淺談醫院現代化建設中的檔案管理

文/永州職業技術學院附屬醫院 唐亞萍

從醫院的角度進行分析，檔案主要是指醫院在開展醫療管理活動中所形成的各種文件和專業資料。在醫院的醫療管理活動中，檔案管理工作占據著重要的發展地位，其是醫院內部管理的核心關鍵，能為醫療管理工作提供理論依據和參考資料。醫院必須高度重視檔案管理工作，加強管理力度，才能提高醫院現代化建設水平，才能促進醫療事業的可持續發展。然而，醫院在開展檔案管理工作的實際過程中，仍然無可避免的存在一些制約因素，這些因素逐漸演變成阻礙檔案管理工作開展的相關問題，嚴重降低檔案管理質量。新時期下，醫院應從實際情況出發，找出檔案管理存在的常見問題，建立規范的檔案管理工作秩序，規范人員管理體系，以更好的促進檔案管理工作現代化建設發展。本文就醫院現代化建設中的檔案管理談談看法。

一、現代化醫院檔案管理的重要意義

檔案作為醫院醫療服務管理活動中最重要的資料，記錄著醫院建立以來的各種信息，包括歷史病例、人事檔案資料等等，這些信息不僅對醫院的各項醫療服務活動有著十分重要的意義，更能在一定程度上推動醫院醫療技術和醫療事業的發展。一直以來，醫院都把檔案作為醫療服務活動的導航，醫務人員可以通過對檔案資料進行分析，加強對醫院發展現狀的了解，從而制定明確的工作規劃和工作目標。可見，伴隨著醫院醫療建設規模的不斷擴大，如何加強檔案現代化建設工作已成為醫院醫療管理質量評價的一大指標，現代化醫院檔案管理工作顯得越來越重要。

二、現代化醫院建設中檔案管理存在的主要問題

現階段，國內的許多醫院在管理檔案過程中仍然沿用傳統的“粗放型”管理手段，不但影響管理質量，更是引發管理混亂、檔案外泄等管理不當問題，嚴重制約了現代化醫院的建設。問題如下：

（一）醫院高層重視程度不足，缺乏有效管理機制。當前國內相當多的醫院對檔案管理工作的認識存在偏差，高層領導對檔案管理工作的重視程度不足，未能充分認識到檔案是醫院的財富，做好檔案管理工作，是相關檔案管理工作者的歷史使命。檔案管理工作是一個復雜的、系統的工程，需要設立專門的管理機制，才能更好地落實。然而，在部分醫院檔案管理工作中，尚未建立統一的檔案管理體系和制度，部分傳統的制度也有待進一步改進與完善。醫院高層對檔案管理的重視程度不足，檔案管理機制的缺乏，使得檔案管理工作地位日趨弱化，這在一定程度上制約了檔案管理工作的開展，嚴重影響了檔案醫院醫療管理質量。

（二）管理制度不完善，缺乏制約協調機制。醫院的檔案管理工作，仍舊在沿用“一條龍”管理模式，即是指負責該項工作的工作人員，其所取得的檔案資料由其去裝訂成冊，并自行保管。在這種管理模式下，如果工作人員出差、調走或者轉行，那么其所負責管理的檔案資料就會受到使用限制。離崗人員對檔案資料交代處理不善，接人的管理人員，沒有向前負責人了解檔案資料的使用，極容易導致混亂管理問題。

三、醫院現代化建設中檔案管理問題的改進策略

（一）更新觀念，實現管理理念現代化。正確的現代化管理理念對于檔案資源的利用具有重要的指導意義。伴隨著電子檔案的出現，以及信息化管理技術的深入發展，給醫院檔案管理環境造成了很大的影響，新型檔案載體的保管面臨著新的挑戰。一方面，檔案管理人員必須脫離傳統人力手工管理理念的禁錮，著眼于現實，不斷創新檔案管理理念，自覺加強檔案存儲、加工、傳遞、服務和利用工作，并且在現代化管理理念的催化作用下充分發揮檔案資源在醫院醫療衛生事業中的服務功能。另一方面，雖然電子檔案有很多優點，但是目前的管理模式、信息載體和技術的不穩定等等因素，比如一些作為憑證的資料，一些法律效力的文件，簽章等，必須以紙質形成存在。故此，檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，不能全盤否定紙質檔案，而是紙質檔案與電子檔案結合，做到兩者相互完善，共同存在。

（二）完善制度，營造良好檔案管理環境。制度是醫院一切醫療服務管理活動的基礎和保障，一套規范的制度能醫務人員進行行為約束，從而改變他們的工作態度，提高工作積極性。同樣的，在醫院的檔案管理工作中，需要一套完善的管理制度，才能為檔案管理人員營造良好的管理環境，從而規范他們的工作行為，提高檔案管理質量。因此，一方面醫院可以把檔案管理工作實現“三納入”“四同步”，即：納入計劃規劃、管理制度以及相關負責人職責范疇；實現布置工作、檢查工作、總結工作和驗收鑒定工作的同步。另一方面，醫院還可以建立一套科學合理、操作簡單的激烈機制，對檔案管理人員進行績效、能力、考勤等方面的綜合考核，對一些工作積極性高、成績突出的人員給予一定的獎勵，形成一個良性的競爭環境，從而調動工作人員的工作積極性和競爭意識，以全面提升檔案管理質量，加快醫院現代化建設步伐。

（三）加強建設，促進檔案管理技術現代化。醫院傳統的檔案管理模式下，依靠人力手工為主，隨著科學技術的飛速發展，網絡技術的普及，人力手工管理已難以適應現代化醫院建設發展的需要。醫院應加大資金投入，加強檔案管理的基礎設施和辦公設備建設，已逐步實現檔案管理電子化、自動化，發揮現代科技的優勢提高工作效率。首先，從國家對醫院檔案管理建設的標準出發，配置檔案管理所需要的辦公室、閱檔室以及資料庫等，并且添置工作所需的計算機、檔案密集架等。其次，還要進一步加強檔案的保護工作，可添加除塵器、消防器材、安全監控器等設備對檔案進行保護。最后，引入符合醫院檔案管理工作的現代化軟件技術，并加強檔案管理人員的培訓工作，強化他們的管理技能，除了扎實的檔案管理專業知識外，檔案管理人員還需要懂得運用現代化的信息工具，提高工作效率，以順應時代發展的潮流，以全面提高檔案管理現代化水平。

（四）優化服務，提高檔案利用價值。檔案管理的根本在于開發和利用，在醫院現代化建設的歷程中，檔案的傳統服務方式與現代服務方式之間依舊呈現出強烈的互補性，正確處理傳統服務方式和現代服務方式之間的關系，有利于加大檔案的開發和利用力度，提高檔案利用價值。為此，醫院應從檔案的開發和利用出發，優化服務方式，不斷加強和改進，使醫院的檔案資料得以物盡所用，進而為醫院的經營管理提供所需的信息數據，以便于醫院了解、分析醫院醫療服務狀況。這樣一來，醫院就可以通過對檔案的開發和利用，提高檔案的利用率，為醫院經營決策提供有價值的信息。

四、結語

醫院的檔案管理包括了醫院醫療服務事業經營發展所需的各種檔案資料，對于現代化醫院建設而言，檔案管理工作已經成為了醫院內部管理工作的重難點。伴隨著社會現代化進程的不斷加快，檔案管理工作對于醫院醫療事業的發展顯得更加重要，為了更好地實現醫院的現代化建設，相關部門一定要加大檔案管理工作的重視力度，從而促進醫院的健康發展。

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