充分發(fā)揮高校人事檔案服務(wù)功能之我見(jiàn)

文/欽州學(xué)院人事處 吳珍

高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)、教職工職稱評(píng)審、崗位聘任等工作服務(wù)。一句話，為學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展是高校人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。高校是干部尤其是專業(yè)技術(shù)干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學(xué)校的穩(wěn)定與發(fā)展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問(wèn)題，如檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，基礎(chǔ)工作薄弱，管理不夠規(guī)范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質(zhì)不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等等。所有這些嚴(yán)重制約和影響了人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。要想改變這種狀況，充分發(fā)揮學(xué)校人事檔案工作的服務(wù)功能，筆者認(rèn)為，必須樹(shù)立檔案意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、改革意識(shí)及服務(wù)意識(shí)，改革管理方式，提高檔案管理人員素質(zhì)。

一、牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

人事檔案是記錄和反映個(gè)人德能勤績(jī)等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準(zhǔn)確與安全，關(guān)系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對(duì)人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識(shí)比較淡薄。其表現(xiàn)為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動(dòng)把諸如學(xué)歷、學(xué)位，資格考試、注冊(cè)考試、獲獎(jiǎng)材料、繼續(xù)教育證明等個(gè)人材料交到人事部門歸檔保存，而當(dāng)晉升職務(wù)、升學(xué)考試等急需有關(guān)材料時(shí)，才心急火燎地來(lái)查找。不少領(lǐng)導(dǎo)甚至分管人事的領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案工作不夠重視，主要表現(xiàn)為：一是思想上不夠重視。認(rèn)為現(xiàn)在使用干部主要看工作能力和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案只是拿來(lái)參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認(rèn)為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領(lǐng)導(dǎo)親力親為。

由于不重視檔案工作，在實(shí)際工作中就存在如下問(wèn)題：一是沒(méi)有按要求配備檔案管理人員；二是沒(méi)有按要求去搞好基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)；三是檔案管理崗位上的人員變動(dòng)比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負(fù)擔(dān)過(guò)重。這些問(wèn)題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。

因此，要使高校人事檔案工作更好地為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹(shù)立檔案意識(shí)。從而一方面積極主動(dòng)地配合組織人事部門工作，把應(yīng)當(dāng)歸檔的個(gè)人材料遞交組織人事部門。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，在基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)、人員的配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。

二、牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，切實(shí)抓好人事檔案的基礎(chǔ)工作

許多高校尤其是近年來(lái)由專科升格為本科的地方本科高校，人事檔案不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)為：一是檔案材料收集不齊全，對(duì)人事檔案中必備的材料沒(méi)收集全，造成檔案材料流失。二是對(duì)檔案材料的鑒別不準(zhǔn)確，把一些不應(yīng)當(dāng)歸檔的材料或手續(xù)不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實(shí)性。三是整理不及時(shí)，對(duì)收集來(lái)的檔案材料沒(méi)及時(shí)整理歸檔，使檔案利用起來(lái)不方便。四是基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規(guī)范。

以上問(wèn)題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無(wú)一例外地是由幾所學(xué)校合并后才升格的，合并前由于隸屬關(guān)系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態(tài)。二是合并升格前，從領(lǐng)導(dǎo)到干部職工都忙于迎接升本評(píng)估的準(zhǔn)備工作，無(wú)暇顧及人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)。三是合并升格后，在校教職工人數(shù)成倍增加，而檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)增加，工作量大，任務(wù)繁重，人手短缺。從主觀方面來(lái)說(shuō)，人事檔案管理規(guī)范意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致工作不到位。

要使人事檔案管理規(guī)范化，首先要樹(shù)立規(guī)范意識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到維護(hù)和保證教職工人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務(wù)，它直接關(guān)系到組織部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線，關(guān)系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點(diǎn)馬虎。其次，切實(shí)抓好基礎(chǔ)工作，努力做到以下四點(diǎn)：

一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項(xiàng)貫穿始終的經(jīng)常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r(jià)值。按《干部人事檔案管理規(guī)范》規(guī)定，對(duì)收集來(lái)的材料進(jìn)行審查，本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則，對(duì)收集來(lái)的材料進(jìn)行取舍。三是基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化。按檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，設(shè)專用庫(kù)房、閱覽室、辦公室，配置鐵質(zhì)檔案柜，配備電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。四是制定工作制度。按人事檔案規(guī)范管理目標(biāo)制定具體的工作制度，使每項(xiàng)工作有章可循，保證工作正常、有序、規(guī)范地進(jìn)行。

三、強(qiáng)化改革意識(shí)，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式

據(jù)筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統(tǒng)的，大多數(shù)院校的檔案還沒(méi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時(shí)，造成整理、歸檔不及時(shí)，使信息不能及時(shí)更新和補(bǔ)充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務(wù)方式被動(dòng)、方向單一，坐等用戶上門來(lái)為其服務(wù)，只滿足人事工作需要，沒(méi)能將人事檔案工作與學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科建設(shè)等工作結(jié)合起來(lái)開(kāi)展，對(duì)人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不夠；人事檔案只向組織開(kāi)放，個(gè)人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內(nèi)容，因而制約了檔案的利用。當(dāng)前，我國(guó)的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，已難以適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強(qiáng)化改革意識(shí)，從下面幾個(gè)方面改變傳統(tǒng)的管理方式。

一是運(yùn)用現(xiàn)代化的手段、科學(xué)管理。信息技術(shù)的發(fā)展，為人事檔案現(xiàn)代化管理提供了有效的技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而提高檔案的利用率。

二是與時(shí)俱進(jìn)，豐富人事檔案的內(nèi)容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內(nèi)容，把能反映個(gè)人教學(xué)、科研、繼續(xù)教育情況、道德品質(zhì)、潛在能力等材料增加到檔案中，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。

三是轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應(yīng)改變觀念，提高服務(wù)意識(shí)，在工作中根據(jù)實(shí)際情況，除必須要保密的內(nèi)容外，在教職工職稱評(píng)審、進(jìn)修學(xué)習(xí)、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時(shí)，盡最大努力為單位或個(gè)人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學(xué)校人事工作服務(wù)。

四、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)

如上所述，加強(qiáng)人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。因而，從某種意義來(lái)說(shuō)，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務(wù)性工作。而要做好服務(wù)工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為：有的政治素質(zhì)不高，工作原則性不強(qiáng)；有的缺乏奉獻(xiàn)精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)或?qū)ｉT的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)理論知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不熟悉或業(yè)務(wù)水平不高；有的兼職人員，沒(méi)有把主要時(shí)間放在檔案管理上；有的服務(wù)意識(shí)淡薄，對(duì)前來(lái)查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽(tīng)。由于素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響了學(xué)校人事檔案管理質(zhì)量，使人事檔案的服務(wù)功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

針對(duì)上述問(wèn)題，高校組織人事部門應(yīng)該采取有效措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)。一是抓培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，這是提高工作效率和工作質(zhì)量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務(wù)功能的重要保證。二是從政治上關(guān)心檔案管理人員的培養(yǎng)和成長(zhǎng)。三是根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定嚴(yán)格的工作制度。通過(guò)一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案的管理水平。

[1] 朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國(guó)檔案出版社,2002年.

[2] 陳志宏.對(duì)加強(qiáng)高校人事檔案的服務(wù)功能的思考[J].武夷學(xué)院,2014,(1).

[3] 顧彩霞.完善高校人事檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案.2011,(2).