檔案信息資源利用安全性的探討

文/遼寧省建平縣有線傳輸臺 于柏云

?

檔案信息資源利用安全性的探討

文/遼寧省建平縣有線傳輸臺 于柏云

【摘要】檔案人員必須具備良好的保密意識，養成良好的保密習慣，處理好檔案管理、檔案開放利用與保密的關系，防止國家重要檔案資源失泄密的現象發生。

【關鍵詞】檔案管理；檔案保密；檔案安全

一、檔案設備的配置與安全

《檔案法》明確規定，法人單位應配備符合安全標準的檔案庫房等設備。從目前地方法人單位檔案管理的情況看，有相當一部分單位不具備這樣的保管條件，根本就不去考慮檔案是否安全，有地方放檔案就行。檔案庫房的選擇具有嚴格要求：一是依據檔案資料的保密來分析，一般不在機關辦公樓的最高層和最低層設置檔案庫房，同時要求檔案庫房應該具有良好的預防火災、盜竊、高溫、強光、蟲鼠、潮濕、水災等安全設施。二是檔案庫房應該與辦公室分開，同時檔案庫房與閱覽室分開。三是檔案庫房內禁止吸煙，堅決杜絕存放易燃易爆物品，檔案庫房的門窗要緊，每天下班前人員要檢查全部門窗，確定關閉嚴實。四是檔案庫房應該有固定人員管理，一定要依據管理制度進行管理，禁止外面人員進入其中。在工作中筆者體會到，對檔案庫房進行嚴格管理，有利于做好檔案的保密工作，有利于實現檔案資料的安全保管。

二、檔案保密與安全管理

有些檔案屬于核心機密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家行政機關工作活動和經濟發展的正常運行，關系到社會建設等方面的開展。因此，確保國家檔案的安全，首先要做到檔案安全的保管。

（一）基層檔案館對密級的管理。在社會信息化的今天，地方各級保密行政機關多次下發各級密機文件級別劃分及開放規定，各基層行政及企事業單位也按照規定對檔案進行了內部及公開級別劃分，對照劃分完成的檔案，各法人單位應做好檔案的分類，并應做到分別進行保管。檔案庫房要安裝防盜窗、防盜門、防盜器等設備，從保管條件上確保國家檔案的安全。

（二）檔案人員安全素質的管理。管理人員應具有較強的責任心和政治覺悟，在檔案保密工作中，檔案管理人員具有舉足輕重的作用。要求檔案管理人員責任心強，同時擁有謹慎的安全保密意識，不但要求擁有良好的工作作風，而且還需重視儲存在頭腦中的秘密。隨著我國經濟的快速發展和各種先進信息手段的應用，竊密與反竊密斗爭也會不斷升級，要求檔案管理人員不管在什么地方，都應絕口不提有關檔案的內容，堅決保證黨和國家秘密不泄露不流失，保證國家機密安全。

（三）檔案利用工作的安全管理。在辦理檔案資料的使用、交付和銷毀時一定要依據有關規定進行：一要有領導人的批準。二是檔案管理人員要進行登記和簽字，不論什么人都不能自己使用檔案。三是檔案資料結合使用后要及時歸回，一旦出現泄密現象，要立即查找問題的根源，采取必要的補救措施。

三、檔案安全與密級的區別

確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史價值，國家檔案局就檔案保管期限界定有嚴格的規定，各法人單位應根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限就是指如果國家機密出現了泄露現象，那么就一定會影響到國家的安全與利益，給國家帶來一定的損失。保管期限是國家秘密事項在一定的時間范圍內，受國家保密法律、法規的保護，具有一定法律效力的時間。

地方檔案部門應以《國家秘密保密期限的規定》為依據，按照絕密級事項、機密級事項、秘密級事項的年限進行劃分。沒有國家保密機關的相關規定，任何基層單位不能隨意對國家檔案的密級給予解密，更不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、加快提升檔案人員的保密素質

在檔案管理工作中，保證檔案安全是工作人員的基本職責，也是檔案管理工作中應該堅持的原則。不但是檔案管理的任務而且是檔案管理的目的。在具體管理檔案工作中應該做到“四不”，也就是：不能破損缺少，不能丟失，不亂扔亂放，不能任意改動檔案資料，不能編造假的資料。不能破損缺少就是要求檔案資料應該保存完整，檔案資料不能由于出現各種影響因素而發生損壞。如果出現殘缺資料要及時進行修補。不能割裂分散丟失，就是指檔案資料要絕對安全，做到不丟失不失竊，不但要重視檔案實體的完整也需重視檔案內容的完整。不能亂堆亂放，指得是應該集中管理檔案資料，不能因為檔案資料的分散而不利于檔案資料的管理，更不能發生損壞和丟失檔案資料的現象。檔案保管工作應該依據一定的程序，檔案排架應該排列整齊、條目清晰。不能隨意改動裁剪和編造是指檔案物質應該安全，在檔案管理過程中，特別是遇到人員前來使用檔案資料時，要提供完整的檔案資料，不應出現改變和編造檔案資料的現象。

檔案保管人員的工作責任是很重的，作為一個國家公職人員，對國家負責重要的基礎工作，檔案保管人員必須要守法、依法來管理國家檔案，要對國家檔案保持一顆責任心，防止檔案的泄密與損壞，確保檔案的完整安全，使檔案更好地為國家的經濟建設、和諧社會提供全方位的服務。

參考文獻：

[1] 金霞.館藏檔案信息資源共享機制建設初探[J].北京檔案, 2011(01)

[2] 包培軍.檔案信息資源管理的研究與實踐[J].城建檔案, 2011(06)