芻議基于主體的檔案信息資源開發利用

文／四川大學公共管理學院 劉彩云 沈春會

一、檔案信息資源開發利用概述

檔案信息資源的開發利用工作主要涉及檔案工作者、檔案利用者兩個主體，有效的檔案信息資源開發利用離不開檔案工作者通過開發利用工作提供豐富多樣、整理有序、保管齊全的檔案信息資源，同樣也離不開檔案利用者的利用需求以及利用檔案的反饋。本文從檔案工作者、檔案利用者的角度出發，分析其在檔案信息資源開發利用中的作用和存在的問題，提出促進檔案信息資源開發利用的相應措施。

二、檔案信息資源開發利用主體在開發利用中的作用

（一）檔案工作者是檔案信息資源開發利用的主導。檔案信息資源開發利用包括了“開發”和“利用”兩個方面，其中，“開發”是從檔案工作者的角度而言的，檔案信息資源的開發是檔案職業的重要組成部分，是檔案工作者的重要工作之一。檔案工作者是檔案信息資源開發利用的主導，主要體現在以下幾個方面：

1.檔案工作者是檔案信息資源開發利用客體齊全完整的保障者。檔案信息資源是檔案信息資源開發利用的客體，是開發利用的基礎。在檔案管理的諸多環節中，檔案工作者扮演著檔案的收集者、鑒定者、整理者、保管者、開發者等多重角色，任何一個環節的工作均會影響到檔案信息資源的數量與質量，在很大程度上決定了檔案信息資源的齊全與完整。

2.檔案工作者的專業素養決定了檔案信息資源開發的成效。檔案信息資源的開發范圍廣、選擇性大，要在包羅萬象、豐富多彩的檔案信息資源中準確把握市場需求，保證開發成果同時兼具經濟效益與社會效益，與檔案工作者自身的專業素養息息相關。

3.檔案工作者的知識構成決定了檔案信息資源開發工作成果的質量。檔案信息資源開發要求檔案工作者不僅僅具有專業知識儲備，還需要多學科的相關知識，尤其是在檔案信息資源開發呈現網絡化、數字化的趨勢下，檔案工作者知識構成多元化有助于完善檔案信息資源開發工作，保證檔案信息資源開發成果的質量。

（二）檔案利用者是檔案信息資源開發利用的中心。檔案信息資源開發利用的另一個方面“利用”是從利用者的角度而言的，利用過程決定了利用者能否獲取檔案信息，該過程不僅包括檔案工作者的開發工作，還與檔案利用者的利用行為密不可分。開發的目的是利用，檔案利用者的利用需求引導著開發，即利用體現著開發工作的價值。檔案利用者在檔案信息資源開發利用的過程中處于中心地位，這主要體現在以下幾個方面：

1.檔案利用者的需求決定了檔案信息資源開發的方向。有需求才會有動力，檔案利用者的利用需求是檔案工作者進行檔案信息資源開發的動力所在，只有了解檔案利用者真正的需求，將檔案信息資源開發與之相結合，才能保證開發工作不是人力、物力的浪費。

2.檔案利用者是檔案信息資源開發成果的檢驗者。實踐是檢驗真理的唯一標準，檔案信息資源開發成果成功與否需要靠檔案利用者的利用實踐來進行檢驗。

3.檔案利用者是檔案信息資源開發工作的監督者。一項工作的有序進行離不開有力的監督，檔案信息資源開發倘若離開了檔案利用者的監督，將導致一些沒有利用價值的開發成果出現，最終造成人力、物力的浪費。

三、檔案信息資源開發利用中存在的問題

（一）檔案工作者在檔案信息資源開發利用中存在的問題。從檔案工作者的角度而言，在檔案信息資源開發利用的過程中，其存在的問題歸納起來主要包括：主觀臆測檔案利用者的需求；檔案用戶調研工作落后；“閉門造車”、缺少合作；知識結構單一等。

（二）檔案利用者在檔案信息資源開發利用中存在的問題。從檔案利用者的角度而言，在檔案信息資源開發利用中，其存在的問題總結起來主要有：缺乏主動意識，與檔案開發部門的互動少；反饋滯后甚至無反饋；缺乏后續監督意識等。

綜上所述的問題，既有檔案工作者的原因，也有檔案利用者的原因；既有資金方面的原因，也有體制方面的原因。此部分并非本文的論述重點，不再贅述。

四、促進檔案信息資源開發利用的建議

（一）檔案工作者應做好的工作。檔案工作者是檔案信息資源開發的主體之一，檔案工作者進行開發工作需要從以下幾個方面努力。

1.從開發方式上來看，檔案工作者需要考慮檔案信息資源開發成果的呈現方式。檔案作為國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的最原始的信息記錄，原始記錄性是其區別于其他相關事物的本質特征，在進行檔案信息資源開發的時候，保證其原始記錄性是檔案信息資源開發成果區別于其他信息資源開發成果的關鍵，因此，檔案信息資源開發成果的呈現方式應該以原始形式作為首選形式，與此同時，在必要的情況下以其他形式作為輔助。

例如，近年來，以北京衛視《檔案》為代表的國內電視臺爭相開播以檔案為主題的科教紀實電視節目，如廣東衛視新聞頻道《解密檔案》、遼寧衛視《揭秘》、陜西衛視《天下奇譚》等等，該類節目將大量罕為人知的歷史檔案資料通過電視熒幕展現出來，一時間好評如潮。雖然該類節目借助于電視媒體的做法具有創新意義，在一定程度上促進了檔案宣傳，有利于提升社會檔案意識，但是，要將其定位為檔案信息資源的開發并廣為推廣還有待商榷。原因主要有兩點，第一點是因為該類節目是將部分檔案插入的方式進行剪輯，在一期節目中，檔案所占比重實際上是相對較少的；第二點是因為該類節目是以編輯過的形式呈現檔案，這種形式不能很好地體現檔案的原始記錄性，對于觀眾而言，這未必是他們所期待的利用檔案的方式，這在一定程度上更偏向于電視節目的娛樂性與教育性。

2.從開發內容上來看，檔案工作者需要做好用戶調研工作。以職業作為分類標準，將檔案利用者分為科研人員、工程技術人員、管理人員、專門職業者和普通居民五類，分別分析各類人員的檔案利用需求，這種做法在一定意義上有助于提高開發工作的針對性，提高開發效益。無論是哪一類利用者，從其利用檔案的目的來看，檔案利用目的歸納起來主要有兩大類，一類是帶有功利性的目的，是出于公務活動所需或者是與自身利益相關，這一類是查檔需求的最大組成部分。另一類則是出于好奇心的驅使，是行使知情權的體現，除了第一類的主要查檔需求外，此類查檔需求相對較少，是第一類利用目的的補充。因此，檔案工作者在進行開發工作時，要充分了解利用者的需求屬于哪一類，要有針對性地進行開發。這就需要檔案工作者綜合運用直接調查法（如通過會議、文件、制發報表、訪問或座談等方式作調查）和間接調查法（如文獻分析法、用戶資料分析等），同時借鑒圖書館領域優秀的用戶調研案例，做好用戶調研工作，為開發工作打好基礎。

3.從開發工作上來看，檔案工作者需要學會跨部門合作開發。在網絡環境下，信息資源的共享要求檔案開發主體實現擴展，檔案工作者需要與圖書、情報以及博物館等相關部門進行合作，實現信息的共建共享。

4.從知識構成上來看。檔案工作者應具備多元化的知識結構。在信息網絡技術的支持下，檔案信息資源的開發利用必然將逐步向電子化、網絡化方向發展，檔案工作者在具有檔案專業知識儲備的情況下，還應拓寬知識面，加強對信息技術、計算機技術的學習，努力實現知識結構的多元化，以滿足網絡環境下的檔案信息資源開發利用工作的要求。

（二）檔案利用者應做好的工作。查閱檔案的利用者涵蓋了機關、企事業單位、學校、科研機構、港澳臺同胞、僑胞、外國學者、留學生等國內外及社會的各個層面，可以預見的是，在未來，檔案利用者還將進一步擴展。促進檔案信息資源開發利用，檔案利用者有著很大的發揮空間，如若其做好了相應的工作、發揮了主導作用，便可以在檔案信息資源開發利用的工作中大有所為。因此，為了滿足自身的利用需求，從檔案利用者的角度出發，促進檔案信息資源開發利用，檔案利用者主要應該扮演好“反饋者”的角色。扮演好該角色，檔案利用者需要從以下方面努力：

1.檔案利用者應變“被動”為“主動”，提出利用訴求。這要求檔案利用者改變以往“坐等被服務”“提供什么利用什么”的觀念，學會根據自身的需求，通過檔案相關部門提供的渠道，甚至是在沒有提供渠道的情況下主動創造途徑，向檔案開發部門提出利用內容、利用方式等各方面的需求。

2.檔案利用者應積極參與“互動”，反饋利用效果。這一點要求檔案利用者將利用過程視為類似網上購物的體驗，在利用過程結束之后積極進行反饋與點評，將利用體驗好的方面與不足的之處反應給檔案開發部門，同時提出進一步改進的建議。

3.檔案利用者應做好后續監督工作。對于檔案信息資源開發部門而言，檔案利用者在反饋的過程中，實際上是在無意識地發揮著監督的作用，檔案利用者在反饋之后，應加強持續關注，監督改進成效。

[1]張相濤.北京衛視《檔案》欄目傳播策略研究[D].河南大學,2011:6-6.

[2]蔡海飛.檔案信息資源開發模式與開發評價研究[D].蘇州大學,2008:16-19.