論在信息化條件下改進石油地質檔案管理工作

文/華北油田勘探開發研究院檔案資料室 王洪蕊

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將石油地質檔案工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

一、轉變傳統的石油地質檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。幾年來，隨著集團公司“十二·五”規劃“E六”項目的上線運行，當前，石油企業數量最大、應用最多的主體檔案石油地質檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種載體的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對石油地質檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，石油地質檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，使它能為企業油氣生產、經營管理、經濟發展、科技進步等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；使它能創造最佳的企業效益和經濟效益，使之真正成為未來信息化企業發展的寶貴資源。

二、建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用石油地質電子檔案

要實現石油地質檔案信息化，就必須建立有效的石油地質檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下石油地質檔案管理工作流程，使之適應石油地質檔案信息管理的需要；其次，依據石油地質檔案處理流程來進行石油地質檔案信息化系統軟件功能設計；最后，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保石油地質檔案的安全。

在石油地質電子檔案使用過程中，首先是應注意石油地質電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，石油地質電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保石油地質電子檔案的安全。其次是石油地質電子檔案的真實性問題。在目前的實際工作中，由于從石油地質檔案電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證石油地質檔案電子文件元數據完整歸檔，多數石油地質電子檔案與其相對應的紙質石油地質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存石油地質電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了石油地質檔案的完整性、可靠性，從而影響了石油地質檔案的真實性。

三、在石油地質檔案信息化建設過程中必須重新思考石油地質檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在石油地質檔案管理中的運用，新的石油地質檔案管理理論、方法和原則等不斷出現，提出了一些石油地質檔案基本理論從未遇到過的新問題。如石油地質檔案管理機構的職能與石油地質檔案工作體制的變化問題、石油地質檔案管理人員的業務素質問題、石油地質電子檔案的鑒定問題、石油地質電子文件數據管理問題、在數字檔案館（室）建設中的問題、石油地質檔案工作參與企業信息化建設的問題等等。對這些在石油地質檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，石油地質檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

四、提高石油地質檔案工作者的專業素質，實現石油地質檔案管理的科學化

現代化的設備需要人來操作，石油地質檔案工作信息化需要人來實現。石油地質檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位石油地質檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響石油地質檔案工作隊伍的結構和石油地質檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，石油地質檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在石油地質檔案管理中的大量運用，迫使石油地質檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、檔案學等學科的知識，它們對石油地質檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握石油地質檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。最后，從石油地質檔案管理現代化發展趨勢看，石油地質檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。石油地質檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級石油地質檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送石油地質檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

五、提高石油地質檔案工作者的信息安全素質，實現石油地質檔案管理的安全化

對于信息化環境中的石油地質檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理石油地質電子檔案的信息安全的意識和能力。石油地質檔案信息安全是現今石油地質檔案管理工作的生命線，研究石油地質檔案管理者的素質，有利于拓寬石油地質檔案管理保護領域、發展石油地質檔案管理的理論研究；完善石油地質檔案信息安全管理體系。促進石油地質檔案信息化建設和石油地質檔案管理事業的健康、有序、可持續發展。

隨著石油地質檔案信息化的改進，新領域、新種類、新載體石油地質檔案不斷出現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，深刻認識到石油地質檔案管理工作歷來是企業一項重要的基礎性工作，石油地質檔案工作的責任感即石油地質檔案工作者要認識到石油地質檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮石油地質檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使石油地質檔案管理工作真正成為促進企業科研生產發展和全面進步的重要保證。

六、石油地質檔案信息化建設的最終目標是提高石油地質檔案信息管理和服務的水平

推進石油地質檔案信息化進程的理想目標是在建立良好的石油地質檔案信息基礎設施的前提下，實現石油地質檔案信息的公開與石油地質檔案信息最大程度的利用。對石油地質檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。石油地質檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著石油地質檔案信息技術水平的提高及其在石油地質檔案管理中應用程度的變化，石油地質檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，石油地質檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在石油地質檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決石油地質檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

七、總結

總之，在信息化條件下石油地質電子檔案已經在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的石油地質檔案管理模式，就能夠建立有效的石油地質檔案管理計算機信息系統，使石油地質檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為油田企業生產經營和科技發展服務，為國家石油戰略資源安全服務。