信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理途徑

文/新沂市人民醫(yī)院 高璇

醫(yī)院檔案管理是一個(gè)比較繁重的工作，傳統(tǒng)的檔案管理一般都是靠檔案管理員手工操作的，而且，醫(yī)院的檔案涉及比較廣，在收集和整理保管時(shí)都很復(fù)雜。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中得到了廣泛地應(yīng)用，醫(yī)院檔案的管理模式也有了很大的變化，紙質(zhì)與電子文件的相互配合是一種新式的檔案管理的方法，在一定程度上提高了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

一、紙質(zhì)檔案與電子文件的配合管理

紙質(zhì)檔案與電子文件的單獨(dú)使用在不同程度上都存在一定的問(wèn)題，兩者的結(jié)合反而能揚(yáng)長(zhǎng)避短，互補(bǔ)共存。紙質(zhì)與電子文件的配合管理下，紙質(zhì)檔案為電子文件提供了很多的原始依據(jù)，電子文件也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的缺陷，所以在重視電子文件的同時(shí)，也要完善紙質(zhì)檔案的管理工作。紙質(zhì)和電子文件都是檔案管理中的重要方式，兩者的發(fā)展目標(biāo)是一致的，就奔著共同的發(fā)展方向來(lái)看，兩者也是可以相互配合的，而且，在兩者的配合下，檔案的管理工作會(huì)更簡(jiǎn)單，檔案的保管也會(huì)更安全，這也是充分體現(xiàn)了它們存在的價(jià)值。

特別是我院在2013年12月進(jìn)行了搬遷，在建設(shè)新醫(yī)院過(guò)程中形成了大量的文件、合同、證件、圖紙資料、音像資料。2014年初，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，新檔案室建設(shè)完成，配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、文件掃描儀等設(shè)備，綜合檔案室也開始著手接收并整理新醫(yī)院建設(shè)辦公室檔案資料。在整理和接收檔案時(shí)運(yùn)用紙質(zhì)和電子文件的配合管理，既增強(qiáng)了檔案管理的安全性又減少了檔案原件的磨損。

二、醫(yī)院的檔案管理信息化

（一）熟悉計(jì)算機(jī)的基本操作是現(xiàn)在從事檔案管理工作的首要條件。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案管理的工作依靠于計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以醫(yī)院的檔案工作人員應(yīng)該具備信息處理、文件掃描與存儲(chǔ)、光盤的刻錄等技術(shù)，順利完成檔案的整理工作。把重要的合同和使用頻繁的文件、證件、圖紙掃描到計(jì)算機(jī)里，同時(shí)又在移動(dòng)硬盤里做了備份。查閱時(shí)直接從電腦里查找打印，遇到問(wèn)題時(shí)才從庫(kù)房調(diào)閱紙質(zhì)文件對(duì)比，這樣既方便了查閱，減少磨損，又提高了安全性。

（二）在醫(yī)院檔案管理工作中電子病歷、處方占據(jù)很重要的地位。目前使用的系統(tǒng)，各種檢查單直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳到醫(yī)生辦公室，醫(yī)生使用工號(hào)隨時(shí)隨地可以調(diào)閱。病人出院后，護(hù)士把醫(yī)生的醫(yī)囑、護(hù)理記錄、檢查單等匯總后直接發(fā)到病案室，再由病案室工作人員進(jìn)行統(tǒng)一整理管理。醫(yī)院病歷檔案管理工作中的表格形式和內(nèi)容都與常見的表格不同，許多表格在文件記錄、電子文件檢驗(yàn)、電子文件設(shè)備等方面都有涉及，這些表格內(nèi)容的填寫影響著電子文件的保管工作，如果操作不當(dāng)就會(huì)使檔案管理陷入難以修復(fù)的局面。

（三）醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢(shì),但工作量并不輕松。檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:一是對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過(guò)掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。三是要對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái),搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。四是要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。五是要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí),使其處于可用狀態(tài)。六是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

三、應(yīng)該重視檔案管理，制定相關(guān)制度

醫(yī)院的檔案紙質(zhì)與電子文件的配合管理涉及到各個(gè)部門，檔案管理的順利進(jìn)行就必須有相關(guān)的制度支持。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門對(duì)檔案管理的重視。紙質(zhì)與電子文件的配合管理工作是在檔案管理的范圍內(nèi)，但是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門的工作人員也應(yīng)該重視這項(xiàng)工作。紙質(zhì)與電子文件配合管理工作的進(jìn)行是基于紙質(zhì)文件的管理的完善，由于電子文件在很多方面都與紙質(zhì)文件不同，所以應(yīng)該根據(jù)電子文件的形式來(lái)確定檔案管理的工作程序。明確各個(gè)部門在配合檔案管理部門工作時(shí)所要承擔(dān)的主要責(zé)任以及檔案的一些細(xì)節(jié)。檔案管理員在形成電子文件時(shí)必須按照電子檔案管理的要求進(jìn)行，保證最后形成的電子文件的真實(shí)性和可保存性；形成電子文件時(shí)還要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把所有的電子文檔都集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便管理和保管的安全性，還要采取多種有效措施，實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存與管理。

（二）制定相關(guān)的制度。醫(yī)院檔案紙質(zhì)文件與電子文件的配合管理涉及很多部門，所以應(yīng)該把這種管理工作列入到有關(guān)人員管理與責(zé)任的制度中去。檔案管理員的工作能力和電子文件取材的多樣性，對(duì)電子文件的完整性和質(zhì)量有一定的影響。為了檔案管理人員在紙質(zhì)與電子文件相結(jié)合的管理下能夠順利的完成工作，在檔案移交和查閱的過(guò)程中做到有據(jù)可查，應(yīng)該制定相關(guān)的制度，促使其他部門的工作人員積極配合和參與檔案管理，各部門的配合工作能有效的保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

在三級(jí)醫(yī)院創(chuàng)建的學(xué)習(xí)中，發(fā)現(xiàn)PDCA管理循環(huán)不僅適用于醫(yī)療工作的管理，也適用于檔案的管理。PPlan計(jì)劃DDo實(shí)施C Check檢查AAction總結(jié)、再優(yōu)化。在收集整理檔案之前要有計(jì)劃，即對(duì)哪些部門會(huì)形成那些文件材料，要分成哪幾類制定出整理計(jì)劃；按照計(jì)劃實(shí)施整理；整理結(jié)束后進(jìn)行檢查；對(duì)不足和有缺陷的地方進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。在接收整理陌生領(lǐng)域檔案的過(guò)程中，這個(gè)管理法尤為適用。比如在接收新醫(yī)院建設(shè)辦公檔案時(shí)，按照PDCA管理循環(huán)，不斷地優(yōu)化整理各種門類、各種載體的檔案，做到紙質(zhì)文件與電子文件配合管理安全有序，便于查閱。PDCA管理循環(huán)是由美國(guó)統(tǒng)計(jì)學(xué)家戴明博士提出來(lái)的,提高產(chǎn)品質(zhì)量改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要方法，是質(zhì)量保證體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方式。

四、在物質(zhì)上應(yīng)該積極支持紙質(zhì)與電子文件的配合管理

紙質(zhì)文件和電子文件在本質(zhì)上有很大的差異，對(duì)于紙質(zhì)文件，一般只需要庫(kù)房和保存工具就能完成紙質(zhì)檔案的存放，還可以供人直接查閱。而電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性很大，這是因?yàn)殡娮訖n案的記錄方式、載體等具有特殊性，所以電子檔案的管理就需要有一定的環(huán)境和設(shè)備支持。在紙質(zhì)與電子文件配合管理施行后，醫(yī)院就應(yīng)該在物質(zhì)上充分滿足電子文件管理的需要，比如：先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、文件掃描儀、溫濕度適宜的庫(kù)房等，目前我院已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案的管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展是具有一定的影響的，檔案管理的方法也決定著檔案的完整性和準(zhǔn)確性。所以在醫(yī)院檔案管理時(shí)應(yīng)用紙質(zhì)和電子文件的配合管理能有效的實(shí)現(xiàn)檔案的完整和準(zhǔn)確。

[1]張秀芹,吳學(xué)哲.論電子檔案與紙質(zhì)檔案共存[J].蘭臺(tái)世界,2014,（S3）:89-90.