強(qiáng)化醫(yī)院管理職能與加快檔案業(yè)務(wù)建設(shè)步伐的思考

文/山東省德州市市立醫(yī)院　張俊雙

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強(qiáng)化醫(yī)院管理職能與加快檔案業(yè)務(wù)建設(shè)步伐的思考

文/山東省德州市市立醫(yī)院張俊雙

【摘要】面對(duì)日益深化的醫(yī)療制度改革、人事制度改革、產(chǎn)權(quán)制度改革，從醫(yī)院工作性質(zhì)入手，服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案工作的管理職能，開發(fā)檔案信息資源，是目前醫(yī)院檔案工作的新任務(wù)。本文圍繞醫(yī)院管理職能及檔案業(yè)務(wù)建設(shè)相關(guān)論點(diǎn)展開探討。醫(yī)院檔案的特殊性和重要性，使得其管理工作成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要組成部分，在醫(yī)院管理中具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制度；作用；專業(yè)

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)工作，需要適應(yīng)醫(yī)改政策的要求，面對(duì)日益深化的醫(yī)療制度改革、人事制度改革、產(chǎn)權(quán)制度改革，從醫(yī)院工作性質(zhì)入手，服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案工作的管理職能，開發(fā)檔案信息資源，是目前醫(yī)院檔案工作的新任務(wù)。現(xiàn)就如何做好醫(yī)院管理，加快檔案業(yè)務(wù)建設(shè)談幾點(diǎn)粗淺的看法：

一、完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案的作用

在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，檔案管理者要完善檔案管理制度，從法律、制度上規(guī)范檔案的程序，歸檔、利用及保管、保護(hù)，以及促進(jìn)醫(yī)院檔案的有效利用。隨著醫(yī)院改革的不斷深入，把落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度作為加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓。同時(shí)，檔案管理人員要注意檔案的編研與檢索工具的使用，發(fā)揮大事記、組織沿革、科研成果、專題目錄、設(shè)備介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等編研教材，在醫(yī)院整個(gè)工作中的作用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案室藏的目的就是為了開發(fā)利用檔案信息的資源，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)，同時(shí)醫(yī)院檔案部門要積極主動(dòng)地與有關(guān)科室搞好配合，增強(qiáng)檔案室的服務(wù)功能，使醫(yī)院檔案工作更加規(guī)范。

二、夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)

醫(yī)院檔案的形成是歷史的記錄，是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中積累的寶貴財(cái)富。檔案管理人員應(yīng)具備較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論。各科室領(lǐng)導(dǎo)要高度重視在工作中形成的檔案資料，安排專人負(fù)責(zé)整理，抓好檔案源頭質(zhì)量。只有全體人員檔案素質(zhì)的提高，才能更好的促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)全院整體工作的提升。一是要把檔案材料收集納入到平時(shí)醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中。積極做好各專業(yè)、各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料損壞或丟失。二是充分利用各種專業(yè)會(huì)議進(jìn)行宣傳。如檔案工作會(huì)、學(xué)術(shù)講座會(huì)、科研成果鑒定會(huì)議等。參加會(huì)議的人員大多是各科室的負(fù)責(zé)同志。這些以組織名義召開的各種會(huì)議有一定的行政約束力和號(hào)召力，可以充分利用各種會(huì)議宣傳提高醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)。三是搞好醫(yī)院檔案材料的整理工作，提高案卷質(zhì)量。將全院分散保管的文書文件、病歷、科研、教學(xué)、基建、財(cái)務(wù)、設(shè)備等案卷集中起來(lái)，統(tǒng)一保管和使用。

近年來(lái)，醫(yī)院還經(jīng)常組織檔案專、兼職人員參加上級(jí)檔案部門舉辦的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，提高了檔案專業(yè)管理隊(duì)伍素質(zhì)，為各科室都配備了檔案工作管理員，指導(dǎo)和推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化進(jìn)程中發(fā)揮了重要的作用。此外，還多次由院辦主任牽頭召開的相關(guān)科主任、檔案專、兼職人員專題會(huì)議，總結(jié)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，介紹近期檔案工作動(dòng)態(tài)，組織檔案人員參觀兄弟單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷開闊眼界、解放思想、取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高。

三、創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)療活動(dòng)的重要依據(jù)，是醫(yī)院管理中的重要組成部分，同時(shí)也是醫(yī)院科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化需要先進(jìn)設(shè)備的配置，檔案室必須改進(jìn)管理方法。第一，以現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過(guò)程。這種新的管理方式把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來(lái)，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，準(zhǔn)確率高，檢索方便。第二，檔案管理要系統(tǒng)化、科學(xué)化。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，和其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)格化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，使得全院檔案信息資源得以共享。

四、發(fā)揮醫(yī)院檔案信息作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)

醫(yī)院檔案主要是大力開發(fā)和利用檔案資源，充分發(fā)揮信息資源的作用，使之更好地推進(jìn)醫(yī)學(xué)教研管理工作的快速發(fā)展。一是想領(lǐng)導(dǎo)所想；醫(yī)院決策的形勢(shì)總有一定的醞釀過(guò)程，包括深入調(diào)查研究、周密論證、廣泛征求意見等。檔案工作人員應(yīng)善于把握領(lǐng)導(dǎo)決策規(guī)律，從工作的大局出發(fā)，與領(lǐng)導(dǎo)思維同步，隨時(shí)捕捉領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最急切需要解決的問(wèn)題信息，快速準(zhǔn)確地提供對(duì)決策有利用價(jià)值的檔案信息，拓寬決策視野，完善決策思慮，堅(jiān)定決策信心。二是要加強(qiáng)與醫(yī)院各科室的聯(lián)系，及時(shí)了解醫(yī)院各項(xiàng)工作的需求，緊緊圍繞醫(yī)院當(dāng)前或長(zhǎng)遠(yuǎn)的醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、科研活動(dòng)及各項(xiàng)管理的實(shí)際需要，潛心研究，為科室提供相關(guān)問(wèn)題的解決方案、途徑和有關(guān)數(shù)據(jù)，提出決策建議，幫助科室解難釋疑，理清思路，科學(xué)決策，充分發(fā)揮檔案的智囊和憑證參考作用。