探析企業科技檔案的收集與整理

文/廣東電網有限責任公司茂名高州供電局 陳世琴

科技檔案是供電企業越來越重視的一種檔案，在企業生產經營中的地位越來越受到重視，認真做好企業科技檔案工作的收集和整理工作，提高對科技檔案的案卷質量要求，對企業的科研成果、提高管理水平、降低企業耗損、提高經濟效益有非常大的幫助作用，企業應加強對科技檔案的收集和整理工作，為檔案部門收集、整理科技檔案提供方便。

一、科技檔案的收集工作

科技檔案是檔案管理的重要內容，也是科技檔案信息資源開發的必要條件。在供電企業的科技檔案收集中，科技檔案涉及到供電企業的各個方面，不僅為供電企業提供隱形生產力，也為電力企業的發展提供服務。做好企業科技檔案的收集工作，首先要明確企業檔案部門的指導思想和要求，協調、交接科技業務部門的歸檔文件，掌握科技檔案收集工作的途徑和方法，積極開展科技檔案的收集工作。按照供電局對工程項目檔案管理規章制度，通過以收集、整理的形式進行工程項目資料的收集，保證工程項目資料的真實完整、系統和準確，只有保證科技檔案的質量，才能發揮企業科技的有效性。

在供電局的科技檔案中記錄供電企業的各種活動，電力基礎建設以及科研活動，對工程項目的立項及竣工等過程的記錄整理，電網生產、運行，改擴建和維修等各種資料形成檔案。檔案人員向供電局人員征集科研成果的檔案，對本單位各職能部門的科技檔案進行收集，移交本單位個人科技檔案。

企業檔案人員必須熟悉和掌握收集各工程項目檔案的渠道和方法，檔案人員對科技檔案意識的強弱，對檔案工作中科技檔案的收集有著重大的影響。所以，還要加強檔案人員的科技檔案收集的意識，做好供電企業科技檔案收集的關鍵是對系統的科技檔案和零散的科技檔案進行分門別類地收集，既要增強檔案人員的科技工作意識，又要把科技思想貫穿到工作當中，根據科技檔案收集的規律，對檔案人員合理分配工作，科學、有效地進行檔案收集。在收集過程中，實行嚴格的監督控制。在科技檔案收集歸檔前，一定做好對科技檔案不完整、收集來源不準確等各種情況的記錄和報告，并進行補充和完善。

二、加強科技檔案整理工作

供電企業在生產和經營活動中對科技的檔案要求越來越高，企業對科技檔案的調閱愈來愈頻繁，已有的檔案管理模式適應不了新環境下檔案工作的新要求，加之供電企業的不斷發展，電力事業的改革等因素的影響，使電力企業愈來重視科技檔案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，對科技檔案工作進行卓有成效的保護措施。

（一）案卷內的科技文件有序排列。在供電企業的所有科研科技檔案，應按照時間順序進行排列。零散的科技檔案做到有規律、有目的地排列。對各工程基建項目資料應按照開工時間、材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、運行、維修等一系列的運行制度進行整理，也可按照各自相關聯的案卷實行類目排列或單獨組卷。

（二）案卷封面制作規范?？萍紮n案的案卷封面要制作規范，符合標準?？稍诎妇硗夥饷娴恼砻婧桶妇韮确饷嫔现谱?。制作時，應簡明案卷題名、準確概括案卷內容。對案卷題名應包括名稱、代字、代號、組件、部件、階段的代號和名稱。對編制單位，應注明案卷材料的主要單位或負責人。寫清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技檔案要求，對檔案的保管年限注明保管期限，并填寫保管密級。填寫案卷的目錄號、分類號和順序號，以及檔案室的代號和編號，對本案卷的定本進行微縮編號的填寫。

（三）準確填寫頁碼。對科技檔案案卷內的文件材料進行頁碼編寫，對有書寫內容的頁面進行編號，統一規范單頁面在右下角編寫，雙頁面文件材料正面在右下角，背面在左下角進行編寫。對于成套、冊等科技檔案的情況，原目錄可代替卷內目錄，原頁碼也可代替卷內頁碼。若與其他零散科技檔案組合一起的，應排在卷內文件材料的末尾，備注中注明總頁碼即可。

（四）卷內目錄編制清晰。對卷內目錄的編制應清晰，順序號按照阿拉伯數字進行標注，文件材料題名、文件編號、責任人、日期、頁次等應清晰規范。卷內目錄的編制應排在案卷文件材料的前面。

（五）卷內備考表制作。卷內備考表要標明科技文件材料的件數、頁數和需要說明的問題，應排在卷內文件的末尾。

三、結語

科技檔案工作是企業生產和經營中必不可少的工作，在企業中的利用價值越來越大，特別是供電企業對科技檔案的利用率及其在生產經營中的地位越來越高，檔案人員要充分認識、認真做好企業科技檔案工作的收集與整理，加強對企業科技檔案工作的案卷質量把關，為企業有效地服務，使企業的科技檔案工作與企業的生產和經營同步發展。

[1] 史濟華.加強企業科技檔案的收集與管理.[J].機電兵船檔案，2011，2(1)：11～12.

[2] 陳碧燕.淺談企業科技檔案的收集與整理.[J].2012，2（3）:35～36.