對疾病預防控制部門檔案信息化的幾點思考

文/通榆縣疾病預防控制中心 郭亥

一、引言

在檔案管理工作中，引入信息化技術，可以更好地減輕人工勞動量，提高檔案的利用效率。在疾控部門開展檔案管理工作中，通過信息化建設，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新與改進，更好地實現(xiàn)檔案信息在不同疾控機構之間的共享，能有效地促進我國疾控事業(yè)的發(fā)展。實現(xiàn)檔案信息化可以更好地對檔案的原件進行保護，避免了紙質檔案原件被借閱過多所造成的丟失或者損壞。通過計算機掃描檔案，實現(xiàn)電子化的管理與保存，提高了對檔案信息的保護效果。在信息化技術引入后，一個先進的檔案信息管理平臺，可以更好地減輕檔案信息管理人員的工作壓力，只要熟悉了基本工作流程和操作需求，就可以完成日常的檔案管理工作。信息化的檔案管理工作，在海量的檔案中提供了更加便捷的檢索途徑，通過對電子文檔的自動檢索，只需要輸入關鍵詞信息，就可以快速地進行檔案的調閱。另外，檔案信息化也更好地實現(xiàn)了疾控部門的檔案共享與資源整合，通過網(wǎng)絡來完成檔案信息的快速傳遞，這對于我國疾控事業(yè)開展日常工作有著至關重要的意義。

二、現(xiàn)階段疾病預防控制部門檔案管理工作中的不足

在現(xiàn)階段的疾控部門檔案管理工作中，很多管理人員對于檔案管理工作的重視程度不足，其內部缺乏專門的管理部門。檔案管理工作的從業(yè)人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的訓練，并且人員編制上存在不足的問題，檔案管理工作人員也沒有得到明確的解釋。管理機制上的不足和管理人員數(shù)量和素質上的缺失，導致了檔案管理工作信息化建設發(fā)展舉步維艱。相對于其他管理部門的工作來說，檔案管理部門的工作不被重視，并且缺乏短期效益獲取的能力。再加上相關投入不足，各種條件限制，導致了檔案管理工作在整個疾控部門的內部管理工作中地位十分輕微。

很多檔案管理人員由于沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)化的培訓，并且缺乏醫(yī)學知識與檔案管理技能等多方面的能力，其檔案管理工作開展的過程中，很多工作任務難以得到有效地完成。由于疾控中心屬于事業(yè)單位，其內部管理工作具有相應的流程，并且管理工作單一化，缺乏有效的考核。檔案管理工作人員的工作態(tài)度消極，缺乏主動性，各項信息化工作的落實與執(zhí)行也難以得到有效的保證。

三、如何做好疾病預防控制部門檔案信息化建設工作

（一）提高對信息化建設工作的重視。疾控部門開展檔案管理工作中，要重視信息化建設工作的開展，將信息化建設工作納入整體發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃當中。管理者要提高認識，并且加強學習，為檔案管理信息化建設打造一個良好的開展環(huán)境，加強相關軟硬件方面的投入。在人員配置上，要結合不同崗位的需求來指派專人進行負責，確保整體內部管理機制對檔案管理工作有明確的保障。

（二）提高從業(yè)人員信息技術素養(yǎng)。信息化建設過程中，檔案管理工作的內容和形式都發(fā)生了一定的變化。信息化建設對于檔案管理人員的信息技術要求較高，只有具有高素質、高業(yè)務能力的專業(yè)人才才能更好地適應信息化建設的需求。在日常檔案管理工作中，要積極地開展相關專業(yè)培訓工作，提高檔案管理人員的自身專業(yè)素質，及時地對專業(yè)技能進行更新，實現(xiàn)高效管理。

（三）完善檔案管理平臺。檔案信息的存儲需要一個完善的管理平臺來做為承載，并且其管理平臺要具有完善的管理功能。檔案管理平臺中，傳統(tǒng)檔案信息轉化為數(shù)字檔案，存儲在管理平臺的數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫建立的過程中，需要不同部門進行相互配合，提高數(shù)據(jù)庫內部檔案信息的完整性。

（四）創(chuàng)建規(guī)范、標準的檔案信息化管理流程。檔案管理工作信息化建設，需要一個科學、系統(tǒng)、規(guī)范、標準的管理流程來做為管理工作的執(zhí)行依據(jù)。針對于當前疾控部門檔案管理工作中存在的問題，要以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作流程來進行梳理與改進，提高檔案管理工作信息化建設的成效。通過構建完善、規(guī)范的管理流程，可以更好地讓檔案信息管理工作有章可循，通過層層地強化、把關與監(jiān)管，促進各項管理制度的有效落實，從而讓信息化管理工作得到最大限度地發(fā)展。

四、結束語

總而言之，現(xiàn)階段疾控部門開展檔案管理工作中，信息化建設是其重要的發(fā)展趨勢。檔案管理工作引入信息化技術，可以更好地構建一套完善的檔案信息管理平臺，提高檔案信息的利用效率，為疾控機構開展相關工作提供良好的檔案信息基礎。在開展檔案管理工作要重視網(wǎng)絡化、信息化、現(xiàn)代化與規(guī)范化地發(fā)展，加強內部信息網(wǎng)絡的共享與交互，優(yōu)化資源配置，為疾控事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

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