高中人事檔案芻議

文/遼寧省撫順市第一中學 李雪萍

作為高中人事管理工作的重要組成部分，人事檔案工作是人才的發現、使用以及管理等方面的重要依據。然而當前很多高中人事檔案管理工作仍存在一定的問題，無法真正為學校服務。因此如何強化高中人事檔案管理工作具有十分重要的意義。

一、高中人事檔案的基本概述

對高中人事檔案的概念理解，很多學者將其總結為能夠反映個人道德、個人經歷的，并被國家機關與社會團體在進行人事管理中所記錄的相關數據、文字或其他形式的歷史記錄。其內涵具體表現在：第一，高中人事檔案是在人事管理過程中所形成的，而且是在組織審查認可的前提下由學校形成的材料。第二，高中人事檔案是對師生德才水平、個人經歷及工作表現的具體記錄。第三，高中人事檔案是方便日后查閱的且真實有效的人事材料。第四，高中人事檔案是將個人名字作為線索形成的專冊或專卷。

二、高中人事檔案管理存在的問題

目前，很多高中學校的人事檔案管理工作通常只由一名管理員在一個檔案室內完成，任務量極重且工作較為繁瑣，而且對檔案管理員缺少相應的培訓，沒有充分利用信息化技術。

（一）檔案管理人員培訓方面。高中人事檔案管理人員的綜合水平需從業務能力以及政治思想等各方面進行提高。然而很多高中學校多將重點放在培養優秀教師以及提高教學質量方面，忽視對檔案管理人員的培養。即使很多學校會定期組織相應的培訓課程，大多也是流于形式。因此導致人事檔案管理人員在業務知識、檔案管理等方面無法得到快速提高。

（二）信息化技術應用方面。現代計算技術的發展已應用到各行各業中，尤其對人事檔案的管理工作也需充分利用其帶來的優勢。然而仍有一部分高中學校尚未實現無紙化與信息化辦公,而且缺乏相關的現代化設備如計算機、掃描儀等。即使部分高中學校重視人事檔案管理的信息化建設，但由于缺乏對管理人員的培訓工作，導致人事檔案管理人員無法利用專業的管理軟件進行查詢、材料催繳、檢索及日常傳遞、借閱或編制目錄等方面的工作，使高中人事檔案管理效率極為低下。

三、高中人事檔案管理工作完善的策略

（一）人事檔案管理者綜合素質的提高。科學技術的發展為高中人事檔案信息化建設帶來極大的便利，同時也使高中人事檔案管理人員的工作面臨很大的挑戰、如管理模式、工作環境以及工作任務等方面的變化，這就要求提高人事檔案管理人員的綜合素質。從學校角度，應注意為人事檔案管理人員提供更多的培訓機會，并要保證培訓內容能夠適應現代化人事檔案管理要求。從人事檔案管理人員自身角度，在熱愛本職工作的前提下，能夠熟練掌握檔案管理的專業知識以及計算機網絡知識，從而提高自身的管理水平。另外，人事檔案管理人員的檔案服務意識以及管理觀念更新意識需不斷加強，保證高中人事檔案信息資源能夠得到充分利用，并在不斷實踐與改革中使管理工作得到完善與提高。

（二）學校人事檔案管理制度的規范。高中人事檔案管理工作質量的提高關鍵在于是否有健全的學校人事檔案管理制度。高中學校可根據國家規定的相關人事檔案管理工作要求，結合學校檔案管理工作的實際情況，建立健全相應的制度，尤其在檔案接收、檔案傳遞、檔案查閱與保管方面應做出明確的規定。同時需注意進檔材料的鑒別以及對人事檔案轉出的把關方面的工作，杜絕出現檔案竊密、失密或泄密現象的發生。另外，在應用現代化計算機技術進行人事檔案管理方面的制度應逐漸完善，為高中人事檔案管理實現現代化提供保障。

（三）人事檔案管理方法的改進。計算機網絡的應用已使各行各業進入網絡時代，信息化也成為經濟發展與社會發展的趨勢。尤其近年來國家針對檔案事業管理所提出的關于信息化管理標準，要求高中人事檔案管理工作實現現代化。具體改進方式主要利用數字化技術將圖像、文字等信息進行轉化并保證能被計算機識別，管理人員只需利用電腦與網絡便可實現錄入數據、傳送數據以及儲存數據的工作。從而幫助人事檔案管理人員在任務量較大且繁瑣的檔案收集、整理、檢索、保管工作中解脫出來，提高工作質量與勞動效率，進而使檔案服務時效性得以增強。

（四）加強對高中人事檔案管理工作的投入。高中人事檔案管理質量的提高既需管理人員綜合能力的提高，也需配有相應的設施，如計算機、掃描儀、打印機、移動儲存設備、復印機等。只有使管理工作得到必要的物質保障，才能為人事檔案管理工作提供更多的便利。因此，人事檔案管理工作中首先要求相應設備的引進，同時對設備的后期維護也需投入更多的資金，避免因設備問題使紙質檔案的加工處理工作、整理分析工作以及轉換工作受到影響。另外，應做好軟件環境更新工作，具體包括文件標準體系的建設以及電子管理系統軟件的更新等，從而使高中人事檔案管理實現數據化管理的目標。

四、結語

作為高中日常管理工作內容之一，人事檔案管理工作應得到學校的重視。針對人事檔案管理工作中存在的問題，需及時采取相應的解決策略，實現高中人事檔案現代化管理的目標，進而為學校的發展提供更多的服務。

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