關(guān)于做好高校辦公室秘書工作的思考

文/重慶師范大學(xué) 駱姝

一、高校學(xué)院辦公室秘書工作角色定位

（一）助手。在日常管理工作中，高校學(xué)院辦公室秘書的工作定位是助手，職責(zé)是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及辦公室負(fù)責(zé)學(xué)院日常黨政事務(wù)工作。

（二）幫手。在日常工作中，高校學(xué)院辦公室秘書的工作定位是幫手，受理學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，承擔(dān)與外界的協(xié)調(diào)聯(lián)系，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理日常管理工作中的大事小情，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)能從繁重的行政工作中得以解脫。

（三）參謀。在日常工作中，高校學(xué)院辦公室秘書的工作定位是參謀，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性意見或建議，補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)決策思維，并有效延伸領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。

（四）載體。在高校工作與活動中，高校學(xué)院辦公室秘書的工作定位是多方維護(hù)關(guān)系，在實(shí)際工作中起到承上啟下的作用，文件信息的傳遞、政策活動的溝通都要通過辦公室秘書來完成，以保證學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院師生之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。

（五）督辦員。高校領(lǐng)導(dǎo)制定出工作方案和計(jì)劃之后，需要進(jìn)一步督促執(zhí)行與落實(shí)，辦公室秘書需要在落實(shí)過程中配合辦公室負(fù)責(zé)人密切監(jiān)督和檢查，以此發(fā)揮本職工作的價值。

二、高校學(xué)院辦公室秘書角色意識培養(yǎng)

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識。高校學(xué)院辦公室秘書在學(xué)院工作與生活中承擔(dān)著極其重要的責(zé)任。以此來看，必須要樹立與強(qiáng)化高校學(xué)院辦公室秘書自身的責(zé)任意識，深化其社會責(zé)任感與政治責(zé)任感，以規(guī)范的準(zhǔn)則來衡量辦公室秘書工作的成果。

（二）培養(yǎng)服從意識。辦公室秘書在工作中要不斷深化自身的服從意識，認(rèn)真貫徹學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策思想，落實(shí)與執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子和個人的決定。但可以從形式上豐富領(lǐng)導(dǎo)決策的藝術(shù)性，杜絕內(nèi)容方面的更改與偏離，自身想法的延伸也要保證與領(lǐng)導(dǎo)決策思想統(tǒng)一。這要求秘書工作人員充分認(rèn)識自身角色的價值，服從是辦公室秘書意見和領(lǐng)導(dǎo)決策意見不一致時唯一的調(diào)節(jié)原則和手段。

（三）樹立服務(wù)意識。學(xué)院秘書工作主要的工作目的是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院科研、各專業(yè)、各年級和全體師生的教育教學(xué)工作提供服務(wù)，所以日常工作中要將服務(wù)作為基礎(chǔ)職能，并對此產(chǎn)生深刻且正確的認(rèn)識。只有自覺樹立服務(wù)意識，才能夠在本職崗位上發(fā)揮更大的服務(wù)價值。

（四）培養(yǎng)參與意識。高校學(xué)院辦公室秘書這一職位需要在職人員富有較強(qiáng)的事業(yè)心與責(zé)任感，由此才能夠在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策前后提出寶貴的意見或建議。只有不斷提升自身的參與意識，才能夠勝任高校學(xué)院辦公室秘書這一職位，在領(lǐng)導(dǎo)決策前后扮演智慧的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，并在落實(shí)與執(zhí)行過程中認(rèn)真監(jiān)督，以高度的參與意識換取等價的工作成果。

（五）培養(yǎng)公關(guān)意識。高校學(xué)院辦公室秘書在日常的工作中需要注重人際關(guān)系的維護(hù)與溝通，使各個職位之間的關(guān)系取得平衡，努力協(xié)調(diào)學(xué)院與學(xué)校各部門之間、學(xué)院與其它學(xué)院之間、學(xué)院與外界之間的關(guān)系，并及時受理學(xué)院師生反饋的意見、建議和信息，能夠?qū)ν话l(fā)事件給予及時的響應(yīng)。高校學(xué)院辦公室秘書的公關(guān)能力是需要從學(xué)識、技能、閱歷、經(jīng)驗(yàn)和各種公關(guān)禮儀等方面去培養(yǎng)的，以此才能夠?yàn)閷W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些行政事務(wù)。

三、高校辦公室秘書進(jìn)入工作角色的方法

（一）聽。聽取不同工作單位、不同工作環(huán)境、不同工作類型的相同職位的文秘人員的工作經(jīng)驗(yàn)，從而總結(jié)出心得體會；生活中結(jié)交一些相似職業(yè)的朋友，以吸取他人的工作優(yōu)勢來豐富自己，同時對自身的工作失誤進(jìn)行總結(jié)；通過社會信息渠道了解公眾對于高校學(xué)院辦公室秘書的需求，以此作為工作目標(biāo)來強(qiáng)化自身工作能力。廣聽博采，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷。

（二）練。高校學(xué)院辦公室秘書要想盡快進(jìn)入工作角色，就必須對自己進(jìn)行嚴(yán)格的自我訓(xùn)練，不斷培養(yǎng)自身的社會責(zé)任感、愛黨愛民之心以及良好的工作作風(fēng)。另外，高校學(xué)院辦公室秘書的口語表達(dá)能力也是工作基礎(chǔ)要領(lǐng)之一，做一行要愛一行，所以要想做好秘書工作，還要不斷強(qiáng)化自身的口語表達(dá)能力和邏輯思維能力。最后，工作中不講報酬，不計(jì)名利，爭挑重?fù)?dān)，以身作則。

（三）寫。高校學(xué)院辦公室秘書在工作過程中要培養(yǎng)自身的寫作能力，無論寫作篇幅大小，都能夠在長期的積累中找尋出寫作規(guī)律及經(jīng)驗(yàn)。以調(diào)查研究和學(xué)術(shù)論文為例，這兩種文章在格式與內(nèi)容上存在很大差異，但是其主要的框架都是由理論與論證組成的，這就要求高校學(xué)院辦公室秘書在工作與生活中閱讀大量的書籍，以此來豐富自身的文化底蘊(yùn)，形成獨(dú)特的分析視角。

[1] 張敏.高校辦公室秘書角色與素質(zhì)提升對策[J].福建教育學(xué)院學(xué)報,2011(4)

[2] 楊劍靜.新形勢下高校秘書工作創(chuàng)新芻議[J].寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2011(3)