基于知識管理的醫院檔案管理體系研究

文／桐鄉市梧桐街道社區衛生服務中心　高毅遠

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基于知識管理的醫院檔案管理體系研究

文／桐鄉市梧桐街道社區衛生服務中心高毅遠

【摘要】隨著知識經濟的發展，知識管理的應用范圍日趨廣泛，醫院作為典型的知識密集型組織，引入知識管理成為必然的管理趨勢。本文結合知識管理的優勢，分析了在醫院檔案管理中應用知識管理的意義，提出建設知識管理專業團隊、營造隱性知識交流氛圍、整合信息技術管理體系以及再造檔案知識管理模塊四個方面的建設措施。

【關鍵詞】知識管理；醫院檔案；管理體系

一、醫院檔案知識管理概述

（一）知識管理的定義與優勢。目前，關于知識管理的定義還沒有統一的認識。知識管理可以認為是對知識本身的管理，包括對顯性知識與隱性知識進行的獲取、保存、加工、創造以及利用等管理工作。此外，知識管理在實際應用中，往往還涉及與知識相關的各種資源的管理，包括知識資產、知識人員、知識設施以及知識組織等等。由此可見，知識管理是一種對知識本身以及知識關聯資源的全方位和全過程管理。知識管理的先進管理優勢主要體現在三個方面：

1.有利于知識和信息共享。知識管理重視知識和信息的交流，通過內部信息網絡將局部的知識儲備傳播到組織整體，形成全局的知識儲備，并對組織進行開放。

2.有利于隱性知識顯性化。隱性知識是一種存在與人腦中，難以使用語義以及邏輯工具表示的潛意識知識，它不易交流與分享。而顯性知識是可以通過文字或符號來表現的可編輯知識。知識管理重視對隱性知識的挖掘與組織，促進隱性知識的交流、共享與創新，加速隱性知識的顯性化。

3.有利于知識應用和創新。知識應用是知識管理內化的過程，是通過利用組織知識儲備來解決新問題的過程。知識創新是基于組織知識儲備溢出。擴展的新思想、新概念。知識管理激發個人的創新能力，在最合適的時間傳遞最為恰當的知識，幫助個人提高決策以及實踐能力。

（二）醫院檔案知識管理的定義與意義。醫院檔案知識管理是指對醫院管理業務領域內所產生的檔案進行集中知識管理的過程，涉及檔案的收集、整理、保存以及利用等環節，并建立一整套有效的知識創新、分享機制，通過檔案知識管理提高醫院整體的知識應用水平。以檔案為核心資源，以知識管理為導向，醫院檔案知識管理是知識密集型組織的管理趨勢，符合現代醫院檔案管理的要求：

1.檔案知識管理適應時代需求。知識經濟高速發展，知識成為了經濟效益的新的增長點。醫院檔案資源是醫院關鍵的戰略性資源，是醫院高知識含量的體現，檔案知識管理充分挖掘醫院知識資源，為醫院發展增添動力。

2.檔案知識管理促進知識創新。醫院檔案管理在發現隱性知識單元的基礎上，進行整合、組織，實現知識顯性表示，提供利用者的利用效率，最大限度實現檔案所承載知識信息的價值與功能。

3.檔案知識管理再造業務流程。利用知識管理概念與技術重新梳理檔案實體的管理流程，引入現代化信息技術，提高對檔案承載知識價值的實現，實現紙質檔案的數字化管理。

二、建設醫院檔案知識管理體系的措施

（一）建設知識管理專業團隊。醫院檔案人員的知識管理能力直接影響著醫院檔案知識管理的應用程度以及管理體系的建設。醫院檔案管理人員要建立一套適應知識管理的人才培養計劃以及行之有效的激勵制度。對檔案人員的培訓要重視知識管理的理念與技能培訓，以知識主管為培養目標，充分挖掘醫院對知識的需求以及日常形成的檔案資料。

（二）營造隱性知識交流氛圍。醫院是典型的知識密集型組織，尤其是在醫務人員的頭腦中潛藏著大量具有醫療參考價值的隱性知識。這些隱性知識是在長期的臨床實際中逐漸積累而成，是醫院知識管理亟待開發的部分，也是檔案知識管理的最終目的。因此，在醫院內營造隱性知識共享和創新的文化交流氛圍至關重要。依據不同部門，不同愛好，有規律的長期組織工作交流會，讓檔案管理人員參與其中，引導醫務工作者發揮智慧潛能，開發隱性知識。

（三）整合信息技術管理體系。高新信息技術是貫徹實施檔案知識管理的物質保障，隨著信息技術的高速發展，醫院管理已經全面現代化。在新的信息環境下，醫院日常工作產生的文件以數字電子文件為主，非數字化文件為輔。為了實現檔案知識的共享與管理，一方面，要做好非數字文件的數字化工作，加速隱性知識的顯性化；另一方面，利用通信網絡實現醫院檔案信息管理系統與醫院綜合管理系統的連接，實現現行文件與檔案的無縫對接。

（四）再造檔案知識管理模塊。醫院檔案知識管理實質上是應用檔案知識的過程，其根本就是要創新檔案管理方式，檔案管理流程的再造是實現知識管理的前提與基礎。在知識管理體系下，醫院檔案管理的對象包括文書檔案、電子檔案、圖書期刊、規章制度、主題知識以及知識產權等等。檔案管理者通過網絡收集整理各種電子化的歸檔文件，對檔案資源進行系統化梳理，按照醫院知識分類將檔案知識歸入相應主題，并組織各個知識主題之間邏輯關系，以主題知識庫作為醫院知識導航，實現醫院知識資源發現與共享。

參考文獻：

[1]潘美恩.建立醫院名人檔案對醫院文化建設的意義[J].現代醫院,2012, 12(7):116-117.