淺談醫院檔案管理各環節操作實務

文/山東省棗莊市婦幼保健院　劉亞紅　謝娟

淺談醫院檔案管理各環節操作實務

文/山東省棗莊市婦幼保健院劉亞紅謝娟

【摘要】醫院檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動環節，具體包括檔案歸檔、檔案管理、檔案統計、檔案修改補充、檔案利用查閱、檔案保密、檔案鑒定銷毀、檔案突發事件應急預案等工作，本文結合醫院檔案管理實踐，對檔案管理各工作環節的操作實務及重點注意事項進行了分析探討。

【關鍵詞】醫院檔案管理；檔案管理體系；環節

醫院檔案管理，可以簡單表述為對醫院醫療、教學、科研、行政事務管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄信息，進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。做好醫院檔案管理工作，應從建立健全檔案管理體系，完善信息基礎設施設備，健全工作制度和落實崗位職責等方面入手，同時注重文件材料的形成、積累和歸檔，加強檔案的保管和利用，制定完善的醫院檔案管理突發事件應急預案。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動環節，具體包括檔案歸檔、檔案管理、檔案統計、檔案修改補充、檔案利用查閱、檔案保密、檔案鑒定銷毀、檔案突發事件應急預案等工作，各環節工作相互關聯，形成一個有機整體，構成醫院檔案管理的體系。

一、檔案管理體系及職責劃分

醫院檔案管理工作應遵循統一領導、分級管理的原則，形成以院級分管領導、醫院檔案科室為中心，各職能科室兼職人員組成的檔案管理工作網絡，檔案人員需保持相對穩定性。建立檔案管理工作領導小組，全面負責醫院檔案的歸檔、管理、修改補充、統計、保密、鑒定銷毀等工作，確保檔案的完整、準確、系統、安全，便于開發利用。領導小組定期對各職能科室的檔案工作實行檢查、指導、協調、服務；各職能科室主任負責本科室檔案的督導，兼職檔案管理人員負責本科室檔案資料的收集、保管、整理、立卷、歸檔、移交等，特別是切實做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光的“六防”工作，確保做到檔案無丟失、無霉變、無差錯。檔案科室負責收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統計、編研等環節工作，并承擔監督文件的形成過程，督促歸檔制度的落實，指導文書處理部門的立卷歸檔工作，重視零散文件的收集工作，宣傳利用檔案的社會效益和經濟效益。

二、檔案歸檔

為確保醫院各項醫療、教學、科研、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準確、系統的文件材料歸檔，各職能科室的文件材料由科室兼職人員按歸檔范圍、保管期限和文件材料的自然形成規律等系統整理后，經科室負責人檢查，并填寫移交單，在規定時間內向檔案室移交。歸檔的文件材料要求齊全、完整，遵循文件自然形成規律，按文件之間的聯系，按照各醫院檔案實體分類、立卷、編號、排列規則進行分類、立卷，分類要求準確，能反映本院工作活動的基本面貌，便于保管和利用。歸檔文件的案卷要求有確切簡明的案卷題名，要根據醫院檔案保管期限表確立保管期限，卷內文件應按一定次序排列，并逐頁編號，填好“卷內目錄”和“卷內備考表”。歸檔文件材料要求是原件的，底稿和印件一并歸檔，紙張質量和規格符合要求，書寫要求使用碳素墨水、藍黑墨水等符合檔案要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久材料。歸檔的材料必須經形成部門的負責人審定，并在卷末備考表檢查人一欄上簽字。

三、檔案管理

案卷要及時入庫復位、及時清點和檢查，清楚容易損害檔案的有害因素，做到及時發現，提早預防；庫房、設備、裝具及檔案保管工作中的易耗品（如防霉、防蟲、除濕等消耗品）對確保檔案完整和安全發揮著重要作用，要經常檢查，定期清點補充。全院黨群行政、醫療衛生、預防保健、科研教育、基建、設備、會計、個人業務、特種材料等檔案按分類進行集中統一管理。按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠等要求，采取室內適時通風，控制、調節庫房溫濕度，嚴禁易燃、易爆品帶入庫房，設置窗簾，配備滅火機、防盜設施，安放防蛙藥物等措施。庫房檔案分類存放，排列整齊美觀，箱〈柜〉編號并標明保存檔案類別、年代。

四、檔案統計

檔案統計工作由檔案室具體負責，檔案室工作人員按照標準規范建立登記冊，對檔案收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統計分析。并按檔案業務部門的規定和要求，按時向檔案業務管理機關報送檔案工作統計報表。

五、檔案修改補充

檔案的修改補充是針對某些主要的、真實的、原始的材料有所遺漏，需要歸檔，或發現已歸檔文件有誤或表達不確切，需要修改調整，進一步對歸檔后檔案進行完善完備的活動。

檔案修改補充工作應注意以下幾點，一是修改檔案須由檔案管理員填寫修改檔案申請書，隨同修改文件經檔案室主管領導批準方可修改；二是修改內容較小時可在原始檔案上修改，并在修改處作修改標記，修改較大時，需以新代舊，重新組卷；三是進行部分補充時，直接插入相應卷內，整卷補充，另立案卷。

六、檔案利用查閱

檔案的利用查閱是以檔案資源為基礎，根據單位和社會需求，通過一定渠道和方法，獲取、利用各種形式和內容的檔案信息的活動。借助功能完善、性能穩定、信息容量大、安全性高的計算機檔案管理軟件，建立以檔案室、圖書館、信息科為一體的信息管理網絡中心，是提高醫院內部信息傳遞速度和綜合服務能力的關鍵。利用查閱檔案必須辦理登記手續，如需摘錄材料作證明的，需經檔案員核對無誤，蓋章后方能生效，并向檔案員反饋利用效果。醫院綜合檔案室存入檔案主要供本院利用，外單位利用檔案須持介紹信，經辦公室負責人或綜合檔案室批準后方可查閱。利用檔案原則上只能在檔案室內查閱，不得外借，如有特殊情況，須經分管領導或檔案室主管批準，辦理借閱登記手續后方可借閱，且借閱須及時歸還。利用檔案者必須自覺愛護檔案，不得涂改、圈劃、損耗、污染檔案。

七、檔案保密

實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守黨和國家各項保密制度，凡重大科研成果、發明創造、本單位黨委、行政會議記錄，涉及不宜公開的政治機密和有關產權、債務、邊界糾紛等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍；凡未經公布的統計數字，未做結論的干部調配、考察、內部評議，不宜公開的方針政策規定、個人隱私等檔案，應做內部管理，不得擅自擴散；凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露黨和國家秘密。銷毀超過保管期限的檔案，應進行鑒定登記造冊，經主管領導和有關部門批準后，由兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字，不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。此外，檔案庫房不宜設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊，同時還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

八、檔案鑒定銷毀

對本單位形成的材料，應遵照各類檔案的歸檔范圍和實際有無保存價值進行認真鑒定，檔案鑒定標準按國家檔案局編制的《文書檔案管理期限表》、及省內事業單位檔案管理工作實施意見的規定執行。對各種檔案的鑒定工作，由鑒定小組負責，必要時也可由上級檔案部門派員參加。銷毀檔案必須嚴格掌控，慎重從事。根據保管期限規定，經鑒定確認無保存價值的檔案文件材料，由檔案管理人員編造銷毀清冊，交鑒定小組審定，報院領導審批后，指定專人監督銷毀，并報上級部門備案。其中會計檔案中的定期保管案卷的銷毀須報市衛生局批準后方可實施。銷毀時應在指定地點，須有二人以上監督，監督人員在清冊上簽字，銷毀清冊立卷歸檔。個人業務技術檔案在人員調出、離退休、死亡時上交上級衛生機構保存。

九、檔案突發事件應急預案

為有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發事件，提高應對各種險情的應急救援能力，確保檔案安全，醫院應成立以檔案工作分管院長為組長的檔案管理突發事件應急工作領導小組，科學制定醫院檔案管理突發事件應急預警預案，并在檔案庫房發生重大事故或災害時，具體負責事故災害的組織處理、管理協調工作。應急預案還應根據形勢發展和工作需要逐步調整完善。

醫院檔案管理是項非常復雜與繁瑣的動態管控過程，它沒有一成不變的管理模式，但是必須遵循一定的管理規律，必須具有明確的管理目標和一定的組織結構，以及科學規范的管理環節和流程。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為醫院后期實踐服務，其中每項環節工作都必不可少，并有一定程序，它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用。

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