事業(yè)單位檔案管理的探索

文/山東省嘉祥縣民政局 商圣坤

事業(yè)單位檔案管理的探索

文/山東省嘉祥縣民政局 商圣坤

由于事業(yè)單位的服務性質(zhì)，所以檔案管理工作就受到了極大的關注。事業(yè)單位的檔案管理包括哪些內(nèi)容？存在哪些問題？創(chuàng)新和發(fā)展的思路在哪里？針對以上問題作者進行了探索和分析。

事業(yè)單位；檔案管理；探索

事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展和全社會的信息服務有著非常重要的作用。因此，相關的管理人員要提高認識，完善職責，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。筆者就如何建立現(xiàn)代化的事業(yè)檔案管理體系，提高事業(yè)檔案管理的效率，提出幾點探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

檔案管理工作非常復雜，包括對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯和研究，并為相關的對象提供檔案的利用服務。其中，事業(yè)單位檔案的收集內(nèi)容就包括：1.上級下發(fā)的各類文件；2.發(fā)出的的各類文件；3.各部門工作計劃、規(guī)劃、總結、請示、報告、函復、文稿等；4.各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等；5.出具的或蓋章的信函、報表等；6.各類統(tǒng)計資料。檔案管理工作是將大量分散凌亂的的檔案進行集中化、系統(tǒng)化、優(yōu)質(zhì)化以及廣泛化的整理，滿足社會對于檔案管理的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀

（一）管理制度混亂。事業(yè)單位檔案管理的首要問題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執(zhí)行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集整理工作也不全面，丟失現(xiàn)象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關的外借手續(xù)，有借無還的現(xiàn)象經(jīng)常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數(shù)據(jù)進行涂改，嚴重損害了檔案的真實性。

（二）利用率非常低。在我國事業(yè)單位的檔案管理過程中，出現(xiàn)了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價值卻沒有很好地宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。

（三）檔案管理手段非常落后。計算機網(wǎng)絡技術的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒有積極地將這項技術引入日常的檔案管理過程中去，依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收

集與處理。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）提高認識，完善職責。在事業(yè)單位檔案管理工作中，單位領導作為檔案管理工作的直接策劃與管理者，其對人事檔案管理工作的重視程度，直接影響著人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平。因此，為了進一步做好人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位領導對認識檔案管理工作的重視度，顯得尤為重要。具體可從以下幾個方面入手：首先，在日常工作中，單位領導應該將檔案管理放在檔案干部隊伍建設的高度來對待，將其納入議事日程中。其次，建立專門的檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導以及監(jiān)督，以此做到及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。再次，建立檔案管理考核機制，對檔案工作實施定量定性考核，從而進一步推動檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學化發(fā)展。要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊地進行。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員。首先要為單位招納業(yè)務技術過硬的管理人才。其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好地熟悉和處理相關的管理工作。培訓內(nèi)容應該分為兩個部分：一要加強其專業(yè)領域方面的培訓，結合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好地結合。二要加強對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵機制引入檔案管理工作中，提高他們的工作積極性。

（三）建立現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理體系。加強對事業(yè)單位檔案創(chuàng)新性管理的一個非常重要的內(nèi)容，就是將計算機技術引入管理過程中，提高管理工作的準確性，從而使檔案管理適應現(xiàn)代化的發(fā)展。在檔案管理過程中引入計算機網(wǎng)絡技術，還必須要加強對管理人員的培訓，強化他們信息化技術操作手段，使他們能夠熟練地運用計算機網(wǎng)絡技術，完成檔案管理的自動化和電子化處理。

（四）建立事業(yè)單位檔案管理自動化。事業(yè)單位檔案管理信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，事業(yè)單位檔案管理自動化標準要建立健全和真正實施。事業(yè)單位檔案管理標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進事業(yè)單位檔案管理自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。在進行事業(yè)單位檔案管理自動化的過程中，領導者的自動化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。事業(yè)單位要積極引進檔案管理的自動化管理系統(tǒng)，吸引自動化相關的人才，并積極提高領導者的自動化意識和知識水平，從而推動我國事業(yè)單位檔案管理的自動化進程。