淺談企業產品檔案電子化管理問題及發展方向

文/中航工業空空導彈研究院三所　陳爽

淺談企業產品檔案電子化管理問題及發展方向

文/中航工業空空導彈研究院三所陳爽

【摘要】隨著企業檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理的思路和模式也在不斷更新、優化和完善，本文就本單位某項目產品檔案電子化管理的現狀進行了梳理，并對其管理過程中出現的問題進行探討和反思，認為企業檔案管理最終歸宿是以信息資源開發利用為導向的數中心的有效管理。

【關鍵詞】電子化管理；PDM系統；檔案管理系統

一、引言

企業信息化建設使得檔案管理模式發生巨大轉變，傳統的紙質檔案已逐漸被電子檔案所代替，但隨著企業檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理也出現了許多新問題，其中基于PDM系統和檔案管理系統的產品檔案電子化管理問題最為顯著，無論從電子文件歸檔、業務系統功能設置、管理職能及利用方面都存在困境。這種局勢下，要求檔案部門及檔案管理人員不斷轉換思路，及時更新、優化和完善電子檔案管理思路和模式，才能更好地開展信息化環境下的檔案管理工作，更好地為企業科研生產提供有效服務，對企業在激烈的競爭中長久、有活力的發展具有重要的現實意義。

二、某項目產品檔案電子化管理現狀

目前，本單位某項目產品檔案電子化管理主要是現行文件的電子化管理和紙質檔案的電子化管理。

（一）現行文件的電子化管理。現行文件的電子化管理主要是基于PDM及檔案管理系統的產品技術狀態的管理。從PDM系統中將現行有效的產品數據接收到檔案管理系統中進行數據的整理、歸檔。資料如需下發供生產現場使用，在檔案系統中挑選需要發放的歸檔電子數據，此數據以條目帶全文的形式在系統中展示，并設定出電子數據的下發路線，資料接收單位進入檔案系統進行電子數據的接收。目前由于本單位生產現場還需參照紙質資料進行工藝編寫和生產加工，在接收電子數據的同時還需打印出相應的紙質資料發放給資料接收單位方便其使用。此外，如資料有更改，檔案人員依據檔案系統中發放歷史記錄進行更改單更改資料的追蹤下發，及時將新的圖紙、文件更換到位，舊的圖紙、文件及時收回，確保生產現場使用的圖紙、文件現行有效，從而實現產品技術狀態的受控。

（二）紙質檔案的電子化管理。需要歸檔的紙質文件，經檔案部門審核接收后，立即掃描成TIFF格式作為原件進行保存備份，并同時轉換成PDF格式作為利用稿供網上全文瀏覽。紙質文件掃描后，進行整理、分類、裝訂，入庫，作為檔案原件進行保存。發放同樣采用檔案系統進行電子數據發放，但同時也需提供紙質復印件發放到生產現場，也可提供以光盤為載體的電子文件到現場進行工藝編寫及生產加工。

三、產品檔案電子化管理取得的成效

自本單位某型號項目檔案管理基于PDM系統進行圖紙發放和更改控制以來，現已下發圖紙約6萬多份，更改單更改資料追蹤下發7萬多份，大大提高了生產效率，推進了工作進度，確保了技術狀態的有效性、準確性和完整性，使產品質量得到有力保障。主要體現在以下幾方面：

（一）歸檔流程簡化。實時歸檔插旗，設計人員完成設計任務后，經相關部門審核批準后，即刻向檔案部門移交，只要工作時間允許，檔案人員可隨時將圖紙、文件歸入產品管理數據系統中，即由原先大量紙張的搬動、清點、裝訂、入庫保存到只需在系統中輕點鼠標即可完成歸檔，并規定設計部門的所有圖紙最后必須有檔案部門控制輸出，實現集中出圖。

（二）集中快速出圖。設計在PDM系統中繪制生成圖紙后，檔案人員按照職能部門的出圖指令，快速選圖并提交打印申請，出圖人員在PDM系統中看到檔案人員要求打印的圖紙數據項后立即出圖。

（三）圖紙下發的高效性。打印出的圖紙經蓋章并通知設計確認后立即進行下發，從接到指令到圖紙下發到現場的周期最多不超過3天。就更改下發而言，接到更改單后，檔案人員根據檔案管理系統的追發記錄進行追發，更改單更改資料追蹤下發周期通常也不超過4天，大大提高了圖紙到達現場的工作效率。

（四）圖紙下發的準確性、有效性。由于PDM系統中實施的是版本管理，系統中同一數據有不同版本，檔案管理系統實行的是版本、版次的追蹤下發。因此，結合檔案管理系統，檔案人員根據追發卡記錄，每一批次都可以進行準確的追發，保證現場使用最正確的版本。

（五）紙質文檔與電子文檔的一致性。現價段某重點型號產品圖紙、技術文件、更改單統一都從PDM系統輸出，蓋“PDM”章進行受控，沒有此受控標識的圖紙不能下發，確保了設計人員的電子文檔與紙質的一致性。

四、產品檔案電子化管理存在的問題

但隨著企業檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理也出現了許多新問題，其中基于PDM系統和檔案管理系統的產品檔案電子化管理問題最為顯著，無論從電子文件歸檔、業務系統功能設置、管理職能及利用方面都存在困境。

（一）業務系統流程設計不合理，電子文件歸檔效率低。PDM系統電子文件歸檔流程設計不合理，導致檔案部門參與到PDM系統中進行電子文件的歸檔審批存在諸多問題，本單位PDM系統流程審批將檔案部門設置在電子數據審批的最后一環，但又設定專家、用戶批準后檔案人員審批前數據一律不需修改，如檔案人員發現問題，直接將歸檔數據退回到審批流程起點，重新進行審簽流程，以往紙質文件歸檔審查，不符合檔案歸檔要求只是將資料退回將不符合歸檔要求處修改，大多都是資料頁數，模板、格式、文件號、圖號、更改標記等問題，歸檔者不需要重新進行多級簽署，不影響歸檔效率，但電子審簽雖從流程上提高了審簽的效率，省去了設計人員因跑腿簽字浪費的時間，但就是由于檔案在最后一個審批環節，不符合檔案歸檔要求卻不存在技術指標問題的文件被退回審批原點，讓設計人員多次重新審批，不僅降低了歸檔效率，同時也使設計人員整天忙于走流程而無法專業于本職業務。

（二）系統接口不完善，歸檔電子數據不準確。由于信息技術部門在提前規劃電子文件的元數據項及其捕獲節點和電子文件歸檔過程、歸檔存儲格式，信息系統所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等事項方面沒有充分考慮檔案部門的需求，導致兩系統間接口不完善，歸檔的電子數據經常出現推送不進檔案系統，部分數據不能實時進行推送，部分數據推送進檔案系統所對應的屬性和實際數據不符，或是推送來的電子數據本身內容缺項等現象，造成的后果就是歸檔的電子數據不全，數據屬性不準確，內容不完整，嚴重地影響了數據的完整性、準確性、有效性以及作為檔案的真實性和可用性。

（三）系統關系不明確，側重點不清。產品數據管理（product data management）簡稱PDM，用來管理所有產品相關信息（包括零件信息、構型、文檔、CAD設計文件、結構、權限信息等）和所有與產品相關過程（包括過程定義和管理）的技術。產品數據管理系統是用于產品數據管理的軟件系統稱為產品數據管理系統，又稱為PDM系統。而檔案管理系統主要功能表現為產品信息的記錄、整合、分類、整理以及信息的檢索和資源開發利用，是對包括來自PDM系統中產品數據的信息以及所有具有保存價值信息的管理系統。

因此，從功能和業務上看，PDM系統和檔案管理系統都是對產品數據進行管理的系統，兩者有相似之處，導致在檔案信息化建設的前期規劃，需求調研及建設過程中始終沒有明確兩者間的關系及各自的職責和業務，目前檔案部門在進行電子文件管理時需要在兩個系統間進行，業務穿插于兩個系統，即數據歸檔流程審批在PDM系統中，檔案人員參與到PDM系統中對產品電子數據的歸檔進行審批，整理、發放、利用在檔案管理系統，打印輸出又在PDM系統中。這樣產生的管理問題，檔案人員在PDM系統中審核批準后的電子文件到底屬于檔案還是現行文件，如是檔案，運用PDM系統完全可以單獨勝任電子文件歸檔、發放、利用等工作，而無需再轉到檔案部門的檔案系統中進行，畢竟在一個系統中進行數據的管理更加能保證數據的唯一性和有效性。如是現行文件，認為推送到檔案系統經過整理、屬性維護后的電子文件才是檔案，那檔案人員是否可以不參與到PDM系統中的進行審批管理，認為只要是實時推送到檔案系統的就是有效可利用的電子數據，經過屬性維護、整理分類后才定義為檔案，所有利用者都應以檔案系統的數據為最終有效數據，而PDM系統僅僅被用于企業產品研發設計、審批、版本控制。總之，正是在信息建設初期沒有理清二者關系，導致目前各系統業務流程設置不合理，優勢功能弱化，發揮不了系統專長，檔案人員的工作職責不明確，管理中困難、阻力重重，電子文件管理制度的編寫也存在困境。

五、產品檔案電子化管理建議及發展方向

（一）產品檔案電子化管理建議。一是在業務系統建設過程中，應讓檔案部門參與信息系統的需求分析、設計、實施等工作，研究確定業務系統所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等，確保電子文件可歸檔。二是開發電子文件歸檔接口時要充分調研并考慮檔案部門的建議和需求，提前規劃好電子文件的元數據項及其捕獲節點和電子文件歸檔過程、歸檔存儲格式等事項。加大對電子文件歸檔工作的檢查與考核力度，不管是檔案行政管理部門開展的檔案執法檢查，還是企業總部對下屬單位的檔案業務檢查與考核，均應把電子文件歸檔作為重點內容。三是在信息化建設規劃過程中，應充分調研，借鑒和學習其他同行業對于電子文件管理的經驗，定位好各業務系統的業務功能，盡量合并簡化業務系統和流程，減少業務系統間的集成，并要考慮系統的可升級、可優化性，使檔案管理業務能在獨立的業務系統中完成整個電子檔案的管理工作。

（二）產品檔案電子化管理發展方向。事實上，PDM系統側重于產品結構的數據管理，電子文件的流程審批，更加關注現行文件的更改及版本標識，檔案系統側重電子檔案的靜態化管理，因此，檔案人員不應參與在其他業務系統中進行現行文件的管控，而應專注于收集企業內各業務系統中批準后固化有效的電子文件到檔案管理系統進行產品檔案的管理、利用及信息資源開發。檔案部門將各系統收集來的產品數據進行屬性維護并整理分類，根據業務需要將有效電子檔案快速傳遞給利用者，同時將各類相關信息資源進行提煉、挖掘、整合并使之具有關聯性，使得檔案系統的搜索功能更加優化強大，以吸引更多用戶主動進行產品相關信息的搜索和利用。此外，檔案部門可組織專業人員根據企業需要進行電子檔案編研，建立多種專題數據庫，將系統中所有資源被充分利用，而不僅僅是資料的保存。只有這樣，才能更好地發揮檔案部門作用，各業務系統功能才能發揮其優勢，檔案管理職責更加明確，更加有利用電子數據的有效利用，也更能發揮檔案系統作為信息資源中心的功能優勢。