規范管理電子文件 提高辦公效率

文/中國地質科學院地球物理地球化學勘查研究所 邸月嬌

規范管理電子文件 提高辦公效率

文/中國地質科學院地球物理地球化學勘查研究所 邸月嬌

【摘要】本文結合工作實踐，論述了如何科學有效地管理電子文件，提高辦公效率。

【關鍵詞】文件管理；規范化管理；辦公效率

隨著科學技術的發展，辦公自動化程度不斷提高，文檔電子化是提高辦公室工作效率的必要途徑。但隨著時間的推移，電子文件越積越多，如果不科學、規范地存放，就會導致電腦開機速度緩慢，文件查找困難，從而影響我們的工作效率。現筆者結合自己的工作實踐，談一談如何科學有效地管理電子文件，進而提高我們的辦公效率。

一、分類存放 規范管理

目前電腦硬盤的存儲容量一般都能夠滿足日常辦公的需要。首先將硬盤合理地分區。通常我們將硬盤分為C區、D區、E區、F區。C區用于存放操作系統；D區用于存放工作文件；E區存放學習資料及個人文件；F區用于存放備份程序和臨時文件等。

一般情況下，我們將近期需要處理或者未完成的文件放在電腦桌面上。但是桌面文件過多不僅影響開機速度，而且無形中給人一種凌亂的感覺。最好將文件存入對應硬盤的文件夾中，或者在建立專項文件夾存放文件。在桌面上只留常用程序的快捷方式和正在處理的文件，一般桌面上的圖標越少越好。所以我們工作中要隨時清理桌面文件。

分類存放。將D區的工作文件按不同的類別，分別建立文件夾。如管理類（有編號的）：分為行政管理的有所編號的文件放在一個文件夾里；黨委的有黨編號的文件，紀委、工會的文件分別存放在各自的文件夾里。政務信息類：簡報、快訊、月訊各自存放一個文件夾。公函類：有編號的便函、無編號的函件以及外報材料各自一個文件夾。會議材料類：有領導講話稿、會議材料、會議紀要、工作報告等各自存放。綜合類：各種報表、各種通知等各自存放一個文件夾。再有日常辦公類：如收、發信件，收、發公文，日常工作記錄等等，都分別存放在各自的文件夾里，按順序排列。每個文件夾再按不同的年份建立子文件夾。這樣按不同的類別，分門別類存放，既規范、又整齊，讓人看起來有條有理，又好查找。并且按每個大類的文件建立文件目錄數據庫，這樣更便于今后方便快捷地查找檢索電子文件。同樣，其它區的電子文檔也按此方法存放。每隔一段時間整理一下電腦中的文件，將文件放在對應的磁盤文件夾中，并及時清理過期文件。第三方清理軟件只能幫助用戶清理系統和應用軟件產生的臨時文件，日常辦公的電子文件還是需要我們自己判斷手動清理，避免占用磁盤空間和查找文件帶來困難。

為了便于區分，必須給文件夾和文件正確命名。文件名應具有清楚表示文件內容，便于快速檢索，利于區分版本的特點。文件夾命名應采用“序號+主題”的形式，例如01政務信息、02行政管理、03會議紀要、04公務信函等等，通過文件夾順序排列，可使文件夾整齊有序；文件命名應采用“文件主題+部門+作者+日期”的規范的文件命名方式，例如2014年部門工作總結-辦公室-小李-20141220；對于有編號的文件來說，如（地物研〔2014〕1號）（地物研黨〔2014〕1號）（地物研函〔2014〕（地物研函〔2014〕1號）等，政務信息類的：如（第1期）（第2期）（第3期）等等，直接用文件編號進行命名就可以。另外，在命名過程中需要注意，對文件進行命名，其文件名需要嚴格遵守命名規則：一是不能使用字符對文件進行命名，否則出現命名失敗。二是文件夾分類的深度控制在三層。三是不要修改擴展名，否則無法打開文件，通常情況下，可以通過文件選項隱藏擴展名，進而在一定程度上防止出現誤刪。

對快捷方式進行合理使用。在桌面上設置磁盤文件的快捷方式，隨時將文件存放到相應的磁盤里，防止重裝系統進而造成資料的丟失。對于應用程序，需要將其統一安裝在C盤，在這種情況下，可以有效避免因每個磁盤中安裝程序，降低開機速度。重裝系統一般需要通過電腦公司的人員或者電腦高手來完成，在日常生活中，我們可以利用第三方軟件重裝系統，例如，360安全衛士，在該應用軟件中，就有系統重裝功能，借助該功能就可以輕松重裝系統。對于磁盤的碎片需要進行定期地整理。利用碎片整理工具，整理磁盤碎片，具體的操作方法就是，選中磁盤，右鍵單擊選擇屬性，然后選擇磁盤清理。

二、良好習慣 貴在堅持

要做到科學、規范地管理電子文件，貴在堅持。辦公室工作人員在日常工作中盡可能做到將電子文件隨時歸類，定期整理。以便于后續工作的順利進行，從而提高辦公效率。為日后方便快捷地查找、利用電子文檔，打下良好的基礎。

要不斷強化工作意識，上班時間不玩游戲；不上網購物、聊天等；強化安全意識，設置電腦開機密碼，防止非操作人員亂動，保護文檔數據安全；嚴禁上網機處理涉密信息；禁止登錄非法網站；定期殺毒，定期對磁盤碎片進行整理；安裝使用正版操作系統，禁止下載安裝使用不明軟件，以免給計算機帶來威脅；定期維護計算機，及時備份數據，避免人為或者硬件損壞造成的數據丟失。

養成良好的工作習慣，是做好各項工作的前提和保障，所以我們在日常的工作中要以認真負責、謹慎細致的態度對待工作中的每一個環節，不斷完善和優化管理程序，并且要持之以恒。清爽的電腦桌面和存放有序的電子文檔如同擺放整齊的辦公桌和井井有條的文件柜，讓人神清氣爽，心情舒暢，工作起來得心應手。還給人以高效干練的印象。不但確保了文件處理的及時性、準確性。同時也提升了個人的素質修養，提高了整個辦公室的工作效率。因而培養規范、嚴謹、高效的工作作風，要從點點滴滴做起，從科學、規范的管理電子文件做起。