企業檔案管理的措施和效果分析

文/廣東省湛江農墾局 韋海貞

企業的檔案管理是一項龐大、復雜、繁瑣的工作，尤其是對于一些大型的企業來說，想要做好企業的檔案管理工作是相當困難的，這就導致許多企業的檔案管理工作存在一些問題，亟須采取有效的措施進行處理。因此，文章針對企業檔案管理措施以及效果的分析具有非常重要的現實意義。

一、企業檔案管理存在的問題分析

（一）企業檔案管理部門缺乏先進的軟件設備。目前，我國許多企業的檔案管理依然采用最基本的檔案管理軟件，即采用局域網的軟件形式，該種軟件的弊端在于不能夠實現跨區域的管理，導致該種現象的原因是企業不重視企業檔案管理工作，同時也沒有投入相應的資金進行軟件建設，導致檔案管理軟件和設施相對落后。

（二）企業檔案管理制度不健全。企業檔案管理制度不健全主要表現在以下幾個方面：其一，檔案管理制度不合理；其二，檔案更新不規范、不及時；其三，檔案管理人員不規范。這就導致企業的檔案管理形同虛設。

（三）企業檔案管理缺乏后續更新。隨著企業的發展，員工數量的增加、企業高層的變動等，檔案管理工作需要及時更新，但是一些企業對新進基層員工的檔案管理缺乏效力，管理效果并不理想。

二、企業檔案管理的有效措施以及結果分析

（一）創建完善的檔案管理制度。企業在檔案管理過程中，創建完善的檔案管理制度，當制度設定之后，企業管理者以及所有員工都應該按照制度來處理檔案問題，任何人都不能隨意借用檔案。此外，還應該創建檔案管理委員會，負責檔案的安全保管、借用、更新等工作。通過創建完善的檔案管理制度，能夠有效地約束某些人非法用檔、擅自借檔案或者借用檔案逾期不換的現象，實現檔案管理的條理化和制度化，同時促進企業檔案的良好發展，為企業選用人才提供更可靠的依據，保證企業能夠人盡其才。

（二）做好檔案的信息化建設。隨著互聯網技術以及計算機技術等快速地發展（例如職位識別技術、語音識別技術、密碼計算技術等），在一定程度上增加了文件資料的安全性與保密性。因此，企業檔案管理應該與時俱進，檔案管理軟件應該不斷地更新，通過借助掃描儀器、計算機等設備實現對檔案管理的網絡化管理，能夠顯著提高檔案管理效率。同時，檔案管理的軟件實現網絡化，即使不在同一個地區，甚至不在一個國家，通過網絡能夠實現對整個檔案庫的管理，這樣能夠拋開地域的限制，實現檔案資源的共享，實現檔案管理的系統化。目前，我國許多企業都利用計算機技術、互聯網技術創建了電子文檔，并且隨著我國以及世界性電子文檔和網絡建設的不斷發展與改進，世界范圍內的電子檔案信息的共享已經成為一種必然趨勢，檔案資源的利用程度也會隨之實現最大化，從某種程度上表明，這是企業檔案管理發展的一種必然結果。

（三）加大資金投入。企業的檔案管理工作和其他管理一樣，都需要資金的支持，隨著企業規模的擴大、人數的增加，企業的檔案以及相關的信息都在增加，企業現有的檔案管理設備、儀器以及資金等都不能滿足企業發展的實際需求。因此，這就需要企業增加資金投入，購置一些打印機、掃描儀以及其他功能的設備，這樣不僅能夠降低檔案管理工作人員的工作強度和難度，還能夠為企業目的性的實現提供可靠的技術支持。此外，企業的檔案管理水平在一定程度上體現了企業的總體管理水平，是展現一個企業精神風貌的窗口，做好企業的檔案管理工作，能夠將其最大作用發揮出來。由此可見，加大資金投入力度，對于企業的發展具有非常重要的作用，應該引起企業領導層的重視。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。目前，企業檔案管理人員分為兼職和專職，對于專職崗位與兼職崗位應該進行明確分工，對于檔案管理人員進行定期的培訓和再教育，一方面學習檔案管理的新理論、新方法，同時還應該學習網絡知識、計算機技術以及使用檔案軟件，此外還應該學習檔案管理的相關法律、法規，這樣能夠保證每一個檔案管理人員充分、全面地了解檔案法。此外，檔案管理人員還應該加強溝通和交流，這樣能夠相互學習其他檔案管理人員的先進經驗，不斷總結工作經驗，不僅能夠提高檔案管理人員的綜合素質，還能夠提高團隊意識，有效地提高檔案管理效率。此外，通過對檔案管理人員進行合理、明確的分工，能夠保證各司其職，并做好自身的基礎性工作，同時不斷地學習檔案管理的先進理念以及方法，相互交流、溝通以及總結經驗，有利于檔案管理團隊的建設以及提高團隊工作能力。

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