提高責任意識 加強過程控制

文/合肥城市軌道交通有限公司 張玉童

“收集難”是檔案管理工作中遇到的首要難題，如何解決這個難道，我認為需要從多方面入手，共同作用，才能有效解決問題。收集難，一方面是指收集不到檔案資料，另一方面指收集來的資料質量不高，包括內容不完整、不齊全、準確性、真實性不夠、重要性不夠，案卷質量不高等。以軌道交通工程檔案管理為例，收集難，就是工程都竣工好幾年了，但檔案資料卻還沒有通過驗收，無法完成建設單位或城建檔案館的歸檔移交工作。

一、城市軌道交通工程檔案收集的特點和難點

城市軌道交通工程由于投資大、環節多、內外協作關系復雜、建設周期長的特點，決定了其檔案收集工作也是一個龐大的系統工程。做好檔案收集管理工作不僅是檔案部門的責任，也是其他職能部門的職責所在，需要各部門統一協調、積極參與，才能保證檔案收集管理工作的正常開展。

一是檔案形成部門多，來源廣。軌道交通建設在項目申報過程中，涉及各級各類政府機構，項目材料逐級申報和審批，項目承包參建單位有：勘察、設計、測量、強審、原材料、半成品、設備供貨商等，有土建施工單位、設備安裝施工單位，施工監理單位、檢測、監測、風險咨詢單位等等，所以檔案來源既有政府機關、也有企業，有國內也有國外，有中文也有外文，收集范圍極廣、難度大。

二是檔案種類多，數量大。軌道交通項目檔案種類齊全，形成的試驗、檢測、施工記錄、驗收記錄、圖紙，有文字、圖表、照片和光盤等各種載體形式，規格眾多，數量龐大，據統計，一條軌道交通線路所形成的全套檔案需占用300平米左右的庫房。

三是專業性強。軌道交通工程檔案管理涉及多學科、多領域專業知識。有勘察、測量、建筑、結構、給排水、電氣、通風與空調、機電、軌道、供電、通訊、信號、自動售檢票、監控、火災自動報警、電梯、屏蔽門、裝飾裝修等幾十個專業內容。

在軌道交通工程建設的起步階段，主要存在以下一些問題：

一是參建單位多，時間跨度長，檔案管理經驗不足，管理難度大。軌道交通建設工程從開工到運營，一般需要5年左右的時間，時間跨度比較長；參建單位眾多，很多單位辦公是在活動板房，或是租用辦公樓、民房，檔案管理工作條件差；檔案人員專業水平參差不齊，且人員變動頻繁，有些單位檔案員還身兼數職，這就給檔案材料的收集、整理和安全保管帶來了隱患。另外，軌道交通工程是合肥乃至安徽的首項工程，建設單位也是一面借鑒別的城市的經驗，一面自己在實踐工作中摸索總結， 所以軌道交通項目檔案管理經驗缺乏，管理難度大。

二是監理單位監督不到位。按照國家規定，監理單位對工程檔案的質量負責。但實際工作中，由于監理人員責任心或檔案專業水平等原因，致使監理單位對工程檔案的監督很難到位，難以保證檔案的質量。

所以，對于軌道交通建設這樣一個龐大、復雜的系統工程，從工程前期立項、施工、竣工驗收到運營調試等過程中形成的檔案材料少則幾千卷，多則上萬卷，檔案管理部門收集的檔案材料是否齊全完整、真實有效，關鍵在于各部門要齊抓共管，從源頭抓起，進行全過程控制，在關鍵環節實施節點控制和同步管理。檔案部門既要全程參與項目建設全過程，與各職能部門的溝通協調，跟蹤了解項目進展情況，及時掌握項目檔案形成狀況，同時又要依靠和借助專業技術人員的力量對檔案的完整性、準確性和系統性情況進行把關，加強全員的檔案責任意識，形成互相配合、優勢互補的檔案管理模式，才能共同完成軌道交通檔案管理工作，從而更好地服務于軌道交通建設。如果認為檔案是檔案部門的事情，不管完整真實與否，將資料往檔案部門一推了事，把其他專業技術力量排除在檔案管理隊伍之外，僅依靠檔案部門在最后一個環節把關，很難把這項工作保質保量地完成好。

二、做好軌道交通工程項目檔案收集管理工作的建議

如何做好軌道交通工程項目檔案收集管理工作，提升檔案管理水平，我認為應該從以下幾方面來進行：

（一）制度保證。對于建設單位來說，做好檔案管理工作，應首先建立建全檔案管理制度，以制度來保障檔案管理工作的開展。制定本單位的相關管理制度，建立健全檔案管理網絡，以制度規范各參建單位和各部門的檔案管理工作。項目資料產生于項目建設的全過程，其形成、積累和管理應列入有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并要有相應的檢查、控制及考核措施，從而保證項目檔案的完整、準確和規范。各單位要明確檔案分管領導和分管職責，各資料形成部門在資料方面的責任要明確到位。建設單位各職能部門不僅要對本部門產生的檔案資料完整、準確、真實性負責，還要利用自身的專業優勢對業務對口的參建單位檔案的完整、準確、真實性負責，要監督檢查和指導參建單位的檔案管理工作，使之符合建設單位的檔案管理要求。

（二）合同制約。對于眾多的參建單位檔案管理，在雙方簽訂合同時就應明確檔案方面的職責，把建設單位的相關檔案管理制度作為合同附件，要求參建單位認真履行。除工程竣工要進行檔案專項驗收的強制措施外，工程款的支付和各項考核工作都應與檔案管理工作直接關聯。各參建單位應加大對檔案管理工作的投入，配備符合檔案管理要求的軟、硬件，保持穩定的檔案管理隊伍。

（三）加強檔案專業培訓，提高檔案人員專業水平的同時，要注意學習軌道交通工程相關知識。軌道交通工程檔案工作具有專業性強、技術含量高的特點。這就要求從事檔案業務指導和項目管理一線的檔案人員，既要精通檔案管理知識，又要熟悉軌道交通工程項目建設業務知識。但是，由于合肥軌道交通項目目前正處在建設初期，專、兼職檔案人員少、新手多、經驗不足、流動性強，要想建立起一支能夠勝任工作的檔案隊伍，一方面，選擇有工程技術背景的檔案人員充實檔案人員力量，另一方面，對檔案人員進行軌道交通工程相關知識的培訓，使其既能掌握檔案管理工作的理論知識和實踐技能，也了解軌道交通工程建設的相關知識，掌握各個建設階段應該形成哪些檔案資料，能夠發現問題，并及時與專業技術人員進行溝通，協調解決，而不是坐等各部門、參建單位上門移交資料，給什么收什么，只做單純的資料保管員。

建設單位和參建單位應組織專業技術人員和檔案人員互相進行業務交流，利用“傳、幫、帶”等多種方式，逐漸培養一批既懂項目管理、又懂檔案管理的復合型人才 ，那么做好軌道交通項目檔案收集管理工作就不是一件難事。

（四）加強檔案宣傳，提高全員檔案責任意識，進行檔案管理全過程控制。在檔案管理過程中，建設單位應利用多種形式、多種渠道，加強檔案相關知識的宣傳教育和培訓，不僅使檔案人員掌握檔案知識，其他崗位員工也應對檔案知識有所了解，這樣才能提高全員的檔案責任意識，使全員了解檔案，重視檔案，從而在各項工作中，自覺進行資料形成過程中的質量控制，注意按檔案管理的要求進行規范。比如資料的完整性和準確性，紙張大小和質量，文字的清晰度，簽字用筆，原件的份數等都應符合歸檔要求；資料一經正式形成，應妥善保管，積極主動配合專兼職檔案員做好檔案資料的留存和歸檔，共同做好檔案管理工作，而不是被動地等檔案員上門催促或對檔案移交工作進行消極應付。

（五）建立協調機制，形成合力，確保軌道交通工程項目檔案工作順利開展。檔案工作是軌道交通工程建設項目管理的重要基礎性工作。規范檔案管理，需要投資主管部門、項目主管部門以及各級政府機關的監督、配合和支持，需要加強與檔案行政管理部門、投資主管部門、項目主管部門的聯系，建立和完善軌道交通項目檔案工作的協調機制，及時制定軌道交通檔案管理的地方標準，及時了解項目建設的相關情況，努力創建齊抓共管、各司其職、合力推動軌道交通建設檔案工作良性發展的新機制，共同搞好合肥市軌道交通項目檔案工作。