企業文書檔案管理的問題與改進方法

文/山東先河悅新機電股份有限公司 羅光麗

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企業文書檔案管理的問題與改進方法

文/山東先河悅新機電股份有限公司 羅光麗

【摘要】改革開放以來，越來越多的企業意識到了檔案管理工作的重要性，這對文書檔案管理工作提出了更高的要求。總的來說，文書檔案工作只有堅持創新才能跟上時代的發展節奏。基于此，本文主要對企業文書檔案管理的問題與改進方法進行了探討。

【關鍵詞】企業文書檔案；檔案管理；問題；改進

所謂文書檔案，也叫做管理性檔案，即事業單位、企業、團體、機關以及其它社會組織在行政管理和領導等工作、活動中形成的文件，這些文件具有一定的查詢和保存價值。在檔案管理工作中，文書檔案管理占據著舉足輕重的地位，是所有事業單位、企業、團體、機關的一項重要工作。可以說，企業文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關系，只有堅持創新和與時俱進，才能落實好文書檔案工作，使之為企業的健康發展奠定堅實的基礎。

一、企業文書檔案管理中存在的主要問題

（一）企業領導沒有從意識上重視檔案管理工作。在不少企業管理者意識中，檔案管理工作是無法為企業創造財富的。這些管理人員認為，這是一份沒有什么難度的工作，而且通常會下意識的下調招聘的標準，更不用說花時間和精力來培訓檔案管理人員了。意識上的不重視以及投入上的忽視，難免會影響檔案管理工作的整體水平。與此同時，有些部門為了圖方便，在對檔案進行搜集的過程中不會主動把一些本屬于檔案范圍的檔案交給管理人員歸檔，由于歸檔不及時，因此檔案管理人員無法及時記錄下重要資料。在借閱檔案的過程中，經常出現催還未果，過期不換的問題，加之檔案部門沒有及時采取處理措施，因而導致這該崗位形同虛設。

（二）文書檔案與檔案工作契合度低，資料不全面。對某些機關單位而言，文書檔案管理是一份可有可無的工作，而且存在“重經營、輕檔案”的現象，致使其他科室根本沒有把文書檔案的搜集和管理放在心上，這不但有礙工作人員能動性的發揮，同時還會影響文書檔案的可靠性，導致其無法與檔案工作銜接，正是因為檔案工作與文書檔案管理之間缺乏契合度，加之當前的管理制度存在許多漏洞，因而導致二者處于一種“各自為政”的狀態，經常出現編號和裝訂不規范、文種使用不當、原稿不完整的問題。

（三）企業文書檔案管理水平普遍偏低。一直以來，企業檔案管理人員的任務就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時期對檔案的質量、整理、裝訂規范出現了不同的要求，加之領導沒有從意識上給予這項工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個可有可無的崗位，也沒有針對檔案管理部門建立檔案部門經濟責任制、管理制度和考核制度，導致檔案管理水平普遍偏低。

二、企業文書檔案管理的改進方法

（一）從意識上重視檔案文書管理工作。提升文書檔案管理部門在單位內部地位的途徑之一就是使領導從意識上認識到這項工作的重要性。只有保證領導對檔案文書管理工作有一個明確的態度，才能形成上行下效的效果，使全單位的工作人員都重視這項工作，也才能獲得其他部門的理解、支持和幫助，從而為檔案管理工作的開展創造有利的條件。在領導重視文書檔案管理工作的時候，一定要在會議上將文書檔案管理工作的地位上升到企業戰略的高度。

（二）努力協調文書檔案管理與檔案管理工作的關系。嚴格來說，檔案工作的順利開展離不開文書檔案管理工作的支撐，二者是相輔相成，缺一不可的。落實檔案管理工作的前提條件就是做好文書工作；文書檔案管理的水平很大程度上是由文書工作的好壞決定的。所以，文書工作人員必須具有一定的檔案管理意識，在搜集和歸檔時一定要堅持準確性、及時性和完整性的原則，這樣才能通過開展工作加強自身與其他部門之間的聯系，還要認真辦理檔案的借閱、查詢和審批手續，做好檔案的統計與保護工作。

（三）落實文書檔案的基礎工作，對工作進行全方位的溝通、協調和監督。文書檔案管理人員應該清楚自己應該做什么，不應該做什么，最關鍵的就是要養成服務意識，認真落實好檔案的收集、鑒定、利用、保管、統計等文書檔案管理工作，這樣才能最大限度地發揮檔案部門的作用和價值。眾所周知，文書檔案中的重要資料一般都來源于其它的部門。所以，文書檔案管理人員應該主動聯系其它部門的工作人員，隨時了解他們的動向，定期參與各業務部門的培訓活動，這樣才能了解和學習其他部門的一些基礎性知識，以降低文書檔案管理工作的難度，除此以外，還要對各部門的檔案收集工作進行監督和指導，豐富檔案收集渠道，充分發揮檔案部門的價值。

三、結束語

總而言之，要實現企業文書檔案管理工作的現代化，首先要想辦法提升文書檔案管理的規范性和標準性。當然，在提升檔案管理水平的過程中，一方面，企業領導要從意識上重視這項工作，還要投入一定的人力、物力和財力，同時，企業檔案部門還要定期開展檔案管理知識的培訓活動，打造一支文書檔案管理工作的人才隊伍。另一方面，文書檔案管理工作人員要主動聯系其它部門的人員，這樣才能提升檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報(社會科學版),2011(03):117-119.

[2]侯明,白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].辦公室業務.2012(03):82-84.