基于知識管理的企業檔案管理模式研究

文/廣東金泰達安全科技有限公司佛山分公司 葉麗雯

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基于知識管理的企業檔案管理模式研究

文/廣東金泰達安全科技有限公司佛山分公司 葉麗雯

【摘要】本文從知識管理和企業檔案管理的概念著手，對如何建立基于知識管理的檔案管理模式做了簡單介紹。

【關鍵詞】知識管理；企業檔案管理；概念；管理模式

進入21世紀以來，知識管理的發展給企業管理工作帶來了全新的機遇和挑戰，受知識管理的影響，企業檔案管理工作與其他形式的管理形式相比具有邊際報酬遞增的特點，強化企業檔案管理不僅可以提高企業經濟效益，還能引導企業適應現代社會發展環境。目前，我國企業檔案管理工作仍存在較多問題，如企業檔案工作改革步伐遲緩、觀念落后等，如何解決這些問題、結合知識管理工作促進企業檔案管理工作是現代企業發展建設過程中需解決的首要任務。

一、知識管理和企業檔案管理的概念

（一）知識管理的概念。近幾年，我國知識經濟得到全面發展，知識管理探究也受到很多人的關注。知識管理是現代社會企業發展過程中興起的一個全新的概念，管理工作以知識為主要對象，管理的主要目標是有效地運用知識經濟。知識管理可以不斷地提升公司在市場上的競爭力，并將公司內部的資源有效性地整合，通過知識共享機制，提升知識創新的熱情，實行知識的增值。知識管理的最終目的是通過傳遞知識共享信息資源，使其資源信息服務于知識管理工作。

（二）企業檔案管理的概念。企業檔案管理一方面包含對歷史資料的收集、整合，另一方面包括對企業職工個人資料的實際管理。企業檔案管理工作的主要內容是對職工在生產過程中的實際表現進行準確評價，以總結經驗教訓為手段，達到企業知識的共享。企業檔案管理真正記錄了企業生產經營狀況和經營結果，是企業發展過程中知識產權的依據。

二、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

（一）企業檔案工作改革步伐遲緩。伴隨著經濟的發展，市場形勢發展向多元化、信息化、智能化方向快速發展，傳統的企業檔案管理形式已經落后于時代發展的步伐。目前，新的企業檔案管理模式還在不斷探索，這直接影響了企業檔案管理工作的正常運行。面臨新舊交替的發展，企業檔案改革速度很難滿足企業發展的實際需求。

（二）企業檔案觀念落后。很多企業對企業檔案管理的認識還停留在看管的層面上，不僅是企業職工，甚至部分管理者對企業檔案管理工作的重要性認識也存在問題，忽視了企業檔案管理是信息資源整合、知識資源存儲的作用。很多企業檔案管理在建設過程中沒有先進的理念作為指導。

（三）企業檔案管理滯后于信息化技術發展。信息化技術在現代社會發展建設過程中的作用越來越明顯，很多企業已經認識到了信息化技術的重要性，并通過多種手段，如管理信息化以及客戶管理關系等應用系統促進企業的信息化發展。但是，傳統的企業檔案管理模式卻很難適應信息化技術發展的實際要求，企業檔案管理工作人員的綜合素質也難以滿足時代的發展，導致企業檔案管理工作難以正常開展。

三、如何建立基于知識管理的檔案管理模式

（一）轉變觀念。與傳統的企業檔案管理模式相比，基于知識管理的企業檔案管理模式更加注重管理理念和方法在實際管理工作中的作用。這就需要企業檔案管理人員從思想觀念著手，改變對企業檔案管理工作的認識，積極投入到企業管理工作中，促進企業檔案管理工作的發展。

1.改變傳統檔案的認識。基于知識管理的企業檔案管理工作，要求企業一改傳統將檔案管理工作與圖書、情報以及資料等分開管理的弊端，注重檔案資源與企業發展建設過程中各類資源的整合力度。企業應該在明確市場實際需要的前提下，不斷擴展檔案管理的對象，將圖書、情報以及資料等納入到企業檔案管理之內，以知識管理為依據，對企業檔案管理人員進行“大檔案”觀的培訓，從根本上改變對傳統檔案的認識。

2.擺脫“重保管輕利用”觀念的束縛。傳統的企業檔案管理工作存在“重保管輕利用”的錯誤認識，過分注重檔案實體的收集、整理以及保管工作，忽視了檔案鑒定、統計以及編研的重要性。為了擺脫“重保管輕利用”觀念的束縛，企業檔案管理工作應該吸取知識管理的精華，將知識管理的理念和方法納入企業檔案管理工作的范疇，從根本上改變職工對企業檔案管理工作的錯誤認識，促進基于知識管理企業檔案管理工作的發展。

（二）實現服務方式的信息化。伴隨著經濟的發展，信息化技術在企業發展建設過程中的作用越來越明顯，知識管理是信息化技術快速發展的產物之一。眾所周知，知識管理與計算機技術、通信技術以及網路技術聯系緊密，知識管理不僅可以將分散的檔案文件集中化，還能提高管理的實際效益。為了實現服務方式的信息化，企業檔案管理人員可以通過建立元數據庫、門戶系統、使用電子郵件、信息推送以及搜索引擎等促進企業檔案管理的發展。最后，基于知識管理的企業檔案管理工作想要正常運行，還必須建立與企業發展相適應的硬件和軟件設施，才能夠從根本上提高檔案管理工作的效益。

參考文獻：

[1]朱松濤.基于價值網的企業檔案信息資源共享模式研究[D].南昌大學,2013.

[2]羅琴.基于和諧管理理論的企業檔案管理研究[D].湖北大學,2013.

[3]楊帆.新時期企業檔案管理模式探析——基于知識管理的視角[J]，2011.