淺談高校辦公室工作的職責與效率

文/大連大學機械工程學院 孫娜

淺談高校辦公室工作的職責與效率

文/大連大學機械工程學院 孫娜

本文從分析高校辦公室工作職能、提升辦公執行力、提升高校辦公室工作效率3個方面，就加強高校辦公室工作人員辦公能力加以論述。

職能；執行力；效率

當前，許多高校實行了校院級教學及科研管理體制，隨著管理中心的下移，院系辦公室工作人員面臨著前所未有的工作挑戰。辦公室工作人員的管理能力和工作水平直接影響到學院的教學和科研工作，如何深入體會自身職責并提高工作效率成為現階段高校辦公室工作人員的首要任務。

一、深入認清高校辦公室工作職能

高校辦公室是高校綜合辦事機構。主要負責高校教務和考務工作的相關綜合內容，并保證教師正常教學及參與教研和科研工作的完成，還涉及與各學校部門及各學院間的綜合協調、督查督辦、公文處理、組織會議和接待學生信訪處理、信息調研、檔案管理、年鑒匯編、對外聯絡、組織重要活動、綜合管理服務等工作。工作人員具體職責包括綜合協調全校各部門工作；安排教學各環節中出現的教務及考務內容；督促落實學校的重大決策、重要工作安排和領導交辦事項；負責學校公文處理，及時簽收、登記、交辦、督辦。做好保密工作和檔案管理；組織起草全校性重要材料，參與制定學校中長期發展規劃和全局性改革方案。審核各部門以學校名義擬定的各類文稿，印發各類公文；負責學校信息調研工作，及時編寫、上報信息宣傳稿件，編撰教育年鑒；深入開展調查研究，為學校決策提供參謀服務；組織安排全校性重要會議、活動和工作。負責學校公務接待和校內外的聯絡工作；管理和使用學校印章，處理接待來信、來訪；完成學校領導交辦的其他工作等。工作內容瑣碎并繁雜，需要辦公室人員具備充分的耐心和處理綜合性事務的能力。

二、提升教學工作執行力

所謂高校教學工作執行力，是指貫徹教學工作中心意圖，完成預定教學及管理目標的操作能力。執行力相對個人而言就是辦公室人員的綜合辦事能力，相對教學單位及團隊而言就是教學整體的質量完成和發展力。好的執行力可以保證個人按時按質按量完成自己的工作任務，保證教學團隊在預定的時間內完成整體的戰略教學目標。再好的制度和計劃，沒有好的執行力，也沒有競爭力，也會失去意義。

提升辦公室工作執行力有許多行之有效的途徑：加強溝通是前提，有好的理解力和溝通力，才會有好的執行力；善于協調是手段，要組織協調好各項內部及外部資源；堅定的決心是基石，要具備迎難而上，處理復雜事務的信心和決心；聽取反饋是保障，這樣才能及時發現執行過程中出現的錯誤和偏差，總結經驗不斷改進；完善的責任是關鍵，落實責任并通過行之有效的策略進行考核，才不會使執行力成為無用功。

高校辦公室的執行力保證著高校是否能切實貫徹制定好的戰略目標，解決實際問題，能否按照自身教學和治學的理念，科學地組織和調配學校及各部門各種力量，推進教學改革與教學和科研發展。辦公室人員應保證科學順暢的辦公流程，按時承辦并呈報各項工作任務，使各項工作形成一個完整的鏈條，利用科學的用人和管理制度，責任明確化，工作高效化，保證各項制度的執行和各類工作的運行。

三、提升高校辦公室人員工作效率

高校辦公室是一個綜合性的機構和部門，發揮的是服務性作用。高校辦公室主要負責保障和管理日常教學流程，協調學校各部門及各教學單位間的合作，進行教學單位與其他教輔部門和教學實踐單位的事務聯系，起到承前啟后的作用。其工作效率的高低直接決定教學活動能否順暢進行，為了實現較高的辦公室工作效率，必須不斷探索實現高效運行的途徑和辦法，提升辦公室工作人員的工作效率。

高校辦公室的工作涉及多項教務、考務及教輔工作，并維持著學院正常運行的各項日常事務，保證著教師教學和科研工作的正常開展，比較復雜和瑣碎，但是地位相當重要，是整個教學管理工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接決定教學的順暢與否。只有保證高質量、高效率的工作狀態才能體現出良好的教學風貌。

提升高校辦公室人員工作效率，首先要對各項工作做好計劃。辦公效率在很大程度上取決于工作計劃的制定。所謂計劃，也就是對自己接下來進行的工作做到心中有數，高校辦公室的工作要分清主次，主要保證重要的教學環節順利進行，保證重要的教學活動和科研活動開展，了解在什么時間具體做什么事情，防止手忙腳亂現象的發生。具體工作內容可能發生諸多變化，只有提前做好預測，才能應對一些臨時發生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。

另外，高校辦公室工作人員必須要具有全局思想，能夠顧全大局，要從教學管理的全局出發，合理進行工作的計劃和安排，分清主次。只有站在全局的高度，才能較好地實現協調，促進各教學部門間、領導與教師間、教師與學生間的意見交流。

總的說來，高校辦公室工作人員要想實現工作效率的提升，必須認清自身工作性質和職責，正確處理各項工作之間的關系，進行科學性部署，做到辦事縝密周到，盡量避免錯誤，減少矛盾的發生。要發揮理性思維的作用，要有持之以恒的精神，對于工作要有始有終。提升工作的執行力，將事情處理得井井有條，用科學的方法提高辦事效率。培養自身的綜合素養和管理能力，保持積極心態和認真嚴謹的態度，保障各項教學管理活動的正常高效運行。

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