試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作

文/中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院皮膚病醫(yī)院（研究所）　楊瑩

試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作

文/中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院皮膚病醫(yī)院（研究所）楊瑩

【摘要】醫(yī)院檔案室的安全管理工作一直以來均是檔案管理的重要工作內(nèi)容，如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作對(duì)于管理人員來說是一項(xiàng)不可推卸的重要職責(zé)。本文主要針對(duì)如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作展開論述，提出了若干具體對(duì)策：安裝監(jiān)控設(shè)備、堅(jiān)決杜絕火源、杜絕非人因素以及建立安全制度。希望通過本文可以進(jìn)一步給相關(guān)人員以安全管理經(jīng)驗(yàn)方面的啟示。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案室；安全管理

安全管理是管理學(xué)當(dāng)中的一個(gè)重要分支，對(duì)其進(jìn)行研究一直以來可以說是非常炙手可熱的。檔案不僅是醫(yī)院的寶貴資源，更是國(guó)家和社會(huì)的寶貴資源。為了更好的存放檔案，我國(guó)絕大部分醫(yī)院均建立有專門的檔案室，用以保護(hù)和存放相關(guān)的檔案。但是遺憾的是：有部分醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)于檔案室的安全管理并沒有做到足夠的重視，也正是因?yàn)樗麄兊牟恢匾暡抛罱K造成檔案室造受了自然因素和人為因素的侵害，從而給檔案管理工作帶來了非常不利的影響。現(xiàn)就如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作談幾點(diǎn)看法。

一、安裝監(jiān)控設(shè)備

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，監(jiān)控設(shè)備的安裝無疑已經(jīng)成為安全管理的重要保障。監(jiān)控設(shè)備的安裝主要是為了可以對(duì)醫(yī)院檔案室進(jìn)行全方位的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有任何威脅安全管理的因素存在，就可以及時(shí)清除安全隱患，保證相關(guān)的檔案不受侵害。據(jù)了解，我國(guó)很多醫(yī)院的檔案室并沒有安裝專門的監(jiān)控設(shè)備，這樣的做法對(duì)于保護(hù)醫(yī)院的檔案室安全是非常不利的。安裝了監(jiān)控設(shè)備之后，一些不法人員不敢輕易闖入檔案室，這給予不法人員的心理上會(huì)形成一定的威懾力。在安裝監(jiān)控設(shè)備的時(shí)候，必須要保證監(jiān)控?zé)o死角，在大門、窗戶以及各個(gè)死角處必須要安裝攝像頭，唯有如此方能真正保障醫(yī)院檔案室的安全。與此相配合，對(duì)于監(jiān)控視頻必須要有專人24小時(shí)看守。對(duì)于24小時(shí)監(jiān)控的問題，醫(yī)院檔案室可以與保衛(wèi)部門協(xié)調(diào)，如將檔案室的監(jiān)控視頻與醫(yī)院的監(jiān)控視頻相整合，由保衛(wèi)部門派專人進(jìn)行管理，定期向檔案室通報(bào)監(jiān)控情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通并解決。另外，醫(yī)院檔案室使用哪種監(jiān)控設(shè)備，才能確保監(jiān)控實(shí)施的有效、安全，這可與保衛(wèi)部門商討研究，或請(qǐng)檔案安全管理方面的專業(yè)人士到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并給予意見與建議。

二、堅(jiān)決杜絕火源

醫(yī)院檔案室內(nèi)往往存放有大量的紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案最怕見火，一旦發(fā)生火災(zāi)其所造成的損失往往無法挽回。因此，我們的檔案管理人員必須要定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)有電線、電器老化或破損必須要及時(shí)的予以更換。一般來說，醫(yī)院檔案室內(nèi)應(yīng)該堅(jiān)決杜絕使用大功率電器，以免發(fā)生火災(zāi)。除此之外，檔案室內(nèi)也應(yīng)堅(jiān)決杜絕有人吸煙，如果發(fā)現(xiàn)在檔案室內(nèi)有人吸煙必須要及時(shí)予以阻止，以免發(fā)生重大火災(zāi)事故。在監(jiān)督別人的同時(shí)，管理人員自身也應(yīng)該做到不在檔案室內(nèi)吸煙。為了防止火災(zāi)發(fā)生之后可以第一時(shí)間撲滅火源，醫(yī)院檔案室內(nèi)還應(yīng)該配備一定數(shù)量的消防設(shè)備，這些消防設(shè)備要定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有消防設(shè)備出現(xiàn)老化或過期必須要及時(shí)進(jìn)行更換。對(duì)于這一點(diǎn)，可以聘請(qǐng)專業(yè)的消防人員對(duì)其檢查。針對(duì)紙質(zhì)檔案的特殊性，使用的消防設(shè)備，如滅火器、噴淋裝置等應(yīng)為粉劑或壓縮氣體，或使用滅火沙、滅火毯等專用設(shè)備，這樣可以避免水對(duì)紙質(zhì)檔案造成的二次損害。只要能夠做到上述幾點(diǎn)，檔案室內(nèi)的火源一定可以得到有效的控制，降低因火災(zāi)而給檔案室?guī)淼膿p失。

三、杜絕非人因素

眾所周知，濕度的變化很容易給醫(yī)院檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案造成損害，尤其是在南方梅雨季節(jié)，由于空氣中的濕度較大，很容易致使紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)，這對(duì)于醫(yī)院檔案室的安全管理工作來說也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。因此，為了有效控制好檔案室內(nèi)的濕度，檔案管理人員必須要時(shí)刻關(guān)注檔案庫(kù)房?jī)?nèi)濕度的變化，一旦發(fā)現(xiàn)空氣內(nèi)的濕度過大，必須要緊閉門窗，在庫(kù)房?jī)?nèi)放置大量的干燥劑或利用除濕機(jī)，降低庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度。為了有效控制檔案室內(nèi)的溫度和濕度，在室內(nèi)還需要安裝空調(diào)，當(dāng)干燥劑無法起到有效作用的時(shí)候，必須要打開空調(diào)，調(diào)整室內(nèi)的溫濕度環(huán)境。另外，老鼠等小動(dòng)物也是醫(yī)院檔案室安全管理的重大挑戰(zhàn)，在檔案室內(nèi)必須要經(jīng)常撒放老鼠藥、安裝捕鼠工具，杜絕有老鼠啃咬檔案。除了老鼠之外，還有一些蟲子也會(huì)啃咬紙質(zhì)檔案，因此管理人員必須要定期噴灑殺蟲劑，讓檔案室免受蟲害的侵?jǐn)_。霉菌是檔案室安全管理面臨的又一問題。應(yīng)該確保檔案庫(kù)房空氣的流通，杜絕霉菌污染源的進(jìn)入。一旦發(fā)現(xiàn)被霉菌污染的檔案，應(yīng)該及時(shí)移出隔離，防止霉菌傳播，并用紫外線照射殺死霉菌。

四、建立安全制度

除了上述幾點(diǎn)之外，還需要建立專門的安全管理制度，從而有效保障醫(yī)院檔案室的安全。例如，必須要建立安全巡視制度。應(yīng)安排專門人員對(duì)檔案室定期進(jìn)行安全巡視，諸如可以一天一至兩次。在巡視過程當(dāng)中一旦發(fā)現(xiàn)有任何威脅到檔案室安全的問題必須要予以及時(shí)處理；又如，應(yīng)當(dāng)建立進(jìn)出人員審查制度。對(duì)于進(jìn)出檔案室的人員必須要進(jìn)行嚴(yán)格的身份審查，一旦發(fā)現(xiàn)有醫(yī)院外人員進(jìn)入檔案室必須要嚴(yán)肅處理。再如，每天必須要對(duì)檔案室內(nèi)的門窗進(jìn)行檢查，離開之時(shí)必須要將其全部關(guān)閉。這些安全管理制度的建立都是非常必要的。在具體安全管理制度的建立健全方面，還需要相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的研究，從而建立起完善的安全管理制度。

五、結(jié)論

總而言之，醫(yī)院檔案室的安全管理工作是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。管理人員必須要對(duì)其投以足夠的重視。醫(yī)院檔案室的安全管理只要能夠做到安裝監(jiān)控設(shè)備、堅(jiān)決杜絕火源、杜絕非人因素以及建立安全制度，那么其安全管理成效一定會(huì)更上一個(gè)新的臺(tái)階。

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