淺談城鄉(xiāng)低保檔案的建立與管理

文/內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗民政局 楊志艷

淺談城鄉(xiāng)低保檔案的建立與管理

文/內(nèi)蒙古赤峰市巴林左旗民政局 楊志艷

本文結合自身多年的檔案管理經(jīng)驗，列舉出城鄉(xiāng)低保檔案管理工作的重點，并提出了規(guī)范與高效管理城鄉(xiāng)低保檔案的對策，旨在更好地促進城鄉(xiāng)低保檔案管理工作的開展。

城鄉(xiāng)低保檔案；管理重點；對策

城鄉(xiāng)居民最低生活保障（低保）是我國社會救助體系的主要構成部分，也是保障困難群眾基本生活的主要方法。在低保制度建立與執(zhí)行過程中，漸漸形成和產(chǎn)生了低保檔案，將困難家庭真實情況記錄在冊，同時統(tǒng)計歸檔低保待遇人員，其保存價值較大。城鄉(xiāng)低保檔案是低保資金發(fā)放的重要根據(jù)，是低保工作順利開展的保障，深刻影響了日常生活。

一、城鄉(xiāng)低保檔案管理工作中的重點

（一）注重材料全面性。在低保相關材料收集過程中，檔案管理人員必須注重材料的全面性，這一做法不僅有利于保證低保檔案材料的完整性，避免判斷的誤差，而且能夠確保低保檔案的規(guī)范性。低保檔案管理人員在搜集低保申請人資料時，不僅需要搜集一些政府制定的文件，還需要搜集申請低保人員的個人信息（影像圖片資料、身份戶籍證明、各種藥費支出單據(jù)以及經(jīng)濟收入測算情況）、相關部門審查問題等，需要涉及很多領域、很多階段，其內(nèi)容較為復雜，這些材料都應該成為低保檔案的內(nèi)容，通過整理、分類在案。如果低保檔案材料收集不規(guī)范、不齊全，將會影響后期的歸檔工作，因此，檔案管理人員必須清楚地認識到這一點。

（二）進行科學分類整理。在工作開展過程中，低保檔案管理人員應該根據(jù)相關材料的編訂順序，采用規(guī)定的格式，以戶頭為單位建立個人檔案，妥善保存；對申請人的社會公示、入戶調(diào)查結論和其他方式審查制定的文件材料，應該分類整理與歸檔，保存在系統(tǒng)檔案中。同時，關于一些領導審批文件、會議研究資料等具有保存價值的內(nèi)容，檔案管理人員應該統(tǒng)一集中歸檔，進行有效保存。無論是哪一種資料，檔案管理人員都必須按照先后順序、檔案的地區(qū)、檔案類型、檔案形式等方面進行類目代號編制，在類目內(nèi)對其進行流水號排序。

（三）提高檔案的服務功能。低保檔案不僅記錄了低保檔案管理人員的工作情況，而且是人們?nèi)罕娦畔①Y源庫的重要構成部分，是促進我國社保制度迅速發(fā)展的基礎，更是判斷社保制度是否發(fā)揮其作用的主要衡量標準。所以，提高檔案的服務功能是低保檔案管理人員的重要工作之一。因此，檔案管理人員應該及時對低保檔案進行分析，總結分析出低保檔案的特征與規(guī)律，同時基于特征與規(guī)律制定出相對應的歸檔文件目錄、案卷目錄、檔案類型、人名索引等檢索方式，對低保檔案實體進行完善的同時，深入挖掘低保檔案其他功能，從而滿足低保檔案利用的需要。

二、規(guī)范與高效管理城鄉(xiāng)低保檔案的對策

（一）借助計算機輔助城鄉(xiāng)低保檔案管理。在管理一些具有佐證性的紙質(zhì)低保檔案時，需要對檔案資料的內(nèi)容、時間、特征進行分析，同時建立完善的低保檔案數(shù)據(jù)庫與目錄，有效管理和利用檔案。從收集到利用低保檔案的全過程，應該采用數(shù)字化檔案編號對應紙質(zhì)文件資料，對其進行雙重管理。其目的在于：確保原始文件資料的完整性和真實性，提供可靠的歷史記錄；采用數(shù)字化管理方式，利用現(xiàn)代化技術確保低保檔案資料的開發(fā)與利用。

（二）借助網(wǎng)絡化對城鄉(xiāng)低保檔案進行管理。對已經(jīng)形成低保檔案但是不要求具有證據(jù)性的材料，有關部門應該通過網(wǎng)絡將原始電子文件傳輸?shù)綌?shù)據(jù)處理系統(tǒng)中。然后分類、整理、歸檔、保存在服務器里面。如果資料需要長期保存，還可以將其保存在光盤中，為在線儲存器節(jié)約空間。

（三）加強城鄉(xiāng)低保檔案管理人員的培訓。檔案管理人員的專業(yè)水平、素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須高度重視檔案管理人員的技能培訓工作。一是增強檔案管理人員的素質(zhì)，對檔案管理行為進行有效規(guī)范，同時引導其樹立科學合理的管理思想和觀念。二是組織開展低保檔案管理業(yè)務培訓活動，引導管理人員真正意識到該工作的重要價值，為他們提供大量的實踐機會，提高檔案管理水平。三是培養(yǎng)檔案管理人員的能力，主要是網(wǎng)絡、辦公室軟件、計算機等運用能力，從而不斷提高城鄉(xiāng)檔案管理的質(zhì)量。

（四）增加現(xiàn)代化設備，促進城鄉(xiāng)低保檔案管理。隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息技術廣泛應用于各行各業(yè)。在城鄉(xiāng)低保檔案管理中使用網(wǎng)絡信息傳遞設備和信息管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為檔案管理工作的必然趨勢。所以，檔案管理部門應該積極購入現(xiàn)代化設施（光盤刻錄機、計算機等），為檔案管理者營造優(yōu)質(zhì)的工作條件和環(huán)境，調(diào)動工作積極性，從而提高城鄉(xiāng)低保檔案管理工作效率。

加強城鄉(xiāng)低保檔案管理是傳統(tǒng)社會救濟方式改革的需求，是完善新型社會救濟體系的必然要求。低保工作是“民心工程”，必須深入研究低保檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題、新情況，規(guī)范管理，積極創(chuàng)新，切實發(fā)揮城鄉(xiāng)低保檔案服務功能，這是低保檔案管理人員重點思考的問題。

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