高校檔案館的功能及發展淺論

文／西安石油大學檔案館 陳芳

2008年9月，教育部頒布了《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案館的設立及發展進行了合理定位，明確規定了高校設立檔案館的標準。此辦法一經頒布，符合條件的高校都紛紛響應，積極成立檔案館，以陜西省15所高校為例，獨立處級建制設館的為6所，副處級建制掛靠黨政辦的為6所，科級建制設立綜合檔案室的為3所。筆者所在的西安石油大學檔案館，也與2012年成立檔案館，副處級建制，掛靠圖書館。下面就高校檔案館的功能定位及其發展淺談一下。

一、高校檔案館工作的現狀

高校檔案資源是高校發展的歷史依據，它真實的記錄了一所學校從建校初期到逐步發展的歷史過程，客觀、深刻的影響著高校文化體系建設和管理體系的改革與完善，是一所高校的重要財富。但長期以來，人們習慣于把檔案館發揮現實作用的大小作為評價檔案館工作的標準，致使高校檔案館在高校發展中一直處于弱勢，日常工作基本上處于檔案單一收集、整理、保存、查詢等初級階段，檔案信息化水平嚴重滯后于高校信息建設發展。檔案專業人員缺乏。大多數高校只是在檔案館內部實現了檔案目錄的網絡化管理，未能真正參與到高校信息化建設中去。

二、高校檔案工作的發展

近幾年來，隨著社會對高校檔案工作的不斷重視及高校檔案工作自身的不斷發展，各高校檔案館積極采取對策，強化管理，在編、學、研的基礎上，與時俱進，充分發展了檔案館的延伸功能。如在陜西高校檔案館建設方面起到明顯引領作用的西安交通大學檔案館，在建校110周年暨西遷50周年校慶期間，籌辦了西遷歷史紀念館，引起了校內外的強烈反響。它就是一項校園檔案信息開發利用的豐碩研究成果。現代化的高校檔案館應具有以下功能：

（一）信息化服務功能。高校檔案館應利用自身優勢，通過收集、管理、利用對高校具有長期永久價值的檔案，如文件、科研項目、教學計劃，進行針對性的匯編，制作專題目錄索引，學校大事記等，為高校的管理、教學、科研提供參謀和咨詢性服務。筆者所在的高校在本科教學評估中，各種最具有說服力的原始材料，如教學大綱、計劃、教案主要由檔案館提供，它的真實性和依據性為本校教學評估提供了強有力的材料支撐。

（二）宣傳教育功能。高校檔案館應充分利用豐富的館藏資源，開展愛國、愛校精神文明教育，注重本校大事、要事材料的收集，做好杰出校友、知名學科帶頭人個人檔案的征集，利用網絡、專題展覽、拍攝宣傳畫冊、出版校史等形式，宣傳學校，提高學校知名度，把高校檔案館辦成一個既是凝聚校友飲水思源的紐帶，也是一個學生愛國榮校的課堂。使高校檔案館真正成為一個集宣傳、教育為一體的文化傳承創新的機構。

（三）社會服務功能。高校檔案館是唯一保存與高等教育學歷學位相配套的原始資料的機構，高校檔案館應該與時俱進，借助于文字、圖像等原始形式，采取實物核查、上網查詢等形式，為畢業生及廣大就業用戶、用人單位提供成績單查詢、翻譯、學歷學位認證等多項服務。

三、高校檔案館的發展路徑

（一）館藏是檔案發展的堅實基礎。要提升檔案館工作，就必須在最基礎的館藏上下功夫，特別是一些基礎檔案和特色檔案如我校檔案館就在工作職責中明確規定，一是檔案收集的完整率要達到98%以上，一些利用頻率高的高頻檔案，如：成績單、招生底單等，應重點進行收集、整理并率先對此類檔案進行數字化，適時開通網上授權查詢，為檔案利用提供高速快捷的服務平臺。二是要注意本校特色檔案的收集和整理，我校在建校60周年之際，向廣大師生、校友廣泛征集石油石化類檔案并籌辦西安石油大學校史館，通過大量圖片、沙盤、實物等手段全分方位再現了我校建校歷程。展出期間得到了廣大校友、師生的稱頌。展出至今，已接待各界參觀人士上萬人次。

（二）緊跟信息時代發展的大背景。大力開展檔案信息化建設，使高校檔案管理工作由傳統模式向現代化方式轉變。我校存在新、老兩個校區，學生上門查詢檔案不便，因此學校在2014年工作任務中明確提出，加快檔案信息化建設，在全校范圍內啟用檔案信息管理系統，實現歸檔資料數據網絡傳輸與管理，構建數字化檔案庫。使檔案利用不受時間、空間限制成為可能，也為我校建設數字化檔案館打好基礎。亦今為止，我校存量檔案數字化已達到30%。

（三）切實做好檔案編研開發。適時參與學校日常事務管理，為高校科學決策提供服務。我校在60周校慶之際，盤活館藏資源，匯編了《西安石油大學校史》《校友風采》等，制作了《輝煌六十年》光盤，將傳統與現代展示手段相結合，多元化宣傳學校，凝聚校園文化，創新了檔案服務思路。

（四）構建新型檔案人才

在信息化背景下，高校檔案人不僅要專業能力強，更要信息技術能力優，文化素質能力強，對檔案館的未來發展有一個整體的規劃及設想，才能實現高校檔案館數字化的飛躍。因此就需要我們高校檔案館加快培養復合型檔案人才的步伐，多學習，多實踐，多創新。

四、結語

檔案館在滿足高校發展不只是被動的等待，更多在于主動的關注、挖掘。高校檔案館工作不是一成不變的，而是可以通過自身努力去不斷發展完善的。在我國高等教育飛速發展的今天，高校檔案界的同仁，應當抓住機遇，創以才興，以創新謀發展，大力提升高校檔案館的社會地位。

[1]章華明.高校檔案館的功能定位與發展路徑選擇——以上海高校為例[J].池州學院學報,2009(3).

[2]李淑青.論高校檔案館管理的定位、功能與理念[J].檔案天地,2014.S1.

[3]中華人民共和國教育部、國家檔案局令.高等學校檔案管理辦法[Z].2008.