淺談辦公自動化系統對系部秘書工作的積極作用

文/東莞職業技術學院 宋柳萍

一、辦公自動化對系部行政秘書工作的重要性

在高校行政管理中，系部行政秘書是下屬教學部門與學院行政職能崗位，是與各領導層聯系的紐帶，負責系部與各部門工作互通，是各項工作的重要樞紐，負責部門上傳下達的工作。同時，系部行政秘書的工作還兼具綜合性、時效性、繁雜性等特點。高校行政管理中采用OA辦公系統，可以本著把單位日常辦公管理系統化、規范化、標準化、科學化的原則，將領導層、相關職能部門及下屬各教學系部利用互聯網相聯，實現公文、通知、公告、請示的上傳下達，實現基層數據的采集與匯總，形成一個涵蓋數據采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息行政管理系統。

綜上所述，辦公自動化系統涵蓋面廣，實用率高，辦公速度快等特點能夠極大限度地提升行政秘書的工作速度，保證工作質量，無疑是提高工作效率的重要及有效手段。

二、辦公自行化系統對系部行政秘書工作的積極作用

（一）節約成本、節省時間、提高工作效率。傳遞、辦理公文、撰寫各項文書是系部行政秘書的常規工作。秘書撰寫各類文書通常需要經過多次斟酌、刪減等修改程序才能定稿發出，根據傳統的秘書工作，文件在反復的過程中必定需要消耗大量時間，大量紙張筆墨，不可避免地造成了資源浪費；同時，按照傳統的秘書工作，公文的辦理也需要秘書人員手動將各類文件分類，整理，編排時間順序，按照急緩程度傳到不同領導處查閱審批，在公文的傳遞過程中，即使秘書人員如何抓緊時間傳送文件，中間都會出現由于程序復雜而消耗時間，如出現同一文件需要經過多個領導審批，這種滯慢的情況更加不可避免，甚至可能出現領導尚未審批完成文件已經過期的情況。同時在公文辦理中，也可通過計算機將文件掃描傳送到相應領導的計算機中待其查閱審批，即使領導不在辦公室，也可通過計算機網絡系統辦公，并且可在系統上查看領導批閱情況，方便行政秘書在領導出差時能夠嚴格按照領導審批文件，傳達文件精神，下達文件任務，真正地實現無紙化、網絡化、個性化辦公，確保各項工作按時按量完成，節省時間，節約資源，提高工作效率。

（二）提高文件歸檔的系統性、科學性，方便查閱。系部行政秘書負責系部上傳下達的重要工作，也負責本部門相關文件的歸檔整理工作。辦公自動化系統的出現，行政秘書人員可通過辦公系統及互聯網，接收各部門傳送的公文并可在計算機中建立相關文件夾，將公文文件按照類別、重要等級等情況以電子文件的形式歸檔存儲于計算機磁盤中。秘書也可根據實際的工作需要，打印復印相關的紙質材料歸檔，避免傳統的檔案管理需要眾多文件柜儲存大量紙質材料的問題，大大節省了檔案歸檔的時間及空間。系部領導、系部人員在工作過程中，經常會出現需要用到多種不同類型的文件，甚至是多年前的文件。通過辦公自動化系統，秘書避免了傳統紙質資料查閱工作的麻煩，計算機搜索功能使秘書人員可以在最短的時間內提供相關文件，保證各項工作及時順利地開展。

（三）增強系部秘書與各工作人員的協同合作。系部行政秘書工作屬于學院行政管理工作的基層管理，所有的材料數據的收集匯總，通過不同領導審批，甚至可能出現同一份文件需要遞交多個部門審批存檔的情況。利用辦公自動化系統，秘書人員可以同時給多個部門多個工作人員及時準確地發送各種辦理文件，實現各項工作同時進行。利用自動化系統，各部門人員也可隨時查閱文件的辦理進度、辦理情況，做到實時工作跟蹤，節省大量的工作時間、人力及物力。工作過程中，行政秘書也可將材料及數據的收集工作利用電子文檔的形式統一發送、收集、整理。這就可以最大限度地避免系部在崗教師由于上課等原因不能及時上交材料的情況，確保工作按時按量完成。

（四）有利于促進秘書人員業務素質水平。辦公自動化系統在方便秘書人員工作、提高辦公效率的同時也對秘書人員的綜合業務素質水平提出了較高的要求。辦公自動化系統是以計算機為中心，利用先進的互聯網技術及一系列的先進設備形成的辦公系統，要求秘書人員不僅僅需要具備秘書的專業知識及能力，還要求秘書人員必須懂得相關的計算機及其他辦公設備例如一體復印機、傳真機、掃描機等相關先進設備的運用知識。所以，為了適應辦公自動化的發展需求，秘書人員必須提高自己的專業技能及先進設備的運用能力。由于系部處理的辦公文件及相關數據均為教學一線數據材料，相對而言更加零散繁雜，所以系部行政秘書更應該掌握好辦公自動化系統的運用技能，提高工作效率，才能更好地服務一線教學部門，為整個學院的行政管理奠定好基礎。

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