工程項目檔案信息數字化管理應用分析

文/國家新聞出版廣電總局五八二臺 劉敏

一、引言

在科學技術快速發展的過程中，不僅給人們帶來了較大的便利，同時，也改變了人們生活和工作的方式。尤其是在檔案管理的過程中，逐漸從傳統的紙質檔案存檔管理轉變為信息化、數字化的檔案管理。不僅將檔案管理工作簡單化，也節約了大量的資源。在工程項目中，其項目的管理文件較多，傳統的工程項目檔案管理模式已經無法適應現代化的發展需求，因此，急需要加強檔案信息數字化管理在工程項目中的應用。

二、檔案信息數字化管理應用于工程項目的必然性

（一）在工程項目中使用檔案信息數字化管理模式是社會發展的必然需求。當今是信息化時代，其網絡技術、計算機技術以及信息技術的發展給人們的生活和工作帶來了較大的便利。同時，其也成為當今社會發展中應用最為廣泛的技術。檔案管理在現代社會中的各個方面占有重要作用，例如文化、政治、經濟等方面的發展均離不開檔案管理。由于當今社會是信息化的社會，其科學技術的發展速度迅猛，在信息技術發展的同時，檔案管理事業也必須要進行適當的改革，以便更好的適應社會發展的需求。因此，檔案管理需要朝著檔案信息數字化的方向發展。在工程項目中，由于其項目涉及到的文件較多，工作比較復雜多樣，通過檔案信息數字化的管理應用，可以有效的減少工作難度，提高工作效率。

（二）辦公自動化為檔案信息數字化管理提供條件。隨著計算機的廣泛使用，在計算機和通訊線路中就可以完成文件的起草、簽發以及歸檔等工作。檔案信息化的建立已經成為檔案行業為了適應信息化時代發展的必然要求。另外，由于紙質文檔案管理需要耗費較大的人力和物力，并且工作流程復雜，通過檔案信息數字化管理的應用可以有效的減少人力和物理的耗費。

三、檔案信息數字化管理在工程項目中的應用

（一）工程項目文檔編碼應用原則。工程項目中文檔的編碼需要就具備標準要求，以便確保工程項目能夠順利的開展，保障信息系統的正常運行。通過對工程項目以及相關企業情況進行分析，同時，需要對國內外相關行業標準進行研究，可以制定出一套科學、規范、系統、可擴展并且能夠適合企業內部使用的工程檔案編碼原則。其中工程項目中各種類型的文檔需要嚴格按照分類標準要求來制定編碼，確保編碼是唯一的身份認證標準，可以簡化應用流程，節約工作時間，提高工作效率。為了讓企業各個部門以及工程施工現場能夠自主的管理好文件編碼，工程項目研究部門需要制定各個部門的編號或者代碼，其中還需要包括工作地點、文件類型等信息。其中發送文件時，需要嚴格按照標準要求來進行，發文的規格要求是：填寫好項目的名稱、確定文件類型、填寫地點代碼、接收方的單位代碼、發送文件的時間以及流水號等內容。例如，針對傳真類型的文件發送標準是：填寫項目名稱的縮寫、確定文件類型（FX）、地點代碼、接收方的單位代碼、發送文件的時間（2015）、流水號（0001）。企業內部備忘錄的發文要求是：發文時間（2015年）、項目名稱縮寫、調整項目組的編碼（01號）。另外，接收到的文件編號可以從對方發送過來的文件中提取就可。

針對工程項目的各個承包商所提交的各種文件，工程項目研究部門也需要制定出一套統一規格要求的編碼原則。在工程項目中，每個階段、每個環節的相關編碼原則大致上需要包括以下幾個方面的內容：工程地理信息的編碼、工程設計圖紙的編碼、工程所需材料的編碼、工程所需設備的編碼、工程完工后的資料編碼、工程模型編碼以及工程的供應商設備完工后的資料編碼等。

（二）工程項目信息集成平臺的設計和應用。通過制定出標準化的工程項目檔案管理編碼原則之后，工程項目的檔案管理平臺在使用的時候可以根據標準化的文檔編碼來進行。其中工程項目信息集成平臺的主要功能有文檔的管理、文檔版本的追蹤、文檔的發送和接收管理等。其中文檔的管理功能主要是為工程項目中文檔的統一查找提供一個搜索的界面，可以通過全文搜索、高級搜索功能在所有的文檔中以及特定范圍的文檔中查找自己所需的文檔，并對其進行有效的管理。文檔的管理這一模塊還包括以下幾個方面的輔助功能：文檔的歸檔處理、文檔的目錄管理、文檔的權限設置和管理、新增文檔的管理等功能。文檔版本的追蹤功能主要是通過對文件的傳送以及審批過程進行追蹤管理，同時，還需要對文件的版本升級過程進行有效的追蹤管理，追蹤管理之后形成追蹤報表，以便能夠快速查詢文檔資料，方便工作人員操作。其中文件的傳送單可以自動生成，無需工作人員人工處理，從而可以極大的降低工作人員的工作量，提高工作效率，同時，也可以有效的降低差錯的出現。其中設計圖紙的審批流程為：登記處理文件傳送單，通過技術部門經理審批通過之后轉交給專業工程師進行審圖，通過之后就可以發文擬稿。另外，發送以及接收文件管理主要是由項目研究部門對發送給外單位的文件進行擬稿、審批過程的管理，同時，對接收外單位的來文進行登記、審批以及追蹤等管理。

（三）檔案信息數字化管理的應用原則。其一，工程項目檔案信息數字化管理過程中需要遵循規范性原則。在工程項目中，檔案信息數字化的管理應用是一種全新的工作方式，在應用的過程中或多或少會出現一些不足和缺陷，為了有效的避免差錯和缺陷的發生，為今后更好的應用信息數字化管理，需要制定出相關的應用原則，并確保檔案信息數字化管理的規范性。在制定數字化管理的規范標準中，需要包括字符內部編碼的標準、數據處理格式標準、數據交換標準以及信息輸出標準等內容。以便更好的處理文件的歸檔問題。同時，需要確保數字化的檔案信息在保管、傳送以及利用等過程中均可以實現標準化、規范化操作。其二，工程項目檔案信息數字化管理需要重視技術的應用，以便確保信息的安全性和保密性。針對檔案管理事業來說，其中檔案的保密性和安全性是尤其需要注意的問題，由于信息技術是檔案信息保密和安全性的保障，因此，在檔案信息數字化管理應用的時候需要重視先進技術的應用，以便有效的確保信息的安全和保密。需要加大對檔案信息數字化管理的投資，開發出完善的檔案信息數字化管理系統，在檔案信息傳輸、審批、歸檔的時候需要設置加密裝置，以便確保信息的保密性和安全性。其三，工程項目中檔案信息數字化管理的應用需要復合型人才。檔案信息數字化管理需要操作人員具備良好的計算機處理知識和技能，同時，還需要工作人員熟練掌握檔案管理的專業技能。因此，在人才的培養方面，需要加大對工作人員專業知識和技能的培訓，以便確保工作人員能夠更好的適應該項工作。可以適當的開展檔案管理專業課程的學習，舉辦檔案信息數字化培訓活動，讓工作人員及時掌握相關知識和技能。同時，工程項目部門需要建立科學的檔案信息數字化研究機構，不斷的完善和優化數字化管理系統，以便更好的應用于工程項目事業中。

四、檔案信息數字化管理在工程項目中的應用效果和發展前景

（一）檔案信息數字化管理在工程項目中的應用效果。其一，通過信息數字化來管理檔案文件，可以有效的改變傳統的檔案管理模式。尤其是工程項目信息集成平臺的設計和應用，不僅改變了原有的線下辦公管理模式，還將原有的獨立的文件管理和檔案管理統一歸入到檔案信息數字化管理系統中，有效的降低了工作量，減少重復管理的發生，在一定程度上降低了管理成本，提高了資源的利用效率。其二，檔案管理工作更加標準化和規范化。在工程項目中，通過使用檔案信息數字化的管理，在文件的形成到發送和歸檔的過程中，均可以通過管理系統對文檔進行標準化和規范化的管理，從而有效的確保了文件管理的質量。其三，可以有效的促進企業內部的協調發展。通過使用數字化的管理模式，使得工程企業內部的交流不再受到空間的限制，可以讓項目研究部門與工程施工現場保持緊密的聯系，從而可以更好的達到資源共享的目的，提高文件以及各類資料的傳輸速度，充分發揮出檔案信息數字化管理的作用，能夠有效的確保企業內部的協調發展。

（二）工程項目中檔案信息數字化管理的發展前景。在工程項目中，檔案信息數字化管理是一種全新的輔助性工具，尤其是信息集成平臺的推廣使用，極大的提高了工作效率。但是在應用的過程中仍然會出一些不足和缺陷，還需要相關人員對其不斷的優化和完善，在確保信息集成平臺標準化以及規范化的基礎上，制定和研發出符合工程項目實際情況的數字化管理應用模式，以便提高數字化管理的功能和作用，更好的為工程項目服務。通過研發人員不斷的研究和優化，可以讓數字化管理系統更加完善和成熟，能夠形成一套完整的、使用方便、易操作、高效的檔案管理系統，為工程項目提供更多的便利和服務。

五、總結

在當今信息時代中，檔案信息數字化管理是檔案管理事業發展的趨勢，在工程項目中，需要擴大數字化管理系統的應用，并且需要對其不斷的優化和完善，以便更好的為工程項目服務，為工程項目提供更加便捷、高效、規范化的檔案管理系統，充分發揮出其最大化的應用價值。

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