淺談醫院人事檔案管理存在的主要問題及對策

文/上海中醫藥大學附屬市中醫醫院 潘麗 馬趙青 胡艷

醫院人事檔案是醫院人才信息的重要載體，是人力資源管理與開發的重要依據，同時也是職工享受待遇、升職晉級的重要依據。隨著社會的發展和醫療衛生機構改革的不斷深入，醫院的人事檔案工作面臨許多新的問題和要求。本文結合醫院人事檔案工作的實際情況，就當前醫院人事檔案管理工作中存在的問題及對策淺析如下:

一、醫院人事檔案管理現狀及存在的主要問題

（一）人事檔案受重視程度低。隨著人事制度改革以及企業用人觀念的轉變，人事檔案已經不是用人單位選才用才的重要依據，檔案所記錄的內容只用來作為參考，企業更注重人才的實際工作能力。人事檔案的作用和價值逐漸被淡化，以致人們對人事檔案的重要性認識存在偏差，關心度逐漸弱化，認為檔案可有可無。此外，醫院作為公共醫療服務機構，其工作重心往往放在醫療業務的發展和為患者提供優質的醫療服務上，人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，未能得到很好的開發和利用。

（二）人事檔案的參考價值和利用率降低。由于檔案材料不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得人事檔案的參考價值和利用率降低。1.檔案材料缺失，缺乏完整性。人事檔案跨越時間周期長、涉及面廣，檔案材料缺失現象普遍存在，如學歷職稱材料、黨團材料、干部任免考察材料缺失等等，影響了檔案的完整性。2.檔案信息陳舊，缺乏時效性。長期以來，人事檔案中個人履歷材料一直處于滯后狀態，多數人員的家庭情況、社會關系已發生了很大的變化，可檔案中記載的卻還是若干年前的歷史信息。3.檔案內容填寫欠規范，缺少說服力。有的檔案內容前后不一，“三齡一歷”記載多樣；有的檔案填寫隨意，能省則省，應詳細填明的內容沒有填寫完整；有的檔案未經組織審查蓋章或本人確認簽名；有的檔案字跡潦草、隨意涂改。4.檔案內容不全面。醫院人事檔案只能簡單地反映醫務人員一般的工作變動、職稱晉升和工資變化等情況，其專業特長、臨床科研成果、醫德醫風等材料檔案中多無記載，且檔案內容大同小異，缺乏可比性，不利于優秀人才的選拔和任用。

（三）檔案人員業務水平不高。醫院人事檔案管理人員多非檔案專業人員，缺乏系統的檔案管理知識教育和培訓。檔案管理人員身兼數職，從事檔案業務工作的時間和精力得不到保證。長期以來，人事檔案采取封閉式管理，檔案材料僅供組織、人事等少數部門查閱，檔案管理人員缺乏檔案開發、利用的意識，也無形中降低了對自身業務知識和能力的要求，影響了人事檔案工作的深入開展。

（四）現代化管理手段落后。目前傳統的手工收集、整理、查閱仍是醫院人事檔案管理工作中的主要操作形式，我院現有的檔案管理軟件僅僅運用在檔案目錄的管理上，沒有帶來管理方法質的飛躍。傳統的工作方法和服務方式不能很好地服務于醫院的醫、教、研和管理工作。

（五）檔案代理制度不完善。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院用工制度和人事管理呈現多元化的特點，人事檔案代理制度應運而生。然而當前人事檔案代理制度在落實過程中存在著代理職責不清、關系不順、程序不規范、信息反饋不及時、檔案內容相對滯后等問題，不同程度上影響了人事代理檔案的管理和利用。

二、醫院人事檔案管理的應對措施

（一）加強宣傳,增強全院檔案意識。檔案管理部門應充分利用宣傳欄、院報、網絡、大小會議等多渠道、多形式地加強對人事檔案工作的宣傳力度，提高人事檔案工作的知曉率，增強全院的檔案意識。一方面，使醫院領導重視，加大人力、財力投入力度，確保各項制度的貫徹執行和監督管理，并積極推進檔案管理信息化建設。另一方面，使職工本人認識到人事檔案與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，重視檔案材料的填寫，提高歸檔意識。

（二）健全管理制度，拓寬收集渠道。一是健全制度，加強管理。檔案管理工作制度化是人事檔案信息完善健全、充實準確的根本保證。檔案管理部門應根據國家政府有關檔案管理的法律法規要求，結合本單位檔案工作的實際，建立起一整套嚴謹、科學、合理的人事檔案管理制度，使檔案的收集、查閱、借調、利用、轉出、轉入等工作環節都有章可循、有據可依。單位內部要建立健全崗位責任制，加強人事檔案工作的監督管理，明確職責，提高檔案管理人員的工作責任感和使命感。同時建立競爭和激勵機制，調動檔案管理人員的工作積極性，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。二是注重收集，拓寬渠道。干部人事檔案材料的收集是檔案工作的基礎和起點，強化收集工作，確保歸檔質量是人事檔案管理的關鍵。單位要結合自身的組織管理體制，建立檔案收集聯絡員網絡制度，在集中統一管理的原則下分層次分級管理，明確職責，責任到人。同時，檔案管理員也應與各部門聯絡員保持密切聯系和有效溝通，掌握材料形成規律，主動收集，形成全方位的檔案收集體系，提高歸檔效率。

（三）加強人事檔案管理隊伍的建設。首先，醫院應重視檔案管理工作，配備具有政治責任感和事業心，以及具有相應學歷和專業背景的優秀檔案人員從事人事檔案管理工作，并落實經濟待遇，確保檔案管理人員安心本職工作。其次，建立健全必要的人員進出管理制度，保持從業人員的穩定性和連續性。最后，重視檔案管理人員的繼續教育和培訓，給予進修學習的機會，圍繞新形勢下檔案管理的要求，制定長期培養計劃，培養具有“一專多能”的復合型人才。

（四）加強人事檔案信息化建設與管理。傳統“手工操作”“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院人事檔案管理工作的需要，新時期人事檔案管理需要不斷突破和完善，以推動人事檔案信息資源的開發和利用。1.將計算機信息技術運用到人事檔案管理中，建立人事檔案管理信息系統，并充分利用局域網及辦公自動化，實現人事檔案網絡化管理。2.利用軟件對現有的人事檔案信息進行統計分析及開發利用，為醫院領導層提供科學有效的數據信息，促進醫院內部人才資源的合理配置和使用。3.建立科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，變封閉式管理為開放式管理，在設置相應信息系統管理權限的情況下，對部門和個人開放，達到“一人管理、多人共享”的優化模式，有效地提高檔案資源的利用率。

（五）加強人事代理檔案的管理力度。我院自2001年起實行人事檔案代理制度，新進職工人事檔案委托市衛生人才交流服務中心保管，迄今為止已托管檔案400份，占在職職工檔案總數的52%，且這一比例仍逐年攀升。醫院作為用人單位的主體，掌握著代理人員動態變化的第一手資料，因此,醫院應本著對職工負責的態度，對代理人員在工作中形成的歸檔材料及時收集、登記、移交，并做好與代理機構的溝通協調工作，明確代理機構和用人單位的職責范圍、工作程序等。另一方面，檔案代理機構應提高服務意識，順應信息化建設的要求，充分利用計算機網絡技術，建立人才人事信息網站和相應的信息鏈接，實行網絡資源共享，在遵守保密制度的前提下大力推行人事檔案信息網上查詢服務，拓寬利用渠道，切實解決代理人員“人檔分離”的問題。

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