基于信息化背景的文書檔案管理工作分析

文/中鐵大橋局集團第一工程有限公司檔案室 宋茜

文書檔案是極具社會屬性的一種事物，它關系到一個國家或集體的方方面面。文書檔案管理工作是指將某一個團體的重大事情或者會話內容記錄在某一媒介上，并對其進行維護、調閱等管理活動。現在我們正處于一個信息爆炸的時代，在信息化的大背景下，如何通過使用信息化思維和技術來提高文書檔案管理的效率和水平，成為人們關注的焦點。

一、文書檔案管理工作現狀

目前我國的文書檔案仍然以紙質媒介為主，且傳統的文書檔案管理全部都是依靠人工完成，工作量較大，花費的時間較多，同時效率低下。許多文書檔案因為存放時間較長或者是被調閱的次數較多等原因，出現破損情況，致使這些文書檔案得不到較好保存。因為文書檔案包含了所屬團體幾乎所有具有保存價值和需要在特定范圍保密的信息，在對這些信息進行收集、整理、歸納和保存時涉及到很多相關人員，因此文書檔案的管理工作十分復雜，在目前的管理體系內，經常會出現人員交錯的現象，使得管理工作任務量很大，效果也不好。

二、存在問題

（一）對文書檔案進行信息化管理的意識不強，管理理念仍然滯后。文書檔案管理是非常重要的。對文書檔案進行信息化管理可以提高工作水平以及管理效率，同時也節省了人力財力。然而，很多文書檔案管理系統的領導或者具體管理者因循守舊，一直采用自己熟悉的老舊方法，進行管理工作，沒有意識到信息化技術的強大優勢。不進行信息化管理，也就無法改進、解決我國目前文書檔案管理中存在的問題。

（二）現在文書檔案管理工作信息化的程度比較低，并且程序比較復雜。很多文書檔案的管理部門雖然也采購配備了電腦等進行信息化處理的設備，但并未合理利用。大部分的管理人員因為傳統文書檔案管理的觀念與操作習慣比較固化，接受意識或能力不強，不會操作應用電腦等，只能繼續按照以往方式進行管理，難以在對紙質檔案的繁復收集、歸納以及利用的工作過程中發揮信息化技術應有的優勢，尤其是在把檔案庫內的大量紙質文書檔案轉化成電子文檔和按照規定對一些需要電子備份的重要文書檔案的管理過程中。這就極大降低了管理工作效率。

（三）電子化的文書檔案其保密性相較傳統的紙質文書檔案比較低，影響了文書檔案的共享。在經過信息化處理后，文書檔案以電子形式保存起來，在檔案管理的過程中，因其管理方式并不固定，直接導致文書檔案的保密性降低，容易遭到沒有調閱文書檔案權限的人惡意侵入，造成信息泄露。并且，電子形式的文書檔案易被人修改，表面上沒有修改痕跡，所以檔案的管理人員很難及時發現其管理的檔案內容發生變化，難以保證所保存文書檔案的真實性和準確性。但是，假如為了保證資料的保密性選擇不對資料進行共享，又會導致需要調閱文書檔案的人無法及時調閱，影響文書檔案的利用效率。

三、現實要求

（一）革新理念。對文書檔案進行信息化管理，需要有現代的管理意識來作指導。通過貫徹信息化管理理念，指導文書檔案管理的工作流程和運行機制，才能適應現代社會發展對文書檔案管理的時代要求。文書檔案管理工作要充分利用先進的電腦技術所能帶來的方便之處。單位領導應該意識到檔案管理的重要性，不斷學習創新思維，把已跟不上時代變化的管理辦法拋棄掉，形成信息化的理念。同時為信息化管理文書檔案投入適當的人力、財力、物力，逐步推行文書檔案管理的信息化，切實將信息化設備與技術應用到文書檔案管理的每一個工作流程中去，強化人機交互、減少手工操作，并對文書檔案的收集、歸納、保存等步驟進行簡化，逐步實現文書檔案的信息化管理。

（二）提高管理團隊水平。檔案的管理工作量大，費時、費力，會無形中對檔案管理的及時性和準確性產生影響。要使得這一困境得以破除，就必須建設一支業務素質高，具備信息化設備操作使用能力的管理隊伍。文書檔案的管理人員要不斷學習新技術、新方法，并且工作時相互之間及時交流、協作，使管理工作的各個步驟準確、快捷地進行。建設優秀管理團隊必須是管理單位上下一心，管理人員兼具專業技能與信息化設備操作能力，實踐工作和相關業務能力水平相結合，只有這樣，才能做好信息化檔案管理。

（三）搭建信息化平臺。要確保實現信息化文書檔案管理工作，必須搭建一個信息化平臺為其保障。信息化平臺具有文書檔案的加工、存儲、保密和查詢功能。搭建信息化平臺就可以依據信息平臺中的處理能力，開發合適的管理軟件，進一步提高文書檔案的管理效率和水平，減少管理工作者的工作量。

總之，在經濟文化不斷飛速發展的大環境下，人們對文書檔案的需求也不斷增加，過去的管理方式不再適應當今社會的要求。因此，我們必須與時俱進，不斷地開發與利用信息化成果對文書檔案進行高效管理，提高管理水平，推動管理工作的進步。

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界，2014,(12):1

[2]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業務，2014,(2):154