淺談高校本科教學合格評估前期準備中的檔案管理工作

文/山東萬杰醫學院　宋本玉

淺談高校本科教學合格評估前期準備中的檔案管理工作

文/山東萬杰醫學院宋本玉

【摘要】高等學校本科教學合格評估是檢驗一個學校辦學質量、教育教學水平的重要手段。評估前學校開展迎評工作，尤其是做好檔案資料的準備工作顯得尤為重要。本科評估又有效的推動了高校檔案的體系化建設，提高了學校檔案管理工作水平。

【關鍵詞】高校評估；前期準備；檔案工作

2012年,教育部頒布實施《普通高等學校本科教學工作合格評估實施辦法》和《普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系》,促使新建本科院校按照評估實施辦法和指標體系的內涵要求進一步規范和完善管理。在對評估指標體系及內涵要求深入理解的基礎上,更應該充分認識到,收集齊全完整、整理科學規范的高校檔案是開展評估工作的重要基礎,是評估專家系統準確了解學校各項工作進而作出科學評價的必不可少的重要依據。因此,如何從評估前期準備工作實際出發,有條不紊的對照評估指標體系將學校評估檔案進行整理、分類、歸檔，是每所新建本科院校所面臨的重要課題。

一、高校檔案管理工作對本科合格評估的作用

本科合格評估是教育行政部門加強國家對高等學校的宏觀管理與指導,促使各級教育部門重視和支持學校,促進高等學校自覺地貫徹執行國家教育方針的重要措施。在迎接評估前所做的主要工作就是收集和整理高校在辦學過程中所積累的信息檔案材料。評估是對院校辦學水平與教育教學能力的全面檢閱，同時促進了高校檔案工作的規范化與制度化建設。

二、高校檔案在評估前期準備工作中的基本特征

高校檔案是學校在發展歷程中積累形成的具有保存價值的歷史記錄，在高校本科合格評估前期準備工作中起著舉足輕重的導向與佐證作用。評估指標體系中的支撐材料目錄是評估前期準備工作的依據和標準，是收集、整理、分類評估檔案材料的內涵要求。高校檔案作為基礎性資料能夠客觀準確地反映學校教育教學的主要信息，是形成學校自評報告的最原始內容，是評估前專家調閱的重要指標支撐材料。

三、切實加強高校本科合格評估前的檔案管理工作

（一）進一步增強高校全員檔案日常積累意識。結合評估指標體系的內涵要求，通過深入開展檔案法規專題講座、檔案編目知識問卷等主題宣傳活動，為評估前期準備工作提供更加詳實準確的第一手資料。以山東萬杰醫學院為例，在學校評估動員大會之后，廣泛開展評估檔案問卷調查、評估檔案知識60問等主題活動,以增強廣大教職員工對檔案收集、整理工作重要性的認識與理解，并根據評估指標體系要求，成立多個項目建設組，針對7個一級指標、19個二級指標以及44個觀測點進行了全面梳理，按照要求將支撐材料整理歸檔，確保檔案信息的系統性、準確性和實效性。

（二）完善校系兩級檔案管理體制，充分發揮評估建設辦公室在評估檔案材料整理歸檔中的樞紐作用，切實建立健全檔案管理制度。根據《高等學校檔案工作規范》的相關要求，按照評估指標體系內涵標準，建立校系兩級檔案管理體制，深入落實“三納入、四同步”檔案管理制度，把學校檔案管理和建設納入部門領導目標責任體系之中。同時在完善評建檔案管理的基礎上，形成評建辦、職能部門、教學系部三級“階梯”式的檔案管理體系。“一級階梯”是存放在各教學系部的所有教學工作計劃、試卷、畢業設計等原始材料；“二級階梯”是存放在相關職能部門的聽課記錄、課程、人事、學生就業、團學等常規檔案；“三級階梯”是存放在評建辦根據《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》設計的支撐材料和其他專項評估的匯總檔案材料，評建辦在檔案管理體系中發揮著管理和協調職能。通過建立三級“階梯”式的檔案管理體系，使學校逐步形成了一套較為完整的評估檔案管理工作模式。

（三）創新檔案工作管理機制，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。首先，引入監督和信息反饋機制，根據評估建設實施方案的具體要求，對學校層面布置的工作任務和目標的執行情況，進行定期檢查，把檢查結果及時反饋給相關責任領導，對在檢查中基層人員提出的建議虛心接受采納，并根據工作實際落實到檔案管理工作中，對在檢查中發現的問題要及時掌握并予以糾正，充分發揮這兩套機制的監督協調作用。以山東萬杰醫學院為例，部分基層人員反映評估支撐檔案材料中有數據信息有不一致的情況，比如在填報雙師型師資隊伍數據時，有的部門上報的數據不一樣，導致前后數據矛盾，影響了統計結果。針對這一問題建議讓提供部門出具材料數據來源確認單，由評建辦負責核查備案，所有數據統一口徑、一進一出由評建辦管理，收到良好效果。相關責任部門領導要尊重檔案管理人員的工作性質和特點，在各方面關心愛護他們，以增強他們的事業心和責任心，從而充分調動他們的工作積極性。

通過合格評估前檔案管理工作的開展，使檔案管理人員深刻領會了評估指標體系內涵,規范完善了相關檔案管理制度,為迎接評估專家組進校檢查,做好相關評估檔案的先期準備工作，確保高校檔案管理工作在本科教學合格評估中發揮更大的作用。

參考文獻：

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