試論科研項目合同檔案的管理

文/中船重工集團公司第七二六研究所 吳春紅

科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據憑證性、形式與內容的規范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性。科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，同時為科研生產、經營管理提供依據和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創新工作思路，探索新的管理模式，實現規范化管理。

一 、類別

我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據不同的內容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1.科研生產合同：主要指型號科研、預先研究、裝備生產、維修保障等方面的合同。2.儀器設備合同：主要指外購儀器設備、非標設備等方面的合同。3.基本建設合同：主要指工程建設等方面的合同。4.其他合同：主要指其他類合同。

二、存在的問題

由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現以下一些問題。

（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現象時有發生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。

（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。

（三）存在復印件、圓珠筆書寫等現象。歸檔的合同中，如委托授權書等文件，經常出現復印件現象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

（四）存在歸檔計劃落實性差。出現隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現象。

三、管理的方法和措施

檔案部門應及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業單位科研生產經營管理各項工作對檔案管理的要求。

（一）健全制度，落實管理。科研項目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔，故我所檔案部門與合同相關的管理部門進行了溝通，在執行檔案管理標準的基礎上，結合檔案管理工作的實際情況，于2012年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關的制度來規范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。

（二）實現網絡管理體系。根據科研項目合同檔案的特點和要求，實行網絡管理體系，由檔案部門集中統一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監督指導各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網絡體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業務部門之間的業務交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。

（三）明確管理程序。我所領導非常重視科研項目合同的制作過程，規定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內容，經過各相關部門領導的校對審核，由主管的所領導批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權益，使合同檔案充分發揮其突出的依據憑證性作用。

四、采取有效的管理措施

館藏檔案質量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發揮。

（一）制定歸檔計劃，主動介入。考慮到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據合同檔案管理網絡體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發揮主觀能動性，配合業務部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協議等的檢查和指導工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。

（二）歸檔時嚴格把關。由于合同檔案的種類繁多，所以應該根據實際情況，嚴把歸檔質量關，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內統一的合同編號進行系統排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關培訓材料及驗收依據等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關的證據材料，糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質量關。

（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。

對于合同檔案的分類、組卷、編號，我所是參照文書檔案的管理標準來進行的，首先將“合同檔案”設置為一級類目，然后按照“問題—年度”分類方法進行分類、組卷、編號。這里的“問題”，就是合同檔案的類別。這個管理方法非常便于合同的統計、查找和利用，充分滿足了合同管理部門的工作需求，給檔案人員的工作也帶來了便利。與此同時，由于合同檔案不是一個獨立個體，與科研生產經營管理各方面有著千絲萬縷的關系，通過建立參見號，關聯至各相關的案卷中去，進一步完善整個檔案管理體系。

（四）利用管理。檔案的價值在于利用，做好檔案利用工作是檔案部門的重要任務。只有提高了歸檔質量，才能更利于檔案的利用。由于科研項目合同檔案直接反映一個單位的生產經營運行等情況，鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況時一般不應提供合同文本原件，而是提供副本或者復印件，既方便了利用又減少了磨損。同時對合同檔案的查閱也應制度化，對于密級合同檔案應采取保密措施，必須經過嚴格的審核程序后方可利用，以免泄露單位機密。

科研項目合同檔案是企事業單位的無形資產和寶貴財富，加強和重視合同檔案的管理，強化責任，積極探索，不斷完善合同管理制度，逐步實現合同管理工作的規范化、制度化、科學化，是檔案人員積極努力和探索的新方向。