企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制探討

文/重慶化醫新天投資管理有限公司　羅曉玲

企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制探討

文/重慶化醫新天投資管理有限公司羅曉玲

【摘要】國家檔案局令第10號2012年12月17日頒布，2013年2月1日起施行。各企業在所在地檔案行政管理機構的統籌安排要求下，相繼結合企業實際開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的編制，本文就大型企業集團如何開展此項工作進行探討。

【關鍵詞】企業文件；材料歸檔；規則；培訓；審查

一、定好規則

規則是編制工作的基礎。企業集團要充分分析下屬企業性質、企業規模、檔案工作狀況，綜合考慮各企業情況，提出合理的企業編制時間、編制、報審、下發實施要求。切不可照搬國家10號令，以免企業歸檔材料收集不具體、保管期限劃分找不到對應條款，使編制的企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表流于形式，對工作毫無指導意義。

（一）企業編制時間的確定，應依據下屬企業檔案管理現狀，分期分批實施。一般檔案工作基礎較好的企業，應作為示范企業，先行編制。這樣的企業檔案人員業務素質較高，有組織、協調、管控能力，既能完成工作，又能引領其它企業完成此項工作；基礎較差或工作未起步的企業，放在最后完成。這樣的企業無論領導重視度、各部門檔案意識都較差，貫徹實施相對較難，檔案人員業務素質不高，需集團加大指導力度，并輔以督辦、檢查等措施，方可推進其工作的開展。

（二）編制要求要細化，特別是編制格式，如文種、文件構成、表格欄數、附件內容的排列等要統一、規范。如規模不同的企業是否可用文種區分，下屬集團型企業用“規定”、單戶企業用“辦法”，這樣可便于你在批復時，區分不同的下屬企業提不同的要求。雖然10號令已明確展示文件構成，但因企業檔案人員的業務素質參差不齊，不少企業在實際操作中，常以為只需編保管期限表。表格欄數、附件內容及序號，即使下文件規定，經常都有不少企業按自己的理解、習慣增加、刪除，或按自己的想法做。所以格式幾欄，附件管理類內容按企業設置機構或檔案設置類別列出，都需集團企業規范、統一。從便于收集的角度考慮，按企業設置機構列文件材料歸檔范圍，責任明確，更為適用。

（三）報審需規定程序。各下屬企業編制的初稿，需先行征求企業各職能部門意見、反復修改，并歸檔各部門歷次修改意見，經企業領導審核，電子版及企業機構圖、部門職責發送上級集團審查通過后，再以正式文件報送集團審查。報送程序規定，既可細化各職能部門歸檔材料的準確性，又可強化各部門的檔案意識，同時也減輕集團審查工作的難度，是編制工作有效可取的方法。

（四）下發實施要求。旨在明確下屬企業編制的企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，需經上級集團審查通過后，以紅頭文件下發實施。在實際工作中，通常出現編制完成后，未經上級集團審查通過即下發實施，或審查通過后不行文，只讓檔案部門知曉，認為是檔案部門的事，與其它部門無關，給檔案的歸檔工作帶來影響，致使檔案的齊全、完整受損。

二、做好培訓

培訓是讓下屬企業準確了解定好的編制規則，是編制工作能否按要求如期完成的關鍵。上級集團只下發文件不培訓，或只培訓不下發文件，都會影響下屬企業編制工作的如期完成，即使完成編制，也會出現諸多問題，增加審查的難度及重復修改的次數，所以最好是先下發編制要求文件，如前所述的“定好規則”，再進行培訓，對文件加以逐條講解。培訓也不能簡單只做一次，需集中培訓和分期培訓相結合。集中培訓是貫徹編制工作的重要性及意識、上級集團對此項工作的安排、要求。分期培訓是按分批完成的企業，再組織小范圍培訓，詳細講解編制工作方法、步驟，解答參培企業提出的問題，讓參培企業明了如何著手開展此項工作。因此培訓是編制工作必不可少的環節。

三、細致審查

審查工作是一項檔案綜合素質要求較高的工作，特別是集團所屬企業行業跨距大，對審查者素質要求更高。審查者在審查前，一定要詳細了解下屬企業組織機構設置、各機構職責，再對下屬企業正式行文前的初稿按職責逐條進行審查。按機構列出歸檔文件材料，更有利于審查。審查時要細致，并把握關鍵的五不要：第一，不要照搬10號令，完全與企業實際脫軌；第二，不要用“重要的”“一般”的文字，實際歸檔中無法界定；第三，不要簡單概括文件材料內容，盡量細化，能對應操作；第四，不要是單戶企業，內容中還出現“本企業所屬分子公司（或單位）”條款；第五，不要列出機構設置以外的機構文件材料內容，無機構、無職責，無法確認審查內容的有無。

四、批復嚴謹

上級集團對所屬企業的批復，要依企業規模加以區分，不可一概而論。所屬集團型企業，批復時，應對施行時間、修訂完善期限、指導其分子公司完成編制時間上提要求，以推進其按要求施行，并盡快對其下屬企業開展此項工作。單戶企業則無下屬企業項。批復后，最好以抽查方式落實追蹤，單戶企業落實施行情況，集團型企業落實其對下屬企業編制、審查工作的開展情況，以確保工作的嚴謹及善始善終。

五、結語

綜上所述，企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制工作，是一項復雜而細致的工作，需各企業精心組織，高度重視，只要如上述按步實施，可確保編制工作順利進行，使編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規范化、并具操作性，真正為企業各類文件材料歸檔工作提供條件。