芻議優化工程檔案管理的一般對策

■文/李娟

芻議優化工程檔案管理的一般對策

■文/李娟

摘要檔案管理歷來是企事業單位內部管理的重要事務，關系著搜集、整理、保存、利用的一系列環節。工程檔案也是一樣，針對存在的問題，必須有規范化、制度化、正規化、現代化的管理體制，才能實現為工程建設服務的目標。

關鍵詞工程檔案存在弊端應對辦法

一、近年來我國工程檔案管理工作中存在的主要弊端

1、對工程檔案管理不夠重視。檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環節。很多工程建設單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

2、檔案資料編制質量不高，完整性、系統性不足。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規范、標準執行，導致歸檔資料質量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯系，分類不科學，整理不規范，系統性得不到保證。

3、歸檔時間長、環節多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產生到歸檔要經歷相當長的時間，經過許多環節，每一個環節都會影響竣工資料質量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續不完備的無效文件。

二、采取有效措施致力于提高工程檔案管理質量事在必行

1、必須充分認識到領導重視是做好工程項目檔案管理的前提。工程項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據工程量的大小，本著精干、高效、協調、有力的原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成施工現場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領導責任制；將工程項目檔案管理工作納入企業管理工作的整體規劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的工程項目檔案管理網絡。

2、務必制定和落實符合實際情況的檔案管理規章制度。加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設項目由于大規模、長工期、多資料、單位和環節眾多，在檔案管理工作中要想做到規范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

3、務必定期開展技術文件整理的檢查與指導。考慮到技術文件的瑣碎性和施工現場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術文件就是應付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應施工過程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現技術文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發放技術文件整理分類方案及規范表格，統一標準。對各施工單位技術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發現問題及時糾正、解決。

4、務必加強對有關人員的培訓。一個單位項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案的組織者對檔案的重視程度有著極大的關系。

針對某些領導和技術人員檔案意識簿弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協調、缺乏基建方面專職人才、施工企業一般比較重視工程質量和進度等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將項目建設檔案工作以法律形式進行約定。二是組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識。

（作者單位：深圳市地鐵集團有限公司）