淺論移動辦公新趨勢

文/山東協和學院 王敬 胡麗 張晶

隨著電子移動辦公工具的普及推廣，代表舊時代辦公體驗的筆記本早已被人丟入垃圾桶中，當代人拋棄了紙、筆和PC，以移動、云、社交為核心的新介質正在掀起一場辦公模式的重大變革。如今在多數“辦公室的使用率通常只有45%”的情況下，固定的流程式辦公并不是企業發展的明智選擇。來自思科的調查表明，越來越多的人更傾向于3A辦公模式——使得在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業務相關的任何事情（Anything），成為真實的辦公場景。這表明當前許多企業對移動辦公具有強烈的需求。而如何構建一個可支持移動辦公的管理流程卻是企業亟待解決的問題。

一、提高決策效率

傳統的管理模式中，公司領導審批一項合同，要走完全部審批流程需在一周左右。而現在，這個效率問題，僅通過一部手機，就可以被大大提高，時間被縮短至1-2天。移動辦公不僅是一場“工作方式的革命”，對于企業更是一場管理模式的“翻新”。

若是企業提高決策效率，也意味著降低成本。每個企業無時無刻不在尋找“開源節流”的辦法，而移動辦公正是代表著降低成本的先進方式。

但是轉換辦公場景后，很多從PC端移植過來的業務模式不適用于移動端。在移動辦公的推行過程中，要想提高效率，原來的業務流程面臨著重新構建的壓力。

以銷售系統為例。業務重點從側重的企業內部銷售管理轉向讓銷售人員更加方便地獲取客戶相關的信息。甚至可以利用移動設備快速地在手機上發起訂貨，直接與客戶達成交易。而這必然需要對企業的IT系統進行重建，否則就失去了辦公模式變革的意義。

除了IT系統的建設，支撐移動辦公更重要的要求是企業從經營伊始就應該把自身視作一個“移動端”來進行設計。在這個過程中，明確重構管理體系是要適應“快”節奏，因為這樣最終才能符合移動辦公模式。

二、柔化管理機制

在一個企業，只要有無線網絡，無論是在辦公室的哪個角落，甚至于辦公室以外的場所，員工都可以進行辦公。同時，社交媒體的快速滲透，也對移動辦公起到了推波助瀾的積極作用。最明顯的例子便是，一個人在自己的社交區域看到一個精彩的文案，受益匪淺，對自己的業務產生了重要啟發，他便可以隨手一點分享到朋友圈，任何人都有話語權，集思廣益，話題的決策者，通常是公司領導，若覺得群組成員討論的方案完全可行時，就可以馬上安排人進行落實。

在當今社會，存在著眾多此類的知識工作者，他們只需要管理者在開始確立一個具體的目標，做出一個投入產出比的預算表，在轉化的中間過程，具體的負責人發揮主觀能動性，實現轉化，至于業務實施過程并不重要。所以，管理者可以利用社交媒體的優勢，更靈活地管理員工并達成目標。因為員工是否積極主動完成工作，在于管理機制的柔性化，而不是僵硬的流程束縛。

三、稀釋組織邊界

如今面向企業的移動辦公平臺（例如微信）領域方興未艾，有著極大的發展空間。移動辦公平臺最關鍵的是在企業內部連接人與人，連接人與服務。而目前大多數的企業都采用傳統的層級管理，在這種管理模式下，任何問題均需層層匯報，企業內部的組織邊界劃分得很清楚。盡管不同部門、崗位間也會有業務往來或者交叉的情形，但受限于管理方式的阻隔，因利益關系形成一個個的“信息孤島”成為普遍現象，企業內部也因這種“信息孤島”的存在而存在溝通不順暢的情況。

移動辦公毫不客氣打破了此類屏障。在移動辦公平臺的工作空間里，企業客戶可以將自己的微博、微信、團隊日歷等諸多移動應用放上去，員工們可以在上面完成一些日常事務、同事交流及互動，打破了部門壁壘與地域限制，讓企業內部的協作效率提高不少。通過移動辦公系統，在組織內部將割裂的信息連接起來，讓員工的協作越來越繁密，組織也越來越扁平化。

四、提倡全員協作

如今，越來越多的企業注重企業的信息化建設，而在投入的途徑上也發生了變化——放棄ERP，轉而布署移動OA、移動CRM以及云辦公等。企業的運營模式也深深受著上述辦公應用的影響，傳統的管理方式已不能滿足企業的發展，企業的管理模式必須進行重新定位和構建。

移動辦公是一個更加全員性的工作模式，公司管理過程中處理事情需要快速與高效，不能程序化。業務快速推進必須依靠全員協作與溝通，這也正是移動辦公的最終目的。

五、結語

綜上，企業應該明確自身信息化建設方向，通過加緊移動辦公的建設與市場競爭力的緊密聯系，拓展發展空間。企業必須認識到移動辦公建設的必要性，在已有的管理體系中逐步引入移動辦公，以彌補原有管理體系決策效率低下、管理僵化、溝通不暢的缺陷，來實現生產、經營、管理的信息化。但更重要的是企業管理水平和專業人才，技術與管理應同步進行，這才是決定企業信息化建設成功與否的關鍵因素。