淺談基層疾病預防控制中心檔案管理現代化

文／紅河州疾病預防控制中心 劉雪玫

一、疾控檔案管理現代化的必要性

檔案管理信息化不僅是科學技術進步的要求，而且是疾病預防控制工作發展的需要。隨著計算機計術的不斷發展和普及，疾控檔案資源的載體形式發生了變化，除傳統的紙質載體外，出現了光盤、磁盤等電子文件，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不適應新形勢發展的要求。因此，檔案管理必須實現以計算機為基礎的自動化、智能化管理模式，近年來，疾控工作日益繁重，檔案數量也隨之日益增長，疾控檔案對防止疾病傳播流行，保障人民身體健康，開展疫情監測預測、流行病學分析、保障公共衛生安全具有重要意義。國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。因此，基層疾控中心將檔案現代化管理工作納入中心發展規劃中來是很有必要的。

二、基層疾控中心檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善。各基層疾控中心檔案管理制度不健全、缺乏有效保障措施，造成疾控檔案不能嚴格按照文件材料歸檔范圍來收集資料，歸檔不完整，業務科室工作人員檔案意識淡薄，不注意保存工作中形成的文件資料。有的基層疾控中心因工作需要，將檔案資料保管在科室，由于年代久遠，導致部份利用價值較高的檔案出現變質、損壞，不能及時有效地為疾病預防控制工作提供利用。

（二）硬件及信息化建設投入不足。由于基層疾控中心檔案管理重視程度不夠，雖然改善了辦公條件，但對檔案的資金投入不多。據了解，基層疾控中心檔案“八防”設施、密集架等尚未普及，有的雖已添置了計算機等設施，但檔案信息資源沒有充分開發利用，仍有大部份疾控中心檔案處于手工抄寫、人工檢索目錄階段，利用計算機進行管理的不多，把檔案資源全部數字化的就極少了。

（三）人員專業結構不平衡。疾病預防控制是一項專業性較強的工作，據了解，基層疾控中心檔案管理人員多數是醫療衛生專業人員或工勤人員兼職管理。由于所學專業不符，對檔案信息技術、檢索技術等不能熟練運用，又缺乏系統的培訓和合理指導，面對眾多的疾病預防專業數據不能及時有效地進行收集、整理、歸檔，致使檔案管理人員比例和專業機構嚴重失衡，信息化管理不能很好地實現。

三、實現疾控檔案管理現代化的對策

（一）制定現代化管理制度。檔案現代化管理是一種新的管理模式，要實現疾控檔案現代化管理，基層疾控中心必須遵守《檔案法》的法律法規和《衛生檔案管理暫行規定》的規定，結合疾病預防控制工作的結點,制定切實可行的檔案現代化管理制度，保證檔案信息的真實性與安全性，檔案網絡化管理的科學性、便捷性及準確性。制度一旦建立，就應按照制度進行管理和抓好落實工作。

（二）加大軟硬件及網絡建設的投入。檔案管理要實現現代化，

基層疾控中心首先要加強基礎設施建設，安裝與現代化管理需要的掃描儀、交換機、路由器、具有高性能的網絡安全軟件等網絡設備；其次，要開發和投入適合疾控檔案管理的軟件，將原有的檔案信息數據轉入新的信息平臺使用，充分利用網絡技術，開展檔案信息多途徑檢索查詢，利用OA辦公自動化網絡平臺，使文件從最初的擬稿、核對、收文、批辦，到檔案的著錄、檢索、編研、保管、利用的整個過程相互銜接起來，向檔案館移交檔案都通過計算機和網絡進行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環境，夯實檔案工作基礎，才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

（三）做好電子檔案的管理。電子檔案的管理首先要保證電子文件和電子檔案之間的真實、完整、有效、安全，對電子文件的形成、收集、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成的電子檔案的管理、利用實行全程管理。基層疾控中心要以檔案館的電子檔案管理辦法為指導，明確電子文件的歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式及被操作數據和檢測數據等的歸檔要求與處置方法，建立電子檔案數據庫，便于安全保管和開發利用。

（四）提高檔案管理人員的業務素質和技術水平。檔案現代化建設，關鍵是人的素質。因此，基層疾控中心要注重改善人才結構，引進既會計算機操作又會檔案管理，且熟悉疾病預防控制工作的復合型人才，選送檔案人員到高等院校、專業培訓班進行培訓。同時檔案人員自身要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習現代信息技術，充分利用信息平臺，提高檔案管理工作效率和質量。

四、結語

計算機技術在疾控中心的廣泛運用，不僅對疾病預防控制工作產生影響，對疾控檔案信息的收集、整理、歸檔、利用工作也提出了新的要求。因此，在使用現代化的檔案管理手段儲存各種信息和開發利用疾控檔案信息的同時，要增強保密意識，對傳輸的信息進行加密，有效保護檔案安全，逐步提升疾病預防控制檔案的開發利用水平和公共服務能力,為廣大人民群眾和基層疾病預防機構提供廣泛的信息服務。

[1]趙銀枝.疾控機構檔案管理工作的現代化初探[J].健康必讀(中旬刊),2012(11).

[3]羅利文.淺談疾控中心檔案現代化管理[J].中外醫療,2011(31).