醫院檔案分類管理芻議

文/山東省棗莊市婦幼保健院 李偉 謝娟

做好醫院檔案管理工作，對了解醫院發展變化、總結與借鑒歷史經驗、指導現實工作開展具有重要意義；同時為提高領導決策和醫院管理水平、提高醫護技術水平和服務能力、解決醫患糾紛等方面提供材料支撐。參照衛生部、國家檔案局頒發的《中華人民共和國檔案法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等重要文件精神，機關事業單位檔案可分為通用和專業兩個大的門類共計七個類目。通用檔案是指各個機關事業單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個類目，即文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案和實物檔案，代號分別為W、K、KJ、S、D、SW。專業檔案是指各機關事業單位在其專業職能活動中形成，具有特定名稱、格式、內容和構成規律，在同級機關不具備共性特點的檔案。專業檔案一級類目的代號為Z，二級類目代號由立檔單位根據專業檔案名稱漢語拼音的首個字母確定，其中一級類目用漢語拼音的大寫字母表示，二級類目用漢語拼音的小寫字母表示，如醫院醫療技術管理檔案可用Zyj表示。現將各門類檔案的分類內容及管理事項簡要介紹如下：

一、文書檔案

文書檔案亦稱黨政工團檔案，可大致分為上級文件和本院文件。歸檔文件材料的收集應重點收集反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權益的文件材料，具體收集范圍按照國家檔案局第8號令公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行。本單位制發的文件材料應保存發文中的修改、審批過程性信息，無紙化辦公的單位（科室），應將只有電子簽章的電子文件打印出紙質文件蓋章后與電子文件一并歸檔。

歸檔文件材料的整理按照以件為單位，通過分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、排架等步驟完成整理工作。一般醫院應按照“年度——機構或問題——保管期限”分類，歸檔文件少的基層醫院可按照“年度——保管期限”分類。在最低一級類目內一般按“事由——時間”排列歸檔文件，在最低一級類目下從“1”開始編制件號。歸檔章蓋在文件首頁右上角或上方，保管期限分別用“Y、永或永久”“30或30年”“10或10年”表示。

二、科技檔案

科技檔案可具體分為基建檔案和設備檔案。基建檔案主要內容有：工程項目建設、規劃許可證、工程預（結）算材料、施（竣）工（土建、給排水、供電、消防、市政配套等）圖紙，竣工驗收資料、工程施工招標申請書、施工承包合同等材料。基建檔案按工程項目立卷，一個項目作一卷或數卷，其中具有實質依據性的文件材料劃為永久保管，其他次要的輔助性材料劃為定期保管。案卷的排列應先排文字材料如可行性研究報告、專項批復等，再排圖紙類。設備檔案主要內容有：設備的購置申請表、設備開箱驗收清單、設備安裝使用說明書（手冊、圖紙）、設備調試（運行、檢修）記錄等材料。設備檔案按設備名稱立卷，只定期保管，長期使用的設備保管期限劃為30年，短期使用設備劃為10年，設備報廢后檔案可以適當延長保管一段時間。

三、會計檔案

會計檔案分為憑證類、賬簿類、財務報告類和其它類，主要內容包括會計報表（年報、月季報）、賬簿（現金日記賬、總賬、分類明細賬）、記賬憑證、會計檔案銷毀移交清冊等。

四、聲像檔案

聲像檔案分為照片、錄音帶、錄像帶等，收集范圍主要包括反映本單位職能活動、上級領導視察、記錄本單位重大事件事故及其他各種公務活動中形成的聲像材料。其中，照片在同一全宗內按“保管期限——年度——問題”進行分類，即將照片分為永久、30年、10年，將每年度照片分到相應保管期限中，同一年度照片再按問題分類。醫院單位錄音錄像檔案一般不多，內容比較單一，無必要分類，需強調一點的是，錄音錄像檔案對存放地點及溫濕度有較高要求，一般來說，庫房溫度應保持在15℃～25℃，濕度在45%～60%為宜，最好存放在防磁柜內。

五、電子檔案

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤，電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。需要注意的是，不宜將購買的光盤作為電子檔案歸檔，作為檔案歸檔的應是本單位在公務活動中形成的有保存價值的資料。

六、實物檔案

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有形物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分，它具有其他檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發展歷史。實物檔案可具體包括：本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；公務活動中獲贈的紀念品；上級領導知名人士的題詞字畫等；本單位使用過的牌匾、停用的印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品；其它有保存價值的實物。

實物檔案整理按時間順序進行排列，編大流水號，需注意的是，獎品證書題名的擬寫不是直接將獎品證書標題文字照抄，而是要揭示出獎品證書的內容，如“XX單位頒發（授予）的XX工作或活動獎牌（榮譽證書）”；此外，實物檔案對存放地點及環境有較高要求，需妥善處理溫度、濕度、光線、污染物等自然因素對實物檔案保存壽命的影響。

七、醫院醫療技術管理檔案

醫療技術管理檔案是全宗內一個重要門類，屬于醫療機構專業檔案，通常由醫學科研、醫教管理、護理管理、婦幼保健管理、出生醫學證明記錄等方面材料組成。醫療技術管理檔案對規范醫院醫療技術臨床應用、保證醫療質量和醫療安全等具有現實意義。

近年來，隨著醫療服務行業的蓬勃發展、公立醫院改革的不斷深化及計算機信息技術的飛速發展，醫院檔案管理工作也逐步走向規范化、信息化、集成化軌道，檔案管理的最終目的是提供利用，因此檔案分類管理模式也應不斷創新完善，不斷提高檔案管理效率及利用率，為醫院發展發揮更大經濟和社會效益。

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