檔案工作質量評估完善的探討

文/晉城市少年業余體育學校 張靜

一、提高認識，明確評估目的

評估檔案工作質量主要是為了有利于黨和政府、各級檔案行政管理部門管理和指導當前檔案事業，保證檔案管理科學與規范發展，提高檔案工作管理水平，促進檔案事業的有序發展，在全面建設小康社會和創建社會主義和諧社會中發揮應有的作用。要求進行評估的機構和部門一定要引起思想上的高度重視，要重視作好實際中的各項工作，不能只是為了應付上面的檢查。有效發揮以評促建和以評促改的作用，使檔案工作質量評估工作落到實處。一是在日常檔案管理工作中，要以檔案工作質量評估具體指標作為標準，不斷提高檔案工作的質量。二是正確認識檔案工作質量評估，防止出現臨近評估時搞突擊，有利于維護檔案日常管理工作秩序的正常進行，促進檔案日常工作的健康發展，保證檔案整體工作有序進行。三是開展檔案工作質量評估工作有利于檔案工作人員展示自己的風彩，使檔案工作中的各項基礎業務達到一定的標準與規范，加快檔案基礎業務建設的順利發展。

二、加強日常檔案工作質量的監控

(一)將評估指標量化到日常工作中。檔案管理的專業人員要根據自己的特長，在能進行正常工作的前提下，按照檔案工作質量評估基本的要求及標準，將指標進行細致量化，讓每個人都能按時完成規定的任務。既可以使檔案管理更加規范標準，還能讓檔案人員充分發揮專長，這樣檔案管理就能健康發展，做到統籌兼顧。

(二)杜絕形式主義。對于每一個檔案機構和部門來說，本身擁有的管理軟件和硬件不盡相同，如果為了迎合評估標準而重新配置基礎設施，則會打亂以前的檔案管理。一味追求整齊劃一而竭盡全力做到檔案裝備的統一，也完全沒有必要。應該根據自身實際情況，逐步改善檔案機構和部門硬件條件，加強檔案管理工作。檔案設備方面，要考慮自己應用的需要和經濟條件增加一定的檔案設備；檔案整理方面，不同時期的檔案整理標準不同，針對原來已經整理齊全的檔案，不必為了滿足當前的檔案整理標準而重新整理，只要依據一定的規律放置即可。針對當前還沒有整理完成的檔案資料，則需應用當前的整理標準進行整理。還有不同檔案部門從屬于不同的機構，要在考慮自身檔案利用的基礎上，切實抓好檔案管理工作。

(三)充分重視評估后的整改工作。有的檔案機構和部門為了升級評估而進行評估，在完成評估工作后，不依據評估小組留下的意見進行檔案整理。這種工作模式使檔案工作質量評估流于形式。在檔案工作質量評估過程中，要求檔案管理工作人員要全面研究評估小組的建議，結合自身實際情況加強改進自身檔案管理工作。所以，進行質量評估的核心目的就是使評估意見得到應用。做到這一點才能保證檔案工作的健康發展。

三、完善評估體系

(一)完善自身評估指標。進行檔案管理的主要目的是為了服務于社會和各類組織及個人。只有真正為需要檔案資源的單位或個人提供檔案服務，才能體現檔案管理部門的價值，這是檔案管理工作人員的基本任務。因此檔案工作的根基和最終目的就是發揮檔案資源的利用價值。以上情況表明，要想保證檔案事業的順利發展，前提就是發揮檔案資源的利用價值，這才是檔案工作的重點。通過人們應用各種檔案資源，檔案資源的價值才能體現，因此要求檔案工作人員應該樹立檔案意識，才能促進檔案管理工作開展，加快檔案管理工作中各個環節的推進。所以，只有檔案應用者對檔案工作者提供的檔案服務工作感到滿意，才能滿足檔案應用者的需求，檔案資源才能展示自身價值，檔案管理工作才能得到人們的認可。所以檔案應用者是否滿意檔案服務，在考核檔案工作中具有舉足輕重的作用，應該納入評估體系，使其成為檔案工作質量評估指標體系的重要組成部分。

(二)借鑒IS015489文件管理國際標準。由于我國當前在檔案管理中應用集中式管理模式，因此檔案工作質量評估與眾不同。要求不但應該重視不斷完善自身評估體系，而且也需兼顧國際發展形勢，引用國際標準規定，進一步做好我國檔案管理工作。在考慮我國文件檔案管理標準制訂現狀的基礎上，可以借鑒先進的國際文件檔案管理規則，有效促進我國文件檔案管理的發展。IS015489-I通用原則由11個部分構成，分別是：標準的適用范圍、標準所引用的標準、標準采用的術語及定義、文件管理的意義、規章制度環境、遵守標準的機構所需滿足的方針和職責、文件管理要求、文件系統的設計與實施、文件管理的過程及其控制、對于文件系統的監控和是否達到預期效果的審核、遵循IS015489的機構培訓。

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