負起責任，管理人員還要制定出完善的管理制度，這樣才能對工作人員的日常行為進行約束，才能提高電子文件歸檔的效率。

1.檔案部門的職責。檔案部門對電子文件的管理發揮著重要的作用，在與信息化工作等部門商議后，可以建立完善的文件歸檔制度，這包括對電子文件歸檔的要求，保管期限等。檔案部門還要與其他部門做好協調與交流工作，要滿足檔案管理的相關要求，還要保證電子文件的真實性，通過監督與管理，可以保證電子文件信息的完整性。

2.信息化部門的職責。信息化工作部門對電子文件的管理發揮著安全保障的作用，信息化部門在檔案部門與系統開發部門之間架起了一座橋梁，可以為檔案部門提供較多的安全保障技術，還可以實現兩個部門之間的交流與溝通，可以對重要的電子文件進行備份，還可以在系統環境發生變化后，對電子文件進行遷移，這一過程保留了電子文件的格式，可以保證電子文件的有效性、完整性以及安全性。

（三）電子文件形成部門的職責。由于電子文件的大量出現，為了更好的對電子文件形成保護，建立了專門的電子文件形成部門，而這一部門的主要職責就是對電子文件進行有效的積累和歸檔，值得注意的是，部門工作的開展一定要依據本單位實際的檔案部門的要求來進行。

由于電子文件的數量較多而且內容龐雜，所以并不是一個人或者是一個部門就可以做好的工作，針對電子文件開展工作，需要每一個部門都積極地參與，加強部門之間的合作和溝通，通過通力合作來對電子檔案進行歸檔和積累。只有這樣才能夠有效地保障電子檔案信息的真實性和可靠性，從而為日后的電子文件的發展打下堅實的基礎。

三、明確電子文件的管理原則

要想有效地保障電子文件檔案的完整性和真實性，就需要對電子文件進行有效的控制，檔案部門要注重對電子文件生成的過程實施全程監控，在保障電子文件真實、有效的基礎上，對電子文件的歸檔過程進行嚴密的控制，從而保障電子文件歸檔的質量。

要想有效地保障電子文件的真實性和可靠性，就需要對電子文件的內容、結構以及背景信息進行全面的掌控，將其與原文件進行對比和分析，保持電子文件的形成與原文件的相關信息保持一致，只有這樣，才能夠在根本上保障電子文件的真實性和完整性。而電子文件部門需要對形成的電子文件的內容和相關信息進行必要的確認，保持形成的電子文件與原始的文件相一致，從而保障文件的行政有效性以及法律證據性。

電子文件一定要保障其具有完整性，其完整性不僅指其內容要完整，還指其電子文件結構和背景信息要保持完整。要想使得電子文件保持完整就需要對信息收集的過程以及歸檔的過程進行有效的控制，保障電子文件形成的完整性，只有這樣，才能夠保障電子文件的有效性。

有效性是電子文件管理的另一個重要的原則，所謂有效性就是電子文件所具備的可利用的價值以及可以被理解的程度。概括起來即電子文件信息記錄的可靠性以及兼容性等。如果電子文化沒有有效性，也就失去了保存的價值，因為一個無法將其紀錄的信息識別或者讀取出來的電子文件，也就變成了死文件，毫無價值可言。

安全性是電子文件保存所要遵循的重點原則，尤其是在信息化時代，電子儲存方式為文件的永久保存提供了條件，但是網絡病毒的侵入以及黑客的入侵，都為電子文件帶來了非常大的安全隱患，一旦文件信息被竊取，后果無法想象，尤其事關國家機密安全的電子文件。另外，因為電子文件與紙質文件相比，修改更加便利，而且不會留下任何的痕跡，如果一旦電子文件遭到篡改，難以辨別其真假，也無法恢復到原來的面貌，為此，有關管理人員應該制定密碼保護或者編寫特定的程序來實現電子文件的安全管理等。此外，現階段我國的電子文件身份認定的技術并不發達，很多非法操作者正是借機竊取文件，而且不會有任何的警告。正是由于上述原因，使得我國的電子文件安全性受到了極大地威脅，為此，有關人員應該針對現實情況采取措施，盡快解決問題。

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