內蒙古科技大學數字檔案館建設規劃研究

文／內蒙古科技大學　李瑞卿　宋云弛

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內蒙古科技大學數字檔案館建設規劃研究

文／內蒙古科技大學李瑞卿宋云弛

【摘要】數字檔案館的建設已經成為發展高校檔案事業的需要，內蒙古科技大學數字檔案館建設規劃主要內容是資源體系建設：辦公自動化(OA)系統與檔案管理系統的有機銜接，與應用系統的數據交換、集成和整合，實現電子文件的文檔一體化管理，初步建立全面的數字檔案館安全體系。

【關鍵詞】數字檔案館；建設規劃；研究

內蒙古科技大學檔案館成立于2003年3月，是全校檔案工作的主管部門和集中管理全校檔案的業務機構。截止2014年底，檔案館共庫存檔案32235卷(冊)。隨著檔案信息化建設的發展，2008年檔案館引進了“南大之星”檔案管理系統，現在目錄錄入工作已基本完成，為學校數據中心基礎建設打下堅實基礎，數據安全備份工作也相繼完成，實現了館內目錄檢索功能。

一、數字檔案館建設規劃的必要性

國家檔案局于2002年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出在部分中心城市建設示范性數字檔案館。數字檔案館建設是一項非常龐大而且復雜的系統工程，技術水平要求比較高。目前在我國，高等院校是數字檔案館建設的先行機構，因其擁有高科技的人才和相應技術水平，能滿足數字檔案館建設的人才和技術需求。2008年國家頒發的《高等學校檔案管理辦法》也明確提出高等學校應當設立專項經費,為學校的檔案機構配置信息化所需的設備設施，要加快高校數字檔案館的建設工作,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。這就對高校數字檔案館建設提出了非常明確的發展要求。

內蒙古科技大學有50多年的辦學歷史，館藏檔案資源豐富，亟需開發利用，加之高校擴招后，各類檔案數量急劇增加，現行存儲空間和工作人員配備有限，面臨壓力急需建立數字檔案館解決，學校正在進行數字化校園規劃與建設也為數字化檔案館建設提供了良好基礎環境。

二、數字檔案管建設的目標和內容

（一）數字檔案館建設的目標。根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，高校檔案信息化建設的實現目標是:以學校信息網絡建設為依托，以檔案信息資源建設為核心，應用計算機管理平臺為手段，以檔案信息資源服務網絡化為重點，保證電子檔案信息的真實性、有效性和安全性，以更好地為師生、學校和社會各界的需要提供方便、快捷的檔案利用服務。

從目前高校數字檔案館建設所具有的優點看，主要發揮了以下幾個方面的作用：首先是能夠全面的宣傳、介紹學校檔案館的基本狀況及檔案的利用方法；其次是能好的介紹自己學校發展的基本狀況；同時又提供了全面快捷的數字查詢。同傳統檔案館相比，這些優勢能充分體現出數字檔案館目標實現的優越性。

（二）數字檔案館建設的主要內容。高校數字檔案館建設內容主要是信息資源體系的建設。

1.建設檔案資源數據庫。建立檔案資源數據庫首先要建立目錄數據庫，目錄數據庫是數字資源建設的基礎。其次是建立內容數據庫，內容數據庫是數字檔案館建設的重點，它是通過數據倉庫等技術方法將檔案的具體內容，按照分類、排序方式形成集合對數據進行有效管理。目錄數據庫是數字資源最直觀的反映，一是需將傳統檔案的關鍵字段直接錄入信息檔案的系統中，實現館藏檔案文件級目錄的檢索、排序及查詢。二是通過檔案管理系統在收集電子文件時直接形成目錄數據庫。

2.館藏紙質檔案數字化。就是需要對原有館藏檔案的文字資料以及圖表等進行數字化,館藏紙質檔案數字化正是數字檔案館資源的重要組成部分,不僅能實現全文檢索，起到承上啟下的作用,還能夠節省大量的存儲空間和相關的人員配置。

3.接收現行電子文件進館。鑒于目前高校以普及網上辦公，在產生大量的電子文件及電子檔案的情況下,對電子文件進行前端控制，形成文件、檔案一體化管理模式，實現網絡實時歸檔，確保歸檔數據的及時和準確性。這樣的形成檔案是數字檔案館最直接的資源,也是資源體系建設的主要內容。

三、數字檔案館建設的基礎工作

（一）資金投入與人才配備。雖然在《高等學校檔案管理辦法》中明確規定高校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案信息化所需的設備設施。但是目前經費的短缺成為高校數字檔案館建設的最大障礙。沒有相應的建設經費支持，高校的數字檔案館建設基礎設施都不能夠保障。因此學校首先要多方籌集資金，劃撥專項經費支持檔案信息化建設工作，才能逐步配置必要的檔案信息化設施和必需的基礎設備，完善各項服務設施，以保障數字檔案館建設的具體實施。

數字檔案館建設給學校檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰。目前在崗的檔案管理人員缺少且綜合素能不高，難以滿足數字檔案館建設的需要，現有人員陷于日常庫房管理、檔案入庫排架、提供利用等煩瑣管理中，沒有時間和精力去參加相關的學習和培訓，業務技能得不到與時俱進的提高。因此亟需配備精通檔案業務和掌握計算機、掃描儀等現代技術工具的“復合型”人才，以適應學校的數字檔案館建設進程。

（二）數字化基礎設施。校園信息網的建設是數字檔案館建設基礎，首先要以校園網為依托，改造局域網，購置交換機、路由器等，提高網絡化建設速度。信息時代的計算機及相關設備淘汰貶值速度快，因此數字檔案館初期建設的基礎設施技術要求并不高，重要考慮成熟設備，只需適應數字化加工能力就可以，隨著后期工作的不斷推進再逐步完善，但對非常關鍵的設備要選用價格高、性能較好的。

（三）館藏資源的整理。我校目前存有建校以來黨群、行政、教學、科研、財會等十幾大類不同載體的檔案。數字檔案館的建設，首先是要全面掌握學校現有館藏檔案類型、數量和狀態，了解檔案利用價值及利用率等基本情況，處理好數字化進行步驟和館藏檔案利用的關系。

四、數字檔案館規劃的實施

（一）整合信息資源。數字檔案館的建設，必須是在整合信息資源的基礎上才能進行。高校的OA系統、教務管理、資產管理、科研管理等系統，以及各部門的網站等都是產生重要電子文件、檔案的源頭，要對各種信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息導入檔案管理系統，實現文檔一體化管理，通過前端控制和全程管理，發揮工作上的主動性和前瞻性，提高管理效率，優化整合校內信息資源，以達到資源共享的目的。

（二）制定館藏檔案數字化建設方案。學校目前受信息技術限制和經費預算的壓力，在館藏數字化方面應實施外包與自主建設相結合的混合模式，這方面可學習借鑒內蒙古檔案館、內蒙古大學檔案館的信息技術外包經驗，按照“優先重點、分步進行、利于保護”的原則，優先對館藏圖片、校史資料、招生、畢業底冊、學籍信息卡等進行數字化。

（三）開發檔案服務信息平臺。高校數字檔案館建設就是把所有管理軟件整合到一個管理平臺，讓檔案工作者在一個平臺上對所有管理流程進行操作，最終目的是對資源開發利用，方便提供電子信息服務，建立檔案資源信息平臺的采集、傳輸、存儲和應用，創造便利條件為個人、學校、社會各界能快捷的查詢和利用檔案，使學校數字檔案館充分發揮作用，以實現檔案應有的價值。

（四）建立制度體系和安全保障體系。按照相關法律法規，學校具體進行檔案信息化管理制度建設，確保數字檔案館的規范化、法制化進程。同時實行紙質檔案和電子檔案“雙歸檔制”，保證學校檔案信息化建設的正常起步和運轉。應加強對計算機數據庫的監管，保證檔案信息的安全，以防止泄密等事件的發生。一些非公開的檔案信息嚴禁在網上發布，已公開的信息，必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等相關措施，確保學校網絡安全和檔案信息安全。

五、結束語

從學校整體工作來看，數字檔案館建設是一個復雜的系統工程，不可能在短時間內完成，學校要從實際情況出發，做好技術儲備和調研工作。抓住高校信息化建設機遇,具體解決實際問題，推進校園檔案管理信息化進程，真正對學校檔案管理事業發展起到促進作用。

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