探討煤炭企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

文/陜西銀河煤業(yè)開發(fā)有限公司 郭曉慧

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探討煤炭企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

文/陜西銀河煤業(yè)開發(fā)有限公司 郭曉慧

【摘要】現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也越來越重要。為了促進(jìn)檔案管理工作更大地發(fā)揮作用，檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變工作方式，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、合理化。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容

企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。

一、實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑

（一）實(shí)行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時(shí)代的飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對(duì)于煤炭企業(yè)的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時(shí)對(duì)各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調(diào)動(dòng)等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類，建立企業(yè)檔案管理資源庫，保證各項(xiàng)資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來說，檔案管理部門更需要加強(qiáng)管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲(chǔ)、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行和安全運(yùn)行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者完美結(jié)合，使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動(dòng)保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費(fèi)企業(yè)的人力資源，而且對(duì)于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會(huì)造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對(duì)于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí)，為了促進(jìn)我國檔案建設(shè)與時(shí)代接軌，與國際信息接軌，必須與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細(xì)的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記聯(lián)系起來，互相核對(duì)，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時(shí)修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時(shí)間不規(guī)范，造成檔案歸檔時(shí)間不一，檔案管理工作也就相對(duì)有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計(jì)算機(jī)編制檔案實(shí)體存放索引，使得索引能夠及時(shí)顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實(shí)現(xiàn)檔案在分散或集中時(shí)的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的意義

首先,加強(qiáng)對(duì)煤炭企業(yè)的檔案管理可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作在日常工作的基礎(chǔ)上，可以提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

其次,在實(shí)踐方面，將現(xiàn)代的管理理念運(yùn)用于煤炭企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐中，可以有效提高企業(yè)中對(duì)檔案管理應(yīng)用率不高、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導(dǎo)方向,為我國企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

再次，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理可以提高企業(yè)發(fā)展決策的科學(xué)性。檔案管理涵蓋了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、人事等各個(gè)方面，積極發(fā)揮企業(yè)的檔案在企業(yè)經(jīng)營和管理決策中的重要作用，可以減少?zèng)Q策風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)管理的科學(xué)化。

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