加強醫院檔案管理 促進醫院全面發展

文/北海市婦幼保健院 李克勤

在醫療衛生改革日益深化的今天，隨著醫院各項業務的不斷發展，醫院檔案工作必須適應新的機遇和挑戰，更好地為醫院的醫療、教學、科研、行政等工作提供服務，必須加強醫院的檔案管理，進一步推動醫院檔案管理的規范化、科學化和現代化，充分發揮檔案的價值和作用，促進醫院的全面發展，讓醫院在激烈的競爭中取得優勢。

一、加強檔案工作的宣傳和領導，建立健全管理制度

（一）加大檔案工作的宣傳力度。要加強對《檔案法》等法律、法規的宣傳與學習，使全院干部職工充分認識到檔案的重要性，增強檔案意識，從而理解和支持檔案管理工作。要切實加強對檔案管理工作的領導，把檔案管理納入重要的議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，使檔案工作與醫院醫學科研、經濟建設、管理工作更加緊密地結合。

（二）建立醫院檔案三級網絡管理模式。由醫院院長或副院長分管，院辦主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。統一領導、統一機構、統一制度、統一操作，從而有利于貫徹上級精神，有利于組織和監督各職能部門的檔案工作，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題，為醫院檔案的開發利用提供可靠的依據。

（三）建立健全檔案管理制度。以國家的檔案法律法規為依據，結合醫院自身的特點，制定一套科學、系統、完整、切實可行的管理制度，對醫院的各個門類、不同載體的檔案實行統一管理。并結合工作中的新情況及時對各項規章制度進行修改、補充，使之能更加完善，為醫院檔案工作提供了制度保障。

二、加強專業化培訓，提升檔案管理人員的素質

培訓是提升檔案管理人員素質的直接途徑。要將檔案人員培訓納入醫院人才培養計劃，使得培訓可以做到經?；⒅贫然２扇≡诼殟徫慌嘤枴⒗^續教育、學術研討、參觀學習等多種形式，不斷開展檔案基礎理論與技能、相關專業知識、計算機管理和多媒體技術知識等培訓。通過培訓教育，不斷提高檔案人員的知識水平和工作能力，以適應新時期檔案工作的需求。

三、加強檔案基礎工作，提高檔案質量

收集是檔案工作中第一個環節，是最基礎的工作。收集工作開展得如何，對其他各環節的工作都有著直接影響。醫院的檔案煩瑣、零碎，要注意日常分散形成的材料的收集，每個月或每個季度要對材料進行整理。文件材料的整理要遵循文件形成規律，保持文件材料間的有機聯系，區分不同價值，便于管理和利用。檔案的專用庫房要達到防火、防蟲、防霉、防盜、防塵的“六防“要求，每天登記庫房的溫濕度，當溫濕度偏離過大時，必須及時采取措施，以確保保存場所符合要求。檔案的借閱要登記在冊，動態管理。檔案工作要做到及時收集、準確整理、完整歸檔、安全保存。

四、實現檔案管理現代化，加強檔案信息化建設

（一）實現檔案管理現代化首先要加強硬件的建設。醫院要投入必要的基礎設施和先進的辦公設備，配備專門庫房，配備計算機、照相機、攝像機、刻錄儀、掃描儀等現代化設備，以發揮現代科技在檔案工作各個環節、各個步驟中的優勢，以提升檔案工作的質量和效率。投入防火防盜的自動監控系統、除濕機、空調等設備，以提高檔案保管的安全性。

（二）要積極引進計算機管理技術。計算機是檔案現代化管理最不可缺少的工具。通過現代計算機網絡技術，建立一套完善的數據庫系統，建立完整的檔案信息存儲和檢索系統可以有效地對大量檔案資料進行整理和歸類，使檔案信息的處理、利用變得更加迅速、準確、方便。減輕了檔案管理人員的工作量，既節省了時間，也節省了人力、物力和財力，加快了工作效率。有助于檔案資料的充分利用，發揮出檔案資料的信息價值，實現檔案管理現代化。

五、做好編研工作，加強檔案的開發利用

檔案工作人員在醫院日常工作中，不能僅僅局限于《組織沿革》《大事記》等基礎性編研上，還要把著眼點放在醫療、科研、教學、學科建設等方面，關注其中的新熱點，要開拓新思想、采用新視角、挖掘新資料，及時進行收集整理，進行深層次開發和加工，組織編研。還要主動對所藏檔案信息進行分析和研究，編制出具有醫院特色的專題性編研材料。將編研成果運用于醫院的實際工作中，實現檔案信息到現實成果的轉化，為醫院領導決策和經營管理提供參考和依據。

檔案資源的開發利用是檔案管理的最終目標，只有通過開發利用，才能使檔案的保存價值得到最充分的發揮。檔案人員要深入各職能部門及臨床科室進行調研，及時了解醫院管理、醫療、科研、教學等工作對檔案信息的需求，并有針對性地提供專題檔案，主動為醫院和患者提供多層次、多方面、實用有效的信息。還要加強檔案利用反饋信息的動態管理，了解檔案信息發揮作用的具體情況，更好地做好檔案的開發利用工作。要實現各級醫院之間信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，從而提高檔案的利用率，充分發揮其經濟效益和社會效益。

[1] 高曉紅.邁進新世紀的醫院檔案管理[J].山西檔案，2012(S1) .

[2] 董桂蘭.關于醫院檔案管理工作創新的探討[J].北京檔案，2011(4).

[3] 黃驊.醫院檔案管理的重要環節及對策研究[J].城建檔案，2013(10).