企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制探討

文/重慶化醫(yī)新天投資管理有限公司　羅曉玲

企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制探討

文/重慶化醫(yī)新天投資管理有限公司羅曉玲

【摘要】國家檔案局令第10號2012年12月17日頒布，2013年2月1日起施行。各企業(yè)在所在地檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)籌安排要求下，相繼結(jié)合企業(yè)實際開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的編制，本文就大型企業(yè)集團如何開展此項工作進行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文件；材料歸檔；規(guī)則；培訓(xùn)；審查

一、定好規(guī)則

規(guī)則是編制工作的基礎(chǔ)。企業(yè)集團要充分分析下屬企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、檔案工作狀況，綜合考慮各企業(yè)情況，提出合理的企業(yè)編制時間、編制、報審、下發(fā)實施要求。切不可照搬國家10號令，以免企業(yè)歸檔材料收集不具體、保管期限劃分找不到對應(yīng)條款，使編制的企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表流于形式，對工作毫無指導(dǎo)意義。

（一）企業(yè)編制時間的確定，應(yīng)依據(jù)下屬企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，分期分批實施。一般檔案工作基礎(chǔ)較好的企業(yè)，應(yīng)作為示范企業(yè)，先行編制。這樣的企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較高，有組織、協(xié)調(diào)、管控能力，既能完成工作，又能引領(lǐng)其它企業(yè)完成此項工作；基礎(chǔ)較差或工作未起步的企業(yè)，放在最后完成。這樣的企業(yè)無論領(lǐng)導(dǎo)重視度、各部門檔案意識都較差，貫徹實施相對較難，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，需集團加大指導(dǎo)力度，并輔以督辦、檢查等措施，方可推進其工作的開展。

（二）編制要求要細化，特別是編制格式，如文種、文件構(gòu)成、表格欄數(shù)、附件內(nèi)容的排列等要統(tǒng)一、規(guī)范。如規(guī)模不同的企業(yè)是否可用文種區(qū)分，下屬集團型企業(yè)用“規(guī)定”、單戶企業(yè)用“辦法”，這樣可便于你在批復(fù)時，區(qū)分不同的下屬企業(yè)提不同的要求。雖然10號令已明確展示文件構(gòu)成，但因企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，不少企業(yè)在實際操作中，常以為只需編保管期限表。表格欄數(shù)、附件內(nèi)容及序號，即使下文件規(guī)定，經(jīng)常都有不少企業(yè)按自己的理解、習慣增加、刪除，或按自己的想法做。所以格式幾欄，附件管理類內(nèi)容按企業(yè)設(shè)置機構(gòu)或檔案設(shè)置類別列出，都需集團企業(yè)規(guī)范、統(tǒng)一。從便于收集的角度考慮，按企業(yè)設(shè)置機構(gòu)列文件材料歸檔范圍，責任明確，更為適用。

（三）報審需規(guī)定程序。各下屬企業(yè)編制的初稿，需先行征求企業(yè)各職能部門意見、反復(fù)修改，并歸檔各部門歷次修改意見，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核，電子版及企業(yè)機構(gòu)圖、部門職責發(fā)送上級集團審查通過后，再以正式文件報送集團審查。報送程序規(guī)定，既可細化各職能部門歸檔材料的準確性，又可強化各部門的檔案意識，同時也減輕集團審查工作的難度，是編制工作有效可取的方法。

（四）下發(fā)實施要求。旨在明確下屬企業(yè)編制的企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，需經(jīng)上級集團審查通過后，以紅頭文件下發(fā)實施。在實際工作中，通常出現(xiàn)編制完成后，未經(jīng)上級集團審查通過即下發(fā)實施，或?qū)彶橥ㄟ^后不行文，只讓檔案部門知曉，認為是檔案部門的事，與其它部門無關(guān)，給檔案的歸檔工作帶來影響，致使檔案的齊全、完整受損。

二、做好培訓(xùn)

培訓(xùn)是讓下屬企業(yè)準確了解定好的編制規(guī)則，是編制工作能否按要求如期完成的關(guān)鍵。上級集團只下發(fā)文件不培訓(xùn)，或只培訓(xùn)不下發(fā)文件，都會影響下屬企業(yè)編制工作的如期完成，即使完成編制，也會出現(xiàn)諸多問題，增加審查的難度及重復(fù)修改的次數(shù)，所以最好是先下發(fā)編制要求文件，如前所述的“定好規(guī)則”，再進行培訓(xùn)，對文件加以逐條講解。培訓(xùn)也不能簡單只做一次，需集中培訓(xùn)和分期培訓(xùn)相結(jié)合。集中培訓(xùn)是貫徹編制工作的重要性及意識、上級集團對此項工作的安排、要求。分期培訓(xùn)是按分批完成的企業(yè)，再組織小范圍培訓(xùn)，詳細講解編制工作方法、步驟，解答參培企業(yè)提出的問題，讓參培企業(yè)明了如何著手開展此項工作。因此培訓(xùn)是編制工作必不可少的環(huán)節(jié)。

三、細致審查

審查工作是一項檔案綜合素質(zhì)要求較高的工作，特別是集團所屬企業(yè)行業(yè)跨距大，對審查者素質(zhì)要求更高。審查者在審查前，一定要詳細了解下屬企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置、各機構(gòu)職責，再對下屬企業(yè)正式行文前的初稿按職責逐條進行審查。按機構(gòu)列出歸檔文件材料，更有利于審查。審查時要細致，并把握關(guān)鍵的五不要：第一，不要照搬10號令，完全與企業(yè)實際脫軌；第二，不要用“重要的”“一般”的文字，實際歸檔中無法界定；第三，不要簡單概括文件材料內(nèi)容，盡量細化，能對應(yīng)操作；第四，不要是單戶企業(yè)，內(nèi)容中還出現(xiàn)“本企業(yè)所屬分子公司（或單位）”條款；第五，不要列出機構(gòu)設(shè)置以外的機構(gòu)文件材料內(nèi)容，無機構(gòu)、無職責，無法確認審查內(nèi)容的有無。

四、批復(fù)嚴謹

上級集團對所屬企業(yè)的批復(fù)，要依企業(yè)規(guī)模加以區(qū)分，不可一概而論。所屬集團型企業(yè)，批復(fù)時，應(yīng)對施行時間、修訂完善期限、指導(dǎo)其分子公司完成編制時間上提要求，以推進其按要求施行，并盡快對其下屬企業(yè)開展此項工作。單戶企業(yè)則無下屬企業(yè)項。批復(fù)后，最好以抽查方式落實追蹤，單戶企業(yè)落實施行情況，集團型企業(yè)落實其對下屬企業(yè)編制、審查工作的開展情況，以確保工作的嚴謹及善始善終。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制工作，是一項復(fù)雜而細致的工作，需各企業(yè)精心組織，高度重視，只要如上述按步實施，可確保編制工作順利進行，使編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規(guī)范化、并具操作性，真正為企業(yè)各類文件材料歸檔工作提供條件。